“5S”管理法在一次性无菌医疗器械库管理中的应用

2020-03-01支丹程景民

中国医疗设备 2020年2期

支丹，程景民

山西医科大学，山西太原 030000

引言

随着我国医疗卫生事业的迅速发展，国家对医疗卫生行业高度重视。2015 年9 月29 日经国家食品药品监督管理总局局务会议审议通过，自2016 年2 月1 日起施行《医疗器械使用质量监督管理办法》[1]。我国对医疗器械的监督管理走向法制化、规范化。医疗耗材是医疗器械的重要组成部分，随着医疗条件的改善、医院感染控制管理的要求和患者对医疗服务需求的提高，大量的一次性耗材取代了消毒后的重复使用耗材[2]。一次性使用无菌医疗耗材成为患者在就医过程中接触最频繁，使用量最大的一类医疗耗材。一次性使用无菌医疗耗材库房是存放一次性无菌低值耗材的场所，工作人员主要负责一次性医疗耗材产品的采购、质量安全把控、货物存放、接收临床科室配送申请以及发放等工作。

在医疗改革不断深入的背景下，粗放型管理模式已不能够适应时代的需求，迫切地需要易于实行，快速见效且易于保持的管理模式[3-4]。加快提高库房资金周转，减少库存积压，降低库房损耗数量，提高工作效率成为众多管理者需要解决的难题。代亚杰[5]在2013 年《探讨医疗器械库房的经济节约与经济效益管理》一文中提出医疗器械库房的经济效益管理是影响医院经济收入的重要因素之一，在文章中他认为在库房的管理中应该以经济效益为中心，在思想上树立正确的市场效益观念，提高全院的网络系统，加大监管力度，最终形成适用于本院的管理模式。这种以经济为中心，通过全院从库房、临床到财务绩效科室的统计核算以及修整而形成的模式，在实施的过程中需要医院各级领导的重视以及多方的配合，实施难度较大。其次是一种较为普遍的标准化管理，在实施的过程中需要各相关科室的协调互动要有无缝的工作流程，制定完善的标准化文件，做到有法可循，有章可依[6]。到目前为止医疗标准化管理没有统一的模式，在标准制定的完善程度上需要不断的摸索和补充，因而降低了管理效率提高的速度。

“5S”管理法起源于日本，是指通过从整理、整顿、清扫、清洁、素养五个方面对人员、机器、材料、方法等要素进行精细化管理，改善作业现场环境，提高员工素养[7]。近几年，“5S”管理方法已逐步应用于医院的质量管理、服务品质、安全、效率、人员素质及形象提升等各个层面，具有很高的实用性[8-9]。本研究主要探讨“5S”管理法在一次性无菌医疗耗材库房管理中的实施方式和效果。

1 材料与方法

1.1 一般资料

本文通过对比分析研究实施“5S”管理前后库房资金周转率、损耗降低的数量以及工作人员的工作时长三方面数据，对“5S”管理法实施的有效性进行验证。库存周转率是评价医院管理水平的一项重要指标，也会直接影响到医院的经济效益[10]。周转率越高，证明管理效率越高；周转率低易造成产品失效，资源浪费，给医院带来不必要的经济损失[11]。

本文首先统计了一次性无菌医疗耗材库房存放的80 种产品，使用“5S”管理法前的12 个月（2015 年12 月至2016年11 月）和使用“5S”管理法后的12 个月（即2016 年12月至2017 年11 月）每月一次性无菌医疗耗材库房采购入库金额、出库金额以及期初金额用于计算每月库房周转率。

其次，统计库房因跌落、破损、丢失、失效、受潮、污渍导致耗材损耗的数量，体现“5S”管理在降低损耗方面的影响。库房的损耗是库房管理最常见的问题，大多由于管理不善导致，损耗数量的降低，直接影响着库房经济损失。

最后，统计了库房管理人员年均月盘点库房所耗时长用于分析“5S”管理法的实施在人员工作效率方面的效果。账物相符是库房管理的首要任务，因此对库房内的货物进行盘点是工作人员必须做的工作。本文对盘点时长的统计，可以充分体现实施“5S”管理前后工作人员工作时长的影响，从而证明工作效率改变。

1.2 “5S”管理法的实施与方法

（1）整理。首先，清点库房存放的80 种一次性无菌医用耗材的规格、数量、包装完好度、效期，对其进行分类整理。其次，科学测量库房面积和产品包装大小，将库房存放空间进行合理分配。在摆放货物时严格按照产品储运说明，货物存放做到离墙、离顶、离散热装置30 cm，货架与地面相距10 cm。库房采购须根据库存和库房实际可存放数量，以及临床申请的计划进行按需采购，保障库房内货物不积压、不超量存放。

（2）整顿。定位、定量放置好物品并整齐进行标识[12]。结合《医疗器械使用质量监督管理办法》中的要求，严格划分产品摆放区域，划分合格产品区域、不合格产品区域、待发放产品区域以及应急产品区域。对划分好的区域进行区域标识和产品名称标识，在产品入库前仔细检查产品包装是否完好、产品证件是否完备，检查每件货物的生产日期和有效期。在摆放时每种产品按照出产日期的先后顺序进行摆放。在产品出库配送时近效期的产品优先配送。制定完善的日常工作制度和工作流程。库房内严禁存放无关物品，每日记录库房内温度和湿度，超过产品储存要求时及时向上级汇报处理。每日检查库内通风、防虫鼠、消防等设施。

（3）清扫。包括日常的清洁卫生工作，对墙面、地面、货架、工具设备的清扫工作。使作业范围内始终保持清洁有序的状态，营造良好的作业环境[7]。

（4）清洁。将整理、整顿、清扫制度化，长期保持并维护已经取得的成果[13]。强调采用目视管理方法，使产品种类、规格、数量以及摆放位置一目了然，避免堆积、缺失和乱放[14]。通过清洁环节达到优化流程，规范操作的目的[15]。

（5）素养。提高工作人员整体素质，对工作人员进行培训，定期组织库房人员学习和交流。通过制定规章制度和工作流程，使工作人员养成良好的工作习惯和认真作业的积极工作态度，让库房工作人员清楚自己的工作职责并不断相互监督、相互学习。营造团队精神，共同维护“5S”成果[7]。

1.3 统计学分析

库存周转率也叫存货周转次数，指一个时期平均存货周转与更新的次数[10,16]。

（1）平均库存额（AI）为期初库存金额（BI）与期末库存金额（EI）之和除以2[10,16]：AI=(BI+EI)/2。

（2）库存周转率（TO）为出库金额（COGS）与平均库存额（AI）之比[10]：TO=COGS/AI。

（3）统计记录库房因跌落、破损、丢失、失效、受潮、污渍导致耗材损耗数量。

（4）统计记录库房管理人员每月月盘点库房所耗时长，计算出实施前后12 个月平均时长。

2 结果

本次研究首先收集统计了该所医院一次性无菌医疗耗材库房使用“5S”管理方法前、后12 个月的每月的入库金额（即采购金额）、出库金额、期初金额，通过计算得出每月期末库存金额、资金周转率以及月平均库存金额（表1～2）。其次，统计了使用“5S”管理方法前、后该库房年均周转率、因管理和存放不当造成货物损毁的数量总计和年均月盘点货物所需平均时长（表3）。

通过“5S”管理法的实践，从表1 和表2 的数据对比我们可以明显看出，实施“5S”管理法后，库房周转率有了明显提高，尤其在2017 年11 月和2016 年11 月的同期数据上体现最为明显，2017 年11 月的周转率比2016 年11 月高出117.46%。

图1 为“5S”管理方法前后一次性无菌医疗耗材库房周周转率的同期对比图。从图中我们可以看出在实施“5S”管理法发后，周转率的整体趋势是增长的，并且在实施后的第二个月就有了明显改变。说明“5S”管理法的经济效益明显且易于实施，更有利于长期保持。

表1 使用“5S”管理法前12个月库存周转率情况（万元）

表2 使用“5S”管理法后12个月库存周转率情况（万元）

表3 使用“5S”管理法前、后数据对比

图1 使用5S方法管理前后周转率对比

表3 为实施“5S”管理方法前后一次性无菌医疗耗材库房的年均库存周转率、因管理不善导致耗材报废年损耗数量、年均月盘点库房所耗时长三方面的数据。库存周转率有了明显的提高，年平均周转率由使用前4.09%提高至7.36%，每月期末库存金额有了明显的下降。高周转率可以减少资源浪费，减少经济损失。

通过实施“5S”管理法改善了现场作业环境，大大减少了因保管不善带来的医用耗材产品损耗，降低了因工作差错管理不善导致的包装破损、受潮、失效造成的损耗。由于工作方式的改变，对效期、产品证件的有效管理基本消除了因管理不善导致产品失效事件的发生。因此降低了货物因管理不当造成的损耗数量大幅下降由年总计138 个下降到0。

从年均盘点时长可以看出在库房实行“5S”管理法后，工作人员分工明确，库房内货物摆放一目了然，提高了工作人员作业速度和准确度。在每月盘点时对物品摆放位置清晰可见，避免了点错、数不清等问题，从而大大缩减盘点时间，年均月盘点时间由56 min 缩减至29 min。

3 讨论

“5S”管理法虽然最早应用于生产企业的科学规范化管理，但近几年随着医疗改革的深入和管理需求增加，被逐步应用于医疗行业的管理中。“5S”管理法的实施面广泛，易施行，同时收效甚好。科学高效的医用耗材管理，可以增强医院综合效益[17]。本研究通过为期两年的数据收集、对比分析，从经济效益、作业时间等角度证实了“5S”管理法在一次性无菌医疗耗材库房管理中的实施效果较好。

在管理效率方面，库存周转率可以从财务的角度出发考量现金流的状况，并从中得知供应链的管理能力[18]。通过“5S”管理法的实施周转率有了快速且长效的增长，说明“5S”管理实施后库房的管理效率提高，有利于医院资金的流动，减少因货物积压造成资金的占用。同时，增强货物周转，避免长期积压导致货物过期变质，造成不必要的损失。

在提高工作效率方面，通过对库房合理整顿、整洁、清扫管理后，增加了实际使用面积，使作业面更加清洁、合理。账物相符是库房管理的首要要求，因此对货物进行盘点是库房工作人员必不可少的工作。通过对作业人员素养方面的培训和制度建立，使工作人员素质提高，在工作中责任细化、分工明确。在盘点工作中可以节省盘点时长，从而提高工作人员的工作效率。