新形势下档案管理创新途径的分析

◎王正梅

新时期，档案工作也需要全面融入科技，通过载体创新、渠道创新，推动档案管理工作向前发展。随着档案管理手段、方式、内容的不断变革，档案管理工作也要应时而为，适应新时代发展需要，进而全面有效提高当代社会的和谐度，全面满足档案服务功能需求。档案是一个单位的活动记录，有着较高的历史价值，所以说，全面做好档案管理是一个组织的重要部分，档案管理要通过理念、方式、系统创新，有效提升档案管理能力与水平，档案管理创新途径较广泛，主要阐述如下。

一、高质量创新服务理念

在当前档案载体不断变革的今天，档案管理人员也要创新理念，多角度思考、全方位思维，与时俱进跟上时代的发展，才能全面适应新社会、新技术。档案管理不是一成不变的，也就是说，社会在变化，那么人的思维也需要变化，人们对档案信息的需求已经不仅仅是单一的了，而是多方面的、多角度的，一个档案需要由多种形式展现内容，现代科学技术与信息技术发展，正好给档案工作提供了良好的时机，要通过理念创新、形式创新，为用户提供更加便捷的服务，满足用户不同角度的需求。档案管理人员需要随时了解社会的变化，只有全面创新理念，才能做好档案管理工作，提供更加优质的档案服务。

档案管理人员不仅要有传统的知识，更需要跟上时代的发展，系统学习计算机、网络知识，在具备基础管理、基本业务能力后，合理科学的利用好一切便利条件，对档案全过程进行优化管理。要不断推动档案管理现代化、资源数字化，打破传统定式，使传统的档案简单存储，向有效开发和利用方向发展。

二、科学建立档案管理系统

档案信息较多，内容较杂，要想全面做好管理工作，必须要通过科技来实现，使档案管理更加优化、合理。目前，档案载体呈现了多元化发展态势，如果利用传统方式管理档案，势必会增加工作难度，同时，也容易出现问题，不利于档案和现代化管理。特别是当前，各种电子文件越来越多，新兴档案管理需要新的方法，只有充分利用好计算机、网络，建立起符合组织运行特征的档案管理系统，使档案工作更加专业、标准。一个组织活动会产生大量的信息，随着信息越来越多，数据资源变得十分庞大，传统方法保存非常困难，计算机管理简化了人们的劳动，通过系统输入输出，就能够全面导出所需要的信息，并对公众及时开放，方便公众对档案资源的了解与应用，有力的提高了档案管理工作效率与质量。

档案的形式多种多样，传统的纸、胶片、磁带（盘）、光盘等多种形式并存，档案收集、管理、保存，均受到条件的限制，随着技术的不断发展，网络硬盘、云存储等方式相继出现，丰富了档案管理的内容，不同载体、不同方式为档案管理工作带来了更多的空间，档案存储不断多元多样化。

三、创新管理方式方法

档案管理方式流程各有侧重，随着档案载体不断发生变革，传统档案管理方式已经远远落后时代，根本无法有效适应社会快速发展，在第一时间满足人们对档案资源的利用。档案管理方式是随着技术发展而不断变化的，所以说，档案管理人员需要不断研究新方式，对档案进行管理过程中，全面加强对计算机、云计算、大数据等技术的应用，不断进行推广，提升档案管理效能，使档案管理工作效率与质量得到全面的提高，同时，也能够在一定程度上确保档案资源安全共享。档案管理工作涉及到的内容较多，在保证内容完整的同时，更要保证安全，档案管理提升不是简单口号，也不是做做样子，需要通过真实的渠道、途径，不断进行提升，把各项工作落到实处，档案管理人员需要在传统基础上，不断创新管理方法，载体发生了变化，则存储的条件、环境也会发生变化，特别是一些胶片、磁带（盘）、光盘等载体，需要全面保证存储的环境符合载体要求，不断研究不同载体对环境变化的适应性，同时，为了保证档案的安全性，还需要进行载体的全方位转化，将不同载体档案数据进行信息转化，形成不同格式、可供调阅的电子文件形式，既保证了安全，又方便了档案资源统一利用。

各级档案管理人员需要学习新理论、新经验、新技能，通过实践转化，实现档案管理方法上的创新，要学会提升，利用好互联网、局域网，建立安全可靠的档案管理网，从收集、保存、到利用，均实现网络传输与管理

四、创新档案管理内容

档案管理内容较广泛，任何一种形式的信息存在，均能够归属于档案管理范畴，传统档案管理工作管理范围有限，主题明确，随着人们对信息不同层次的需求，档案管理内容也需要不断拓宽，满足人们对信息的需要。传统管理内容不是很广泛，而新时期的档案管理，则内容更加全面，各级档案管理人员也要与时俱进、跟上时代的发展，不断创新管理内容、增加管理范畴，不断丰富完善档案管理的范围，使管理内容更加丰富、多样，有效提高档案利用价值。要根据时代的变化，增加服务内容，全面了解档案发展变化，档案管理部门也要加强对管理人员培训力度，从业务能力、整体素养上不断提高，使档案管理人员能够在自己的岗位上，不断创新内容，丰富管理层级，通过管理内容上的全面创新，为人们提供各种版本的个性化、差异化服务，提高档案管理工作的重要功能。

五、合理应用大数据技术

大数据是当前最先进的应用，要不断开发新应用，随着档案管理数据量越来越庞大，就需要充分利用好大数据，全面保证档案管理应用。一是存储模式更加方便。从大数据技术原理中可以看到，其存储模式非常安全可靠，与档案管理原则相一致，同时，还能够有效解决档案存储空间不足的问题。保证了档案的完整性，方便日后对详细内容的查找与使用。二是用户数据正确分析。大数据技术应用到档案管理工作中，能够有效提供各种服务，能够做到用户的个性化服务，自动记录能够全面保证精准的服务，使用户在档案资源中遇到的问题快速。三是提高数字化档案检索能力。检索是档案管理重要的部分，只有检索方便，才能有利于使用，用户通过检索能够快速、准确找到自己需要的档案资料，提高用户的满意度，进而实现档案事业的可持续性。

六、结语

档案载体变革，则需要在档案管理工作中，不断创新思路，更新服务理念，全面建立有效的档案管理系统，通过应用大数据，确保档案利用率，创新是提高档案管理的重要内容，能够有效提升档案管理工作的水平与质量，提高管理人员服务水平，进而实现我国档案事业的可持续发展。