学校档案管理重要性及优化措施研究

2020-03-01李艳婷

卷宗 2020年29期

李艳婷

（佛山市启聪学校，广东佛山 528000）

学校档案是中小学校在开展党政管理工作、教学工作以及相关科学研究工作过程中积累下来的，具有查证使用价值的各种形式的记录。中小学在从事教育教学活动的过程中会形成大量档案资料，并且档案管理工作始终贯穿于中小学运行过程中的各个方面，使得每个中小学的教育教学以及日常管理轨迹得到真实记录。“新时代”背景下，充分认识到中小学档案管理工作的重要性并不断进行优化，不仅有助于提升中小学校的教育教学质量，也有助于进一步提升中小学校的社会效益。

1 档案管理工作的重要性分析

1）有助于提升学校形象。当前，我国的教育体制改革工作正如火如荼的开展，中小学面临着更加激烈的市场竞争环境。这客观上对于中小学的发展提出了更高的要求，使得中小学在发展过程中不仅要重视师资力量的提升以及硬件设施的改善，同时也要对自身的软实力进行提升，不断提升整体的管理水平。而充分认识到档案管理工作的重要性，进一步提升档案管理工作的规范性则是一项重要手段[1]。进一步优化档案管理工作能够帮助学校更便捷的回顾过去一段时间内的教育教学工作情况，进而在未来工作中提升管理水平，最终使得学校能够树立更为良好的形象。

2）有助于进一步规范学校日常管理工作。中小学校内部的各种档案记录了包括行政管理信息、教育教学情况以及学生信息等，能够系统的反映学校在过去一段时间内的发展情况。中小学校要想在未来一段时间内进一步规范日常管理工作，提升教育教学水平，就必须进一步优化档案管理工作，利用现有档案中包含的有效信息完善整体的管理体系。此外，中小学档案管理过程中，很重要的一项工作是对包含学校基础发展材料的管理，这对中小学未来一段时间内制定适合自身发展情况的方针政策具有重要意义。根据这些档案资料，学校领导可以更加直观的分析学校发展过程中的优势以及劣势，对未来的发展形势做出更加清晰科学的判断。并且，在学校的管理工作中若出现问题，学校相关部门可以更加便利高效的查找出问题所在，进而迅速制定相应解决办法[2]。

3）有利于学校的资质评估工作开展。当前，中小学校的竞争也日趋激烈，教育部门也逐步加强了对中小学校的评估工作，以保障中小学校的教育教学质量。而中小学校在准备各项评估的过程中，都需要准备相关材料，从而客观全面的反映学校整体管理与教育教学水平。在此过程中，一个学校档案管理能力的高低直接影响到呈现出的材料的质量，进而影响到最终的评估工作的结果[3]。因此，档案中包含的信息以及结构的完整程度都成为中小学资质评估结果的重要影响因素，保障各类档案的完整有助于中小学校取得更好的资质评估结果。

2 当前学校档案管理工作中存在的问题

1）档案管理意识有待提升。在中小学校的管理结构中，不仅各类行政管理以及教育教学管理是必要的，对于学校运行过程中各种档案的管理也是极为重要的。然而，一部分中小学校没有意识到档案管理工作的重要性，没有将优化档案管理作为提升学校整体管理水平的重要手段。一些中小学校领导将工作重心完全置于教育教学工作中，认为档案管理工作对于学校的长期发展影响是极小的。这种思想使得学校内部的档案管理部门不受重视，相关规章制度也不完善，甚至在一些规模较小的中小学校内出现了没有设置档案管理部门的现象。

2）档案资料完整程度较低。从中小学校档案管理水平的角度来看，由于档案管理意识的缺失，造成了档案资料的完整程度较低的现象。具体来看，由于档案管理部门没有切实做好本职工作，相关档案管理工作人员没有很好的完成档案整理、档案保存等工作。在一些学校内，日常资料不能及时有效的归档，而在相关评估等到来时，又会出现临时收集资料的现象，这就使得整体的档案管理工作浮于表面。有些学校由于没有设置档案管理部门，相应地档案资料会由相应部门自行保存，这极大地增加了档案丢失、资料不完成的概率。

3）档案管理封闭，档案信息利用程度较低。中小学校的档案管理工作一定要秉承开放的态度，一些非涉密信息一定要及时进行共享。但是，一些学校内部的档案管理部门责任意识淡薄，为了减少自身工作量不能及时对相关信息进行整理开放，使得档案中蕴藏的各种有效信息不能得到有效利用。并且，在一些中小学内部，档案管理工作是由其他部门工作人员兼任的，专业性较差，没有相关的专业档案管理知识。这使得整体的档案管理工作的专业化程度较低，不能最大限度上发挥档案管理的作用。

3 优化学校档案管理工作的有效措施

1）进一步提升档案管理工作的规范性。中小学校在规模、师资力量等方面差距较大，但是各种类型的中小学校都要根据自身的发展情况，不断建立和完善档案管理规章制度。在制度的保障下，实现档案管理规范程度的提升。具体来看，首先要在档案卷宗的形成阶段严格按照制度开展工作，相同类型的档案要按照相应地标准进行归档并做好记录工作。其次，在各种档案的交接过程中，要严格审核交接手续是否齐全，做好登记工作。最后，要根据单位内部的档案总量，编织出实用性较强的检索工具，并在运用工作中建立和完善检索体系。

2）进一步创新档案管理观念。首先，中小学校的领导要充分认识到档案管理工作的重要性。在此基础上，相关负责领导与档案管理部门领导要树立大局观，认识到更新档案管理观念对于学校长期发展的重要作用。其次，相关档案管理者要进一步树立档案管理工作的开展管。在实际开展档案管理工作的过程中，要创新性的融入开放、整合理念。只有这样，在档案管理工作复杂性不断提升的背景下，档案资料信息的利用程度才能得到有效提升，档案管理在中小学整体管理中的重要性才能得到有效提升。

3）进一步加强对信息化手段的运用。当前，电子信息技术的迅猛发展为中小学校档案管理工作提供了新的契机，充分运用电子信息技术已经成为提升档案管理水平的重要手段。当前，我国绝大部分的中小学校已经建立起校内的局域网，以便方便教师与学生的教学与学习。在此背景下，档案管理部门也要借助各种电子信息技术，将相关能够反映学校发展历程与教育教学情况的档案资料进行留档与展示，一方面可以方便日后的查阅，另一方面也能够更加充分的展示学校的发展情况。

4）进一步加强档案管理人才的培养。为了更好的开展档案管理工作，中小学校应充分人才对于优化档案管理工作的重要性。学校领导应充分创造条件，为相关档案管理工作人员提供进修培训机会，使得相关工作人员能够掌握更为先进的档案管理知识技能，更好的为学校的档案管理工作做出贡献。通过后备力量的培养，档案管理水平的提升，中小学校的整体管理水平也能够得到提升。