简述高校档案信息数字化及管理网络化建设

文| 尼宏莉

对于我国高校来说，档案管理水平影响着学校的发展，而当前随着信息技术的不断发展，档案信息数字化与档案管理网络化已经成为了一种趋势，通过借助先进的信息技术手段，与档案管理相连接，促进档案信息数字化与档案管理网络化的建设，以此来提高档案管理水平，充分发挥档案对于全校师生的价值。

推进档案管理信息数字化与管理网络化的重要意义

高校的档案，不仅是针对学生与老师，还有部门与院校，真实的反映了个人或部门长期的发展情况。在过去，信息技术还没有发达时，人们采用纸质档案进行保存，虽然有一定有效的保留期，但在信息、收集、保存和处理过程中，仍然存在很多的麻烦。一不小心便会出现资料遗漏或丢失的现象。而推进档案管理信息数字化，则是指将各个高校的档案信息有纸质档案转为电子档案，保存在信息平台里，借助网络的手段对信息进行管理，不仅提高了信息处理的效率，还提高了档案信息的质量。

在推进档案信息数字化与档案管理网络化建设过程中遇到的问题

（1）缺乏足够的重视。很多学校对于信息技术的重视程度并不够，而推进档案信息数字化与档案管理网络化建设，在学校看来只是辅助性作用，其还是更加偏向传统手工档案管理。因为高校领导层对档案信息数字化与管理网络化建设认知不足，不清楚信息数字化管理网络化建设对档案管理的重要性，导致校领导缺乏对信息技术的重视程度，滞后了高校档案信息数字化与档案管理化的建设。（2）缺乏完善的信息化制度。纵观我国很多高校都没有一套完善的信息化制度，但却已然在开展信息化工作，这种情况直接导致开展信息化工作缺乏明确的目标与内容，很难将信息化的作用落实到实处，尤其在传统管理模式的影响下，部门与部门之间缺乏沟通，信息不能做到及时共享，而档案管理信息化工作也毫无目标，缺乏严格的规范性与标准性。（3）缺乏高质量的档案管理人员。信息化这一方面对管理人员的素质要求比较高，尤其是在专业能力和专业素质上，若想推进档案信息数字化和管理网络化的进行，档案管理人员就必须具有接受新鲜事物的能力，较高的专业素质。但我国大部分高校内都缺乏这样的人才，复合型人才更是少之又少，虽然大部分高校内都为开展档案信息化引进了先进的信息技术设备，但却缺乏有力的人才支持，又怎么能够推进档案信息数字化和管理网络化的建设呢？

优化高校档案信息数字化与档案管理网络化建设的有效途径

（1）更新档案管理观念，接受新鲜事物。为了推进高校档

案信息数字化与档案管理网络化建设，作为学校的核心关键——院领导，首先要更新档案管理观念，提高对档案管理的认识，紧跟时代潮流，促进档案管理信息化的建设。档案管理向着信息化的方向转变，其根本原因是为了更好的服务师生，所以可以建立学校信息综合数据库，树立信息共建共享观念，方便师生的查询和上传。（2）完善相应的档案信息化建设管理制度。为了更好的开展档案信息化和管理网络化的建设，需要完善相应的档案信息化建设管理制度，对开展档案信息化和管理网络化建设提供必要的制度支持。制度中可以对网络安全管理制度、保密制度、工作人员责任制度制定严格明确的要求，使工作岗位具体到个人，同时提高了档案信息的安全性。也可以通过提高信息查询的权限，或者二次网络密码等，为档案信息化的建设提供网络安全支持。（3）加强对管理人员的培训教育，提高管理人员的综合素质。管理人员的综合素质高低直接关系了档案信息化建设进程的水平高低，所以在推进档案信息化建设中，要提高档案管理人员的准入门槛，着重考察管理人员的专业技能，选取有着一定专业背景的复合型人才，更好的满足信息化与档案管理两方工作的要求。对于现有员工，高校可以通过开展各项培训活动或名人讲座，拓宽管理人员的知识面，提高管理人员的综合素质，使管理人员的自身专业优势与岗位需求完美结合，为推进档案信息数字化以及信息管理网络化建设提供人才支持。（4）加强资金支持，完善信息化基础设施配置。若想推进档案管理朝着信息化的方向发展，完善的信息化基础设施必不可少。学校要加强对档案管理的资金投入，完善其内部的基础设施，为档案管理信息化的发展提供资金保障。

小结

综上所述，信息化技术的发展，为高校的档案管理发展提供了另一条路。将档案管理与信息化相结合，促进档案信息数字化，档案管理网络化的建设，来提高档案信息的收集质量与处理效率，方便了档案信息的保存与查询，增强了档案信息的服务质量，从而更好促进高校科研事业和教育事业的发展。对于高校来说，应及时更新自身档案管理观念，紧跟时代潮流，为推进档案信息化建设开展增加其资金投入，建立完善的管理制度，提高档案管理人员的综合素质等措施，以促进档案信息数字化和管理网络化的实现，从而达成最终信息资源的及时沟通与共享。