小表单大应用——表单助力小学办公信息化

曾建胜

【摘要】当前信息化时代，提倡无纸化办公。学校行政部门要经常收集数据，为了提高工作效率，可以借助表单助力校园信息化。本文就表单助力学生拓展选课、教师师德评测进行分析。

【关键词】表单；办公信息化

每到开学和期末，老师们总是要为收集和录入各种学生资料而焦头烂额，学生家庭信息、社团课程选课、班级活动报名、学生荣誉汇总上报。虽说早已告别手写表格，但微信群里接龙爬楼梯的方式，实在是又扰民又容易出错。作为学校行政部门，教导处、德育处、办公室，更是经常需要收集数据、组织选课、调配名额或各类民主测评、师德考核，传统方式费时费力。

信息化时代最基础的应该就是达到无纸化办公，而中小学学校大多还在用传统方式下发纸质表格，填完了之后再整理。学校的信息化建设并不一定要大量的资金投入，实用适用就好。笔者曾在市区小学任教，也到农村小学支教，所在的学校公用经费十分紧张，学校工作又急需信息化提高效率，笔者通过日常的思考实践借助表单助力校园信息化。

表单作为“互联网+”时代各大公司和集团数据收集和管理的工具，在在线订单、市场调研、满意度调查等方面都有广泛的应用。电子表单有着以下几个优势：成本低廉，在线制作，无成本批量复制，无纸化办公更环保也更省人力；填写方便，打开网址就可以填写，比手写输入更便捷；数据友好，收集到的反馈格式统一，可以自动产生统计结果，免去录入电脑环节。笔者通过两方面阐述如何将表单应用到日常小学校园办公中。

一、表单助力学生拓展选课

学校开展拓展课程教学，在大学里有专门的教务系统可供学生选课，但中小学基本没有教务系统，之前教导处采用手工发放表格给学生填写再上交统计，这样做既繁琐又易出错。笔者思考如果利用微信进行拓展课报名，岂不简单省事。在网上搜索资料后，我发现对于有教务系统的学校可以轻松借助第三方平台接入微信公众号，但没有教务系统的学校只能另起炉灶了。我无意中发现一个订阅号中有活动报名的表单设计。顿时我眼前一亮，他山之石，可以攻玉，笔者就开启了借助表单，完成拓展课程报名的探索过程。

（一）了解需求

1.能收集学生姓名、班级以及所选课程。

2.每门课程限定人数。

3.报名后能方便导出数据并归类。

4.拓展性课程统一安排在周三下午。

（二）创建表单

我借助麦客平台创建了报名表单，表单的整体界面如右图。为避免学生重复报名，限定一人只能提交一次，为避免时间拖延，设置截止时间

第一部分：拓展性课程列表，将全校所有拓展性课程用表格的形式分类呈现，方便学生和家长浏览。

第二部分：温馨提醒，将选课中需要的注意事项重点强调。

第三部分：立即报名，设置学生姓名、班级、选课课程、家长联系方式四个表单组件，设置家长联系方式是为了手机信息，方便后续短信通知。

（三）测试运行

选课中除极个别学生填写错误外，一切正常。

（四）表单的发布

1.在表单的所有内容设置完毕后，便可以将表单发布，可以通过微信、QQ等平台进行分享。

2.表单还会生成发布表单的链接以及二维码，供用户将表单进行大范围的简便传播。

（五）导出数据整理

导出数据后，以excel的形式呈现，再利用筛选功能创建各个课程的名单和各个班级的名单。

在一些规模不大的中小学中，不会购买较贵的教务系统，借助表单设计课程报名表，再将链接放至学校微信公众平台，虽然不能像教务系统那样完善，但也基本满足了课程的报名需求。既能解放繁琐的纸张报名，又能增加学校公众号的宣传，不失为一件两全其美的事。当然，不同学校要根据相应的需求作适当的调整。

二、表单助力教师师德评测

为了了解教师的教学水平和工作状态，学校在每学年度考核期间要对教师进行评价，相较于使用效率低下、操作繁琐的纸质问卷，使用问卷星进行师德测评，于学校大有裨益，不仅能够快速收集学生的评价信息、自动对数据进行汇总，生成图表，还可以提供简明易懂的分析结果，提升评价活动中各环节的效率。

只需四个步骤，就能轻松搞定一次师德师风测评，进而完成学年度考核工作。

（一）导入关系

创建问卷：我的问卷→创建问卷→教学评估系统→输入问卷的名称并点击创建。

此处问卷星提供对应的excel模板，根据模板可见，表格的行和列分别为班级和科目，根据模板进行修改，再直接上传，轻松导入评价关系。

实名填写或匿名填写。根据评价的具体需求，还可以设置实名填写和匿名填写。实名填写需要为该班级添加学生和对应的密码（如学号），从而能够实时了解填写进度，追踪每个人填写情况；匿名填写则不需要添加学生信息，密码以班级为单位设置即可。

（二）编辑题目

在问卷中使用不同的题型，能使评估更加全面、精准。导入评价关系后，可以点击【测评问卷】→【编辑问卷】，进入到问卷题目的编辑页面，修改预设的题目。

问卷星提供多种适用于教师评估的题型，如矩阵量表题、矩阵填空题、表格下拉框、矩阵多选题等。

（三）发放问卷

完成题目编辑后，点击【运行此问卷并选择发放方式】即可进行问卷发放，再点击【获取问卷链接】，就能将二维码和链接发送给填写者（学生/家长群），为了数据质量，可以使用各种限制重复答题的措施。由于测评问卷不长，可以采用仅限微信答题，且一个微信只能答一次。先放给几个班级测试一下，没有问题后在学校公众号发出测评通知，并逐步安排班主任通知学生参与答题。

（四）评估报告

生成二维码，所有人员评价完毕后，点击后台的统计分析页面自动生成统计表格，也可以将原始数据下载到excel，自行统计。

小功能大应用，一个小小的问卷表单功能，在学校的教育教学管理中探索出了大量的应用场景，不仅实用还大大提高了工作效率，减少了统计的错误率，减轻了老师的工作负担。通过在多年校园实践应用和研究发现，表单在校园办公中能够带来信息数据采集的便利，備受师生欢迎，不失为校园信息化的小而美道路。