高等院校内各机构关于做好教学档案管理的协作探析

◎杨景怡

新时期做好高校党建档案工作的重要意义新时期学校党建档案工作是服务高校党建工作的重要内容。党建档案资料能够全面系统地反映党建工作开展的历史、机构变革、大事记、重大变更和人员资料等全方面的资料。十九大报告中指出：新时期党建工作要把党的政治建设摆在首位。思想建设是党的基础性建设，弘扬马克思主义学风，推进"两学一做"学习教育常态化制度化，用党的创新理论武装头脑，加强基层组织建设。

一、我国高等院校内各机构档案管理协作的意义

自从现代意义上的大学诞生以来，围绕它展开的档案管理工作总是一个绕不过去的话题。一般来说，高等院校教学档案包括学生在校期间成绩，毕业信息，入学信息等。由于这些档案涉及多个部门，要想管理好它们，有关部门必须好好进行合作。本论文于是就校内各单位如何做好档案管理的合作，做一些初步的探讨

1.兼职管理员的队伍要相对稳定。

高等院校内几乎每个部门都会源源不断地产生档案。而除档案馆外，每个部门都安排专人处理这些档案会太浪费人力物力，也是不现实的。于是，档案的收集和初步整理工作，往往是由各部门的兼职档案管理员在做。这本来是一个节省人力财力的好方法。但由于近年来各个机构单位人员流动加大，高校也不例外，造成不易长时间的不换兼职档案管理员。加上各部门的档案馆理不能做到专人专岗，并且其他事物也很繁杂。导致已有的兼职档案管理员不愿意承担档案管理工作。这对搞好档案收集和初步整理工作是十分不利的。因为档案管理是档案学在实践中的运用。而档案学是一门综合的，较抽象的，较有难度的专门科学。众所周知，档案学会专门开设本科和研究生课程。而要想学好它，往往需要耗费五年甚至更久的时间。而要是频繁更换兼职档案员，就会一个人刚刚熟悉业务，就以种种原因停滞了。而新来的人又要花时间和精力去熟悉业务。而在熟悉的过程中，犯错误往往也是相生相伴的。这样一来，各部门的档案工作就处于常常犯错误的过程中。所以，兼职档案员队伍的稳定是必要的。

2.兼职档案员的培训要全面，足够。

高等院校不管是职能部门还是业务部门，往往不会，或是很少招聘档案学专业的毕业生去开展工作。即使有这类的毕业生投入工作，理论和实践往往也存在巨大的差别。这就要求高校的档案馆人员对其他部门的兼职档案管理员进行培训，以便其能胜任工作。

如何开展这类培训工作呢？全面，足够是两个基本面。

开展培训时，不仅仅要教会兼职档案员管理系统的使用，档案收集的方法和范围。甚至连不锈钢订书钉的使用和如何用棉线装订都应一一传授。应为要是收上来的档案不符合要求，档案馆是没有时间和精力对每一件档案进行加工，重做的。

此外，兼职档案管理员队伍不稳定的现状不可能在短时间内就完全扭转，这就要求此类培训的量要足够，以覆盖到每一位兼职档案员。

3. 各部门的档案工作要纳入年度考核。

在功能划分上，虽然很多高校将档案馆划为职能部门。但由于档案馆更多的是一个侧重服务的机构，而不像人事部门，组织部门一样，是一个管理机构。这样一来，对档案缴纳部门缺少“制约”。造成其他部门对档案工作不重视。因为这项工作不能给自己部门带来看得见的“效益”。从而导致该交的没交，用时又找不到。

为了缓解这种局面，应将各部门的年度考核加上档案管理这一项，由档案馆在年底时统一打分。并且，分数的比重还不应该太低。只有有了这种人为的“制约”，才能使各部门真真正正重视起档案工作来，而不使如此重要的工作仅仅停留在口号上。

4.加强档案数字化，方便校内各部门利用。

随着信息化时代的到来，计算机科学在生活中的体现是方方面面的，它对档案管理带来的改变也是革命性的。由于电子档案可以对无数个端口开放，所以，它对档案管理带来的改变也是革命性的。以学生成绩档案的管理为例说明：每一年教务部门将学生成绩归档后，都会有一些未能按时毕业的学生遗留下来。而他们其中的很大一部分在以后的日子会顺利毕业。这就涉及到成绩的改变。如果这时候，以前的成绩已由外包公司扫描，再加入新的成绩就会很麻烦。这样一来，将成绩档案全部改为归档电子文件就能很好地解决这个问题。并且，归档时最好不要用PDF 格式文件。而是将成绩做成电子表格形式。修改权限仅仅向教务部门的专人开放。这样一来，既能保证档案的真实有效性，又能使档案方便的与时俱进。

二、结语

想要最好高等院校的教学档案工作，各部门的协作是必不可少的。规格到底，是要从校领导到基层的每一个工作人员，都从心底里重视档案工作，认可它的价值。而后构想的具体措施才有生根发芽的土壤。相信如果做到这一点，高校教学档案的明天一定很美好。