分析城建档案管理及开发利用

◎李安品

（作者单位：宁乡市城建档案馆）

引言：城建档案在城市发展的过程中有着非常重要的作用，由于它记录了城市建设的整个过程，这种客观的内容是城市工程改建、维修和扩建的真实反映，能为城市的规划、建设以及管理提供重要的技术资料以及经验支撑。作为城建的基础，城建档案在城市迅速而又复杂的发展过程中担当着重要的角色，做好其管理等工作具有重要现实意义。

一、城建档案管理及开发利用的现实作用

1.为城市的规划提供根据。想要做好城市建设，前期的准备工作非常重要，需要对城市的各项要素进行综合的评价，并通过分析、设计等步骤，最后才能进行实践。而城建档案记录了城市发展过程中的各项历史数据，这种文化资料载体对于城市建设前期的规划工作有着重要作用，建设单位直接查阅城建档案便能对城市发展的历史有所掌握，从而节省了规划工作中的人力、物力，对于提升工作效率也是十分有益的。

2.为城市建设提供基础。城市在建设过程中会涉及许多工程，而这些工程产生的数据资料也是非常庞杂的，城建档案作为记录城建过程中的历史、文化资料，其内容真实反映了城市已建工程的各项数据，对于城市后期的修建、拆迁以及改建、扩建等工程来说有着重要的参考意义，能为城市建设奠定良好的基础。

3.为城市管理提供手段。城市的健康发展必然离不开科学的管理，所以面对当前错综复杂的城市结构，对基础设施等进行科学管理和有效维护是十分重要的。城建档案所提供的数据能作为城市管理的重要参考，从而利于完善城市管理的手段，做好相关工作。

4.为城市研究提供资料。城建档案的重要性不仅体现在城市建设的各方面，其对于科学家研究城市也非常有益，其客观、真实的内容资料就是最好的城市研究文献。另外，城建档案在解决土地纠纷等法律问题方面也有着重要作用，最后也是城建规划部门的重要参考资料。

二、城建档案管理及开发利用的现状

1.收集的城建档案不够丰富。收集的城建档案不够丰富是当前城建档案管理及开发利用中存在的一个重要问题。查找城建档案馆可以发现，房屋建设方面的档案较为丰富，设计公共基础建设方面的档案就比较少，尤其是关于天桥、桥梁的。另外，档案以纸质版为主，缺乏视频、音频等电子档案，这在很大程度上是无法满足城建需要的。除了分类不全的问题外，人们利用城建档案的效率也比较低，大多数使用人员是政府机关的工作人员，民众查阅、利用档案的几率很小，且总体利用的人次也不多，并没有真正发挥出城建档案的作用。

2.树立的档案利用意识不够。如上所说，普通民众利用城建档案的效率并不高，甚至有些民众根本不知道有城建档案，对其性质、作用更是一无所知。人们在城建档案发展的进程之中，对其重要性并不是一开始就给予了足够重视，所以后期在城建档案管理、开发和利用的工作中也就做不到高效完成，想不到利用城建档案来解决相关问题。

3.城建档案的服务质量不够。城建档案的各项工作中，最为重要的一个步骤就是服务，这直接关系着人们利用档案的效率以及积极性。目前来说，我国城建档案馆多是被动服务的工作态度，只有当有查阅档案需要时才会提供相关服务，且只有简单引导，服务的形式较为单调。既缺乏主动服务的举措，也没有适应当前信息化时代的数字化管理模式。另外，由于程序复杂、设备落后、环境不够完善，以至于影响了利用者，使得城建档案利用率也较为低下。最后，因为城建档案的工作起步比较晚，各方面都不完善，所以档案的可操作性和实用性都不高，进而导致利用效果不理想。

三、城建档案管理及开发利用

1.丰富种类、科学管理。针对当前档案种类不全的问题，档案馆需要全面收集城市建设过程中的各项档案，以保障档案内容的精确、种类的完备，从而提高档案的价值。也只有城建档案更加丰富，管理及开发利用档案的工作才会具有现实意义。由于城建档案收集的过程是动态的，所以要采用多种手段来进行，并进行严格把关。然后再按照科学管理的方法对档案进行分门别类，同时建立档案管理的网络，对档案保存情况进行及时的检查、修复。档案馆还要制定相关规范，定期对工作人员进行教育、培训讯，以提升他们的专业能力，从而确保档案工作能实现规范化、合理化。

2.转变方式、加大宣传。信息化时代的一个显著特征就是人们能获取的信息非常庞杂，但又没有足够时间能对接收到的信息进行筛选，所以档案馆必须要转变服务的方式，可以利用多种形式主动向工程设计或者施工企业等需要城建档案的单位提供构图、施工技术等信息，为他们的建设提供参考。另外，还需要加大宣传力度，通过报纸、广播、短视频等多种方式宣传城建档案的地位以及作用，并及时科普获取资料的方式，让人们更加了解城建档案的重要性，树立使用意识，在以后需要的时候能利用城建档案为自身服务，实现档案的真正价值。

3.完善体制、创新技术。信息具有非常多的特点，其中最为重要的两个分别是共享性以及流动性，城建档案也是如此，想要最大化地实现其价值，就必须将过去的管理方式变为开放式，并对信息交流的渠道、发布通道进行全方位拓展。由于城市的管理部门之间缺乏通畅的信息，以至于摩擦重重。所以，必须充分利用计算机网络技术，在档案馆内建立城建档案的网络，并实现部门档案馆和县馆、市馆之间的联网，让信息资源能够流动、共享，从而更好地进行城建档案的管理、开发及利用，实现其价值。

4.做好编研、加强利用。如前文所说，城建档案对于科学家研究城市发展也有重要作用，且能为许多工作提供文献参考，这就意味着城建档案具有多元的价值。所以，必须要加强对城建档案的编研力度，实现编研工作所需的各项条件以保障编研工作能有序进行，最终提高编研水平，从而开发出类别不同、范围不同的高质量城建档案产品，以满足不同的利用者。另外，还需要利用城建档案的突出特点来建立品牌效应，可以通过研究、分析、专题和汇编等方式，并通过报纸、电视、期刊、网站和专题研究发布会等渠道来为利用者提供档案信息，这不仅能够提升城建档案利用的效率，也能激发潜在用户的需求。

四、结束语

综上所述，城建档案在城市建设的过程中具有无可替代的作用，做好其管理、开发及利用的工作也有着重要的现实意义。总的来说，面对当前城建档案中存在的问题，需要采取多种措施，例如加大宣传、科学管理、转变服务方式、完善管理体制等来加强城建档案的管理、开发及利用，从而发挥其真正价值，推动城市建设。