试论企业行政管理中存在的常见问题及解决对策

2020-03-01管洁

经济师 2020年1期

●管洁

企业行政管理指行政部门按照国家相关政策和自身的规章制度，对企业内部进行管理的过程，其需要辅助各部门工作。高效的行政管理工作，能够大幅度提升企业经济收益，促进企业稳步发展。

一、企业行政管理的特点

我国企业在长期的发展中，已经形成了行政管理体系，并且在工作中和企业中其他岗位紧密相连，帮助企业提升经济效益，行政管理和其他部门相比，具有下面几点特点：

第一，时效性。企业中的行政管理工作，主要目的是维护企业正常运转，工作方法则是下达指令和制定行政方针等。其实效性要求行政管理工作更加全面，并随着企业发展目标和阶段进行政策的改变。一般情况下，行政管理使用直接约束的形式，可结合自身实际情况随时作出工作的调整，因此，具有很强的时效性。

第二，权威性。企业行政管理工作，通常直接由董事会负责，下级领导和基层员工为执行者，在固定的工作形式中进行，因此有权威性特征。正因如此，可以协调各部门之间的关系，在下达有关方案和政策时，可以提升执行力度，并能在此基础上，制定企业制度。

第三，强制性。企业行政管理中的强制性，指在经营过程中，如果出现突发状况或者经营问题，令后期的经营活动产生风险，行政管理部门的员工需要快速作出反应，针对发生的问题深入分析，总结出良好解决方案，并强制各部门配合，降低企业经营风险，以便保证稳定发展。企业行政管理的强制性特点，在某种程度上为其长久发展奠定了良好基础。

第四，盈利性。企业行政管理工作的目的是通过对自身的约束和调整，进而提升企业经济收益，获取更高的利润，因此行政管理工作的最终目标是提升经济效益，保障在激烈的市场竞争中稳步前进。

第五，纵向性。该性质是在权威性下产生的，企业管理的执行者是中级管理层，为了维护企业生产经营活动的顺利进行，需要约束和管理基层员工的行为。总的来说，主要是指上级领导对下级下达指令并执行的过程，具有纵向性特点。

二、企业行政管理中存在的常见问题

经过笔者对多个企业调查分析可知，现在企业行政管理工作存在很多问题，主要体现在下面几点：

1.行政主体不明确。行政管理工作中最重要的是职能分工明确，通过有效管理制度，保证每名员工都严格执行。但是实际工作中，行政主体不明确。我国企业内部都是董事长责任制，其中有党委和行政两个管理机制，模式和职能相近，经常在管理工作中出现重复，党委对员工工作不了解，而行政部门又和党委沟通不足，出现职能缺位，管了不属于自己范围之内的事情，并且对于自己的本职也未有效落实。

2.使用科层管理制度。基于权威性特点，现在我国很多企业还使用和政府组织架构相同的形式，即使用科层制的管理模式。科层制管理模式，也就是官僚制，在合法权力基础上，建设高效管理组织。现代经济的发展，对企业要求提升，令其不但承担一些公共事务，还要具有服务社会的作用，因此行政管理重要性日益凸显。在企业中愈加重视行政管理，但是对其本质理解不清，过于强调权威性，科层管理形式，导致出现官僚主义、管理僵化等多种缺点。以金字塔形式展现科层制度，权利垂直分布，很多管理工作不以制度执行，而是依赖企业领导的个人意志，经常出现决策失误的现象，阻碍管理工作顺利进行。

3.监督机制不健全。我国部分企业依然执行董事会责任管理机制，在企业中的行政管理工作是为了实现不同部门的权利分配，在各个团体之间建立良好的关系。当前，我国企业在行政管理方面，缺少完整的监督机制，还是各自为政，单单依赖规章制度工作，降低工作效率。另外，部分管理人员为了提升自身政绩，弄虚作假，因缺乏有效监督，造成管理工作执行不到位。

三、企业行政管理中问题的解决对策

1.健全企业行政组织机构。首先，明确岗位职责。针对我国部分企业行政管理受政治机制影响，建立和政府管理模式相同的组织机构的问题，企业董事会要积极转变观念，以自身情况为基础，结合行政工作涉及的权力主体多元化的特点，明确行政主体，精细化岗位职责，通过有效制度，可有效避免互相踢皮球的现象。此外，还需建立工作问责制，针对工作中滥用职权和办事拖拉的行政人员，进行问责，利用行政处罚和降低薪酬的形式，激发其工作积极性，转变不良风气，保证责权统一。企业明确岗位职责、实行问责制度的目的是为了提升工作人员的责任心，使其认识到自己工作的重要性，以便为企业发展更好的服务，进而提升工作效率。

其次，由科层管理向扁平化转化。机构改革是市场经济变革下，企业必然发展的趋势。扁平化管理更加倾向人性化管理，将基层工作人员作为主要服务对象，对企业进步有重要意义，可以说在企业中使用扁平化管理的组织机构，可以提升基层员工对企业的信任和依赖，加强归属感。扁平化管理从理论上来说是科层管理的改革和优化，能够扩展管理范围。同时，也可以使用分权管理，减少中间不必要的管理部门，实现领导和员工的直接沟通。此外，还需借鉴外国企业管理形式，帮助我国企业员工更好地适应工作环境，并发挥服务本能，为企业生产经营服务，增强经济效益。一方面，扁平化管理形式的运用，是纵向向横向行政组织的转换，和现代企业以人为本的文化不谋而合。另一方面，减少管理阶级，行政权力逐渐向基层转化。扁平化的管理形式，由原先的董事长下级逐层执行，变为现在基层员工执行，加强对员工的约束，有利于企业快速实现发展目标，有效提升管理质量。

最后，执行行政管理公开制度。实行行政管理公开，是完善企业内部管理的主要手段，基层员工可以参与到管理与监督中，有利于实现企业工作的公开化和透明化，让所有员工都能参与到行政管理中。坚持“依法办事、实事求是”的原则，以企业将来发展规划为目标，对考核结果、奖惩机制落实情况、员工升职、物质采购等众多敏感问题，向大众公布，让众多员工了解和自身利益相关的事物，避免因为猜疑或者道听途说而和企业产生隔阂。行政事务公开，可以通过会议、通报、公示栏张贴告示、网络平台等形式向大众展示，还可使用新媒体，创建微信平台和微博公众账号的形式，利用手机，向广大员工展示。如果员工对公布结果和内容有疑虑，可以直接和领导沟通，解决心中疑惑。

2.提升企业行政管理执行力。“沟通将组织成员紧紧联系在一起，为实现共同目标而努力”，企业行政管理中，经常因为信息传输不到位，产生误解。而信息的传输和理解又贯穿整个管理工作中，只有有效的沟通，才能从根本上提升行政执行能力。

第一，增加行政管理中的信息传递。企业的行政管理工作依赖畅通的信息传输，并以沟通和交流为基础。因此，要想提升企业行政管理的效率和质量，应优化沟通方式，增强信息传输速度。一方面，扩展扁平化交流渠道。很多企业，特别是大型企业，信息的传输一般利用会议、通告和文件的形式，此方法虽然正式，但是属于单向沟通。所以，要想提升沟通效果，需使用“非正式”沟通形式，即基层员工和领导面对面沟通。心理学家曾指出，多种沟通形式中，面对面方式效果良好，而书面形式效果最差。因此，企业要扩展信息沟通方式，提升其有效性和便捷性。另一方面，双向沟通，此形式不但有领导的信息传输，还可从员工口中得到信息反馈，利用交谈的形式，直到双方都满意。使用该方法传递信息，具有准确性高的优势，可以令沟通双方在平等的地位上，对行政管理取得一致的认知，提升信息传输效果。

第二，转变信息传输失真情况。大型企业在信息传输的过程中，因为信息内容多，种类全，会出现信息失真的情况，令执行者工作脱离原有方向，降低行政管理效果，基于此，要规范信息传输过程，保证其真实性和完整性。信息在传递的过程中，会面临各种问题，任何一个环节不注意，就可能会产生信息失真，因此要采取有效措施，建立健全的行政管理机制，规范信息传递，因为在企业中信息的传递有复杂的特点，并在传递形式上有多变性。所以信息传输过程中，要保障信息合理，令接受者精准接受，提升信息使用率，实现行政管理目标。

3.建立民主法治的行政管理环境。第一，提升企业中所有员工的民主意识，不同的管理层次上的领导和基层员工共同建立了行政管理的主体，从主体构件分析，民主管理形式很重要，为各个主体提供工作动力。我国部分企业在行政管理上，产生权利冲突，主要体现在行政部门和党委组织工作冲突，员工民主管理的意识就解决了这一问题，对行政部门工作进行监督，促进其合理运行，增强企业行政管理工作有序进行，利用民主意识，积极调动员工参与行政管理工作中。一流的行政管理团队，会为企业发展创建良好的声誉，进而吸引更多业务，提升经济效益，经过作者多年的调研发现，优秀的企业行政管理，需要专业的人才参与。企业发展的本质是获取利益，因此在行政管理中，要以优化业务和服务为基础，培养高素质的工作人员，做好生产经营工作，为提升经济收益创建良好环境。企业领导是行政管理的主要人员，需要提升其专业技能和重视。但是现实中，企业中很多部门的管理人员不重视行政管理工作，认为这只是行政部门的事务，和自己无关，因此不主动参与。针对此，企业董事长要加强和各部门领导沟通，增强其共同管理的意识，利用会议、宣传等形式，提升所有部门领导参与行政管理的意识，将自己当做企业的主人，并将自身利益和企业发展紧密联系起来，真正参与企业管理中。

另外，企业中的基层员工是最庞大的群体，将其融合管理中，是民主参与的最明显标志。企业在管理时要以员工利益为主，引导其积极加入管理中，发挥基层员工参与行政管理的能动作用。确定员工权力主体地位，努力提升其管理能力。还可将基层员工放入企业文化建设中，建立民主、和谐、共进的企业环境。做好宣传工作，引导员工参与行政管理中，提升其工作意识，创建员工参加的管理制度，实现企业的进步，由所有员工共同推动的目标。

第二，民主监督。民主监督表现在企业内和企业外两种，随着我国市场经济的发展和信息时代的到来，广大人民群众的民主意识不断提升，企业和社会交流愈加深入，对企业内部管理影响很大，在企业内部建立的民主评价机制，事实上是由所有员工参与的一种评价形式，将行政治理工作变的大众化和全面化，工作人员从中发挥主导作用，有效地避免董事长或者主要领导的独裁形式。

民主监督充分发挥了广大员工的监督作用，完善基层员工代表大会制度，真正将企业利益为基础进行监督工作，缓解行政化过程带来的矛盾，将更多话语权交给基层员工，给予其充分的监督权力。基层员工参与到企业管理的基础是民主，其基础是监督，因此行政部门健全监督机制，保证工作人员在良好的体系下执行行政管理的权利，避免以权谋私的情况发生。另外在监督机制的创建中，还要建立专门的监督部门，保证该机制落实到位，辅助行政部门提升管理效率，促进企业高速发展。

第三，完善相关法律。法治是企业管理最结实的后盾，完善的法律，能为广大员工参与管理工作提供有力的保证。因此，要健全和优化相关法律法规，保证行政部门依法治理。创建合理的组织管理机制，确保工作人员拥有管理的权利。我国至今已经出台了很多企业管理的规章制度，各省市也相继建立了《××省企业民主管理条例》，其中都明确了基层员工在企业管理中的规章制度，但是其中有很多内容不能执行，需要进一步的制定和完善。企业内部制定相关法律法规时，要按照下面两点原则：确保制度的完善性和权威性；保证和国家或者当地法律法规衔接，防止出现矛盾。制定法律法规后，就要有效落实该制度，通过公正、公开，快速落实工作目标，加强企业行政管理工作效率。