城建档案数字化管理研究

姚远成YAO Yuan-cheng

（大同区房产和建筑市场综合服务中心，大庆163515）

0 引言

所谓“城建档案”可以理解为，在城市规划、建设、管理等有关活动中，形成并归档的科学技术文件材料。实现城建档案的数字化管理，不仅能助力档案资源的开发和利用，还可以在数字化共享模式下，促进地方在生产力布局方面实现合理化目标。目前，“城建档案数字化管理”已成为业界所热议的话题，且也构成了本文研究的理论背景。实践表明，加强城建档案数字化管理能够提高区域开发的质量和效率，也能为地方政府统筹规划城镇建设方案提供强大的数据支撑。但在实践中也需关注城建档案数字化管理的安全性问题，如在数字化共享模式下，怎样保护国家土地资源信息的安全性，该问题也在近年来得到了业界有关人士的重视。

1 本文研究的理论背景

目前，围绕着城建档案数字化管理形成了以下主要观点，这些观点构成了本文研究的理论背景。

观点1 认为，随着计算机技术和网络通讯的快速发展，传统的城建档案管理系统已经不能满足需求，当前需加强城建档案数字化建设以确保档案资料的系统性、完整性及档案管理规范化、标准化。该观点成为了当前业界的主流意向，而且在体制内大力提升信息化通讯水平的大环境下，城建部门也需同步提升自身的档案信息化管理水平。观点2 认为，在新形势下，城建档案也应朝着数字化管理的方向迈进，积极采取数字化管理策略，逐步突破技术层面的难题。从目前实践所反馈的信息中可知，城建单位一般采取业务外包的形式来为档案数字化管理提供技术保障，但其中也存在着档案信息的保密问题。就笔者的调研可知，目前的数字化技术问题已不构成“问题”。观点3认为，当前需着力研究城建照片、音频、视频档案数字化管理的具体举措。从档案利用与开发的角度出发，该观点能够为增强档案信息的利用效率提供启示。观点4 认为，随着城建档案数字化外包业务的推广，在外包过程中会遇到安全、保密、人员素质、质量等风险。该观点表明，在业务外包的过程中，档案信息安全管理已被业界所重视。观点5认为，当前在城建档案数字化发展中，在质量控制层面上仍旧存有较多问题，要注重对各项质量问题进行分析，探究数字化过程中质量控制必要性。

以上所存在的观点在业界具有一定的代表性，同行都能立足于互联网时代背景，关注城建档案数字化建设的议题。上述观点分别就城建档案数字化管理的方向、难题、安全性、质量控制等进行了研究。从中也不难发现，随着城建档案数字化管理实践的不断深入，关于有效开发和利用电子档案信息的议题也应得到重视，然而在上述观点中似乎并未涉及。由此，这就构成了本文强调在城建档案数字化管理中，需大力开发和利用档案信息的原由。无论是共享档案信息，还是为政府有关部门提供档案信息，都需建立在改造后的城建档案信息的基础之上。这样才能为非专业人士提供可操作的信息资源，进而降低城建档案信息在共享和提供信息支撑时的交易成本。

2 城建档案数字化管理所面临的挑战

2.1 城建档案数字化管理的指向性模糊 所谓“指向性模糊”是指，固然城建部门在信息化时代已经着手实施城建档案数字化管理，但对数字化管理的着眼点并不清晰，这从目前所开展的相关工作中可以看出。目前，在城建档案数字化管理中，主要开展了将纸质档案信息转换为电子档案信息的工作，并为此在城建单位内部提升了信息化保障水平。然而，这种对城建档案信息迁移的形式，并未对单位或外协主体形成可供利用的档案信息，无非为共享城建档案信息提供了便利。现实表明，城建档案原始信息十分庞杂，而外协主体却需要对城建档案信息实施精准提取，这就为城建档案的有效利用造成了难题。

2.2 城建档案数字化管理的内构性缺失 之所以目前在城建档案数字化管理中的指向性模糊，可归因于数字化管理的内构性缺失。所谓“内构性缺失”可以理解为，城建单位在实施城建档案数字化管理时未能建立本土化标准，而是以常态化、通识化的档案管理标准而为之，这就必然弱化城建档案在数字化后的利用绩效。各地区的城镇化建设水平不同，生产力布局的形态不同，这些都要求在城建档案中得以数据显示，进而为政府在城镇化建设中提供依据。可见，内构性缺失导致城建档案数字化管理的区域植根性淡化，这就对城建档案的再次开发和利用造成了极大的困难。从中不难知晓，需建立与区域社会经济发展相联系的城建档案数字化管理模式。

2.3 城建档案数字化管理的植根性缺乏 由内构性缺失问题所带来的挑战，主要反映为城建档案数字化管理的植根性缺乏。在城市生产力布局中，需要厘清区域在城镇化建设中的功能区规划信息，即哪里为工业区、哪里为商业区、哪里为居民区，以及哪里为城市与外界相联系的主干线。这些信息不仅政府需要，而且在招商引资背景下各厂商也需要。正如上文所指出的那样，由于城建档案数字化后依照常态化的管理模式，这就增大了档案信息需求主体在搜索相关信息中的交易成本，而且在非专业的理解下可能造成需求主体做出误判。

3 对策

根据以上所述，对策可从以下四个方面来构建：

3.1 以“走出去”获取城建档案数字化管理的具体指向 在实施城建档案数字化管理过程中，需要建立事前、事中、事后的全过程管理模式。因此，在事前管理中，需以“走出去”来获取城建档案数字化管理的具体指向。具体的对策：①城建档案数字化管理团队，应在城建单位管理层的牵头下，与政府招商引资部门、工商部门等行政机构合作，共同研讨城建档案数字化管理的植根性议题，从中来明确开展数字化管理的落脚点。②随着“走出去”工作的结束，城建档案数字化管理团队应在单位内部进行研讨，制订城建档案数字化管理的数据储存标准，以及对档案资源的开发与利用拟订实施方案。

3.2 建立“一般”与“特殊”相统一的数字化管理标准 为了便利对数字化城建档案的开发与利用，以及增强城建档案数字化管理的区域植根性，这里需建立“一般”与“特殊”相统一的档案管理标准。具体的对策为：①应将工作重点放在对城建档案特殊标准的制订上，在制订中应关注政府、社会其他主体的需求偏好。②在实现二者统一的过程中，建议将城建档案分模块进行处理，即将原则层面、宏观层面的档案信息纳入到“一般”标准体系之中，而将具有微观效应、实操效应的档案信息纳入到“特殊”标准体系之中。后者如，可规划使用的工业用地面积、城市功能区建设的年度或中期计划、方案，这些信息对于政府决策和社会其他主体研判将产生重大影响。

3.3 形成开放、安全的城建档案数字化共享管理新形态 在城建档案数字化管理的事中阶段，则需要增强档案信息服务区域社会经济发展的效能。为此，应形成开发、安全的城建档案数字化共享管理新形态。对于城建档案的安全问题而言，城建部门应在保密制度的约束下，严格筛选可供共享的档案信息。具体的对策为：②在共享数字化档案信息时，需采取实名制，且只有法人主体具备共享档案信息的资格。为此，应建立由多部门共管的，档案数字化信息共享进入标准。②应严格管控档案信息安全，以防止为投机客提供前瞻性的策略选择，所以可共享的档案信息应以实证性数据、制度为主要内容，避免出现年度或中长期城建规划等档案信息。

3.4 加强档案管理人员的业务培训提升开发与利用绩效 在形成“一般”与“特殊”相统一的城建档案数字化管理模式下，还需加强档案管理人员的业务能力以提升档案开发与利用绩效。具体的对策为：①在体制内开展跨单位之间的档案数字化管理经验交流，通过经验共享、问题共商等互动学习，来提升城建档案管理人员的工作意识和工作思路。目前，民政部门的档案数字化管理初具成效，所以城建部门可以重点与民政部门合作，就档案资源开发与利用问题进行交流互动，在条件允许的情况下可以邀请对方单位的业务骨干前来开设讲座。②城建单位管理层应重视城建档案管理人员的能力培训，并为业务骨干提供调研和在职学习的条件，在传帮带的机制下整体提升城建档案数字化管理的质量。这里需要重视提升业务团队的档案数据库开发和利用能力，进而使涉密数字化管理任务能够在单位内部解决。最后指出，城建单位档案管理部门应采取蹲点制，将有限的人力资源定向于各自负责的城建领域，通过深入到各领域的生产实践一线，以及在线与社会需求主体进行信息沟通，来充分把握社会需求主体对档案信息的需求情况。通过建立一种开放式的城建档案数字化管理模式，来不断增强城建部门服务地方社会经济发展的能力。

4 结束语

综上所述，在实施城建档案数字化管理过程中，需要建立事前、事中、事后的全过程管理模式。因此，在事前管理中，需以“走出去”来获取城建档案数字化管理的具体指向。为了便利对数字化城建档案的开发与利用，以及增强城建档案数字化管理的区域植根性，这里需建立“一般”与“特殊”相统一的档案管理标准。在城建档案数字化管理的事中阶段，则需要增强档案信息服务区域社会经济发展的效能。为此，应形成开发、安全的城建档案数字化共享管理新形态。对于城建档案的安全问题而言，城建部门应在保密制度的约束下，严格筛选可供共享的档案信息。在形成“一般”与“特殊”相统一的城建档案数字化管理模式下，还需加强档案管理人员的业务能力以提升档案开发与利用绩效。