关于电子档案管理策略的分析

2020-03-02桑永红

经济技术协作信息 2020年16期

◎ 桑永红

随着承担的社会活动的数量与总量不断增多、社会交往活动的加速，我国事业单位所产生的档案材料的数量成倍增加，如何有效管理这些档案材料，就是引起事业单位档案工作人员的思考。现代科学技术的发展、计算机技术的应用促进了档案管理理念与方式的变革，档案管理不再单单依靠传统的纸质存放模式，逐步向电子档案的存储模式过渡。跟纸质档案管理管理，电子档案的整理、归档、开发与利用有着相应的特点，但也存在一些需要改进的问题，这就需要相关工作人员继续探索，提升电子档案管理的安全性，不断扩大这种管理模式的应用范围。

一、电子档案管理的具体特征

1.档案材料的内容与载体可以实现分离。

传统的纸质管理模式，档案材料的内容与载体是紧密联系在一起的，这就需要巨大的存放空间，而且纸质材料的存放与管理需要一定的人力物力来进行防潮防火处理。电子档案管理主要通过数字化技术进行信息处理，档案材料内容与载体可以实现分离，以数字化形式存放于存储空间中，如图片、照片、音频、视频与电子文件等，便与存放、保存与管理。

2.与计算机设备紧密结合。

电子档案的管理离不开计算机设备，已经相应的软件系统，这种档案材料的生成需要通过电脑硬件与软件系统的处理，如数字编码、硬件设备、软件系统与后期技术更新与维护等。

3.便于操作与管理。

跟传统纸质档案管理相比，工作人员可以使用计算机系统对电子档案进行多样化处理、以及各种档案材料的优化组合，可以根据实际需要，对于存储在一起的档案材料进行实时分类，可以供多个用户在不同的方式进行实时访问，便于查阅，提升了这些档案材料的利用率。

4.存在安全隐患。

电子档案管理并不是万能的，由于内容与载体的分离，同时借助于计算机设备与互联网，稍微不慎就会出现信息失真情况，也许工作人员的不经意失误、或者是系统故障问题，电子材料的转化与形成过程中就会出现错误情况；同时，互联网领域存在的安全问题，也给电子档案的管理带来了隐患，一些技术漏洞都会被黑客利用，容易发生档案信息泄露行为，造成不必要的损失。

二、电子档案管理需要改进的工作环节

1.电子档案管理功能需要进一步完善。

我国事业单位电子档案管理主要依靠相应的软件系统，这些软件的购置，软件开发商基本上根据通用原则来设计，很少考虑到相应单位的实际情况，在购置、使用后，工作人员很难对一些功能进行改进，这就存在与实际工作相脱节的情况。由于软件系统功能的不完善，一些电子档案的转化过程中就会容易出现问题，或者是形成的电子文档不符合本单位的管理要求；在技术转化领域，一些软件只具备逻辑转化功能，缺少物理归档功能，表面上看是提高了工作效率，但是在遭遇到系统故障、断网或黑客攻击的时候，往往会出现功亏一篑的情况，很容易发生信息丢失行为；除此之外，相关软件系统只设计了归档保管功能，并不具备自动备份复制功能，工作人员在进行数字化、电子化处理时，还需要依靠人工进行双机热备份或网络备份，这就需要占用更多的资源空间，也造成了人力浪费。

2.技术更新速度的加快加重了管理成本。

为了提升档案材料的安全等级，单位负责人原则上要求工作人员在进行电子档案处理时，必须增加具有图形属性的个性手迹签名，这就给系统与技术提出了新的要求，后台人员就必须进行升级处理，由于这些技术更新速度过于迅速，往往一种新的技术没有使用太长时间，但由于安全问题就必须进行升级换代处理，事业单位就必须只付出一定的费用来进行升级换代工作，这就加重了档案管理的成本支付，这也是需要引起注意的问题。

三、我国事业单位电子档案材料的具体管理对策

1.重视统一的电子档案归档基本结构标准建设。

要想规范电子档案管理，我国事业单位必须做好管理制度设计，统一管理规范，根据一致的数据格式、一致的技术标准与软件程序，制定出符合本单位实际情况的电子文件归档标准与基本管理结构标准，扫除信息交流的技术障碍，从而实现档案信息数据的有效贡献，扩大电子档案材料的适用范围，从而对电子档案材料进行有效管理，提升档案材料的应用价值。

2.建设档案信息数据库。

电子档案材料的收集、整理与规范管理，必须以相关数据库为依托，工作人员或者自己动手、或者委托相关公司，采用先进的信息技术，建设一些数据库，从而实现对电子档案材料的规范管理。当然，数据库建设不是一项短期工作，需要工作人员的长期努力，从基础数据库建设开始，再到中级数据库，最终建设复杂数据库。同时，数据库建设还需要以数据项目为基础，还要保证各项内容的完整性，才能确保数据的准确、稳定、安全与规范，最终建立起一些具有应用性、适用性的标准化全文数据库与目录数据库。

3.确保电子档案材料的真实性、有效性与完整性。

为保证电子文件的真实性，必须采取专门的技术措施，可以依靠电子印章或数字签名的方法对电子档案进行签批处理。电子文件的归档格式必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件信息真实、可靠，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。为保证电子文件的有效性，可以在设计系统时写入自动对每份电子档案的修改、存取、传输等任何操作，都进行实时存档的程序语句，以单边不对称密码形式存储并做好防删改措施，从而为随时印证该电子档案的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。

4.确保电子档案的安全管理。

应当不断改进现代化管理手段，努力提高馆藏档案的安全保护水平。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。