工程档案数字化建设与档案管理探究

2020-02-28卓志平

卷宗 2020年36期

卓志平

（广西来宾工业投资集团有限公司，广西来宾 546100）

1 引言

随着信息时代的到来，信息技术和智能设备的广泛普及，推动了工程档案工作水平的提升，为适应时代发展需求，推动数字化管理体系建设已经成为工程建设单位的重要任务，有效推动档案管理的提升。但是在实际的档案工作中存在着一些问题，制约着档案工作价值的体现，需要企业加强对档案管理模式转型的重视和投入，优化管理思路，合理利用信息技术手段，推动档案管理质量的提升。

2 工程档案数字化建设的重要意义

工程档案管理是工程项目建设管理活动的基础环节，特别是在市政工程建设中，通过档案工作的高效开展，能够为城市发展提供有效的依据，为市政工程的运行维护提供科学的凭证。信息技术在档案工作中的科学运用能够推动档案存储载体的数字化转型，利用数字化存储模式，有效提升档案管理效率，降低管理成本。同时数字化管理体系的构建，能够实现对档案管理流程的全面覆盖，对项目建设和管理过程中产生的资料信息进行全面的收集整理，保证档案全面性，并能够利用网络途径实现档案资源的高效共享，为工程建设提供科学依据，推动档案资源的高效利用，推动档案价值的高效实现[1]。

3 工程档案管理中的常见问题

1）档案管理制度不够完善。工程档案管理对保证项目高效推进起到关键作用，特别是市政工程建设具有较强的特点，档案资料结构较为复杂，涉及各个建设和管理环节，具有较大的管理难度，而当前的档案管理制度不够完善，对管理流程缺乏有效的规范，无法保证资料信息的真实有效，缺乏长效管理机制的建设，无法结合项目建设管理实际需求进行相关规章制度的动态化调整，使得相关资料存在缺失，无法进行保证资料的真实性，使得档案管理缺乏有效的制度保障，无法对资料进行准确的分类管理[2]。

2）信息化建设相对滞后。数字化管理模式的构建能够有效提升档案管理水平，而管理部门对信息技术缺乏正确的认识，无法推动数字化管理体系的高效建设，缺乏有效的资源投入，信息基础设施建设相对滞后，无法实现传统档案的数字化转型，容易造成多种档案载体共存的情况，容易造成管理混乱。同时对先进信息技术缺乏有效地利用，信息化管理系统的功能较为单一，无法执行相应的档案工作流程。同时档案资源的利用形式相对固定，服务质量得不到保障，只能提供相应的查询和调用服务，无法实现对档案资源的高效利用[3]。

3）管理人员的素质能力存在不足。工程档案管理具有较强的专业性，需要管理人员具备较强的专业素养，并能够对工程建设情况形成有效的了解，对工程图纸等专业资料进行妥善的管理和使用，同时数字化管理模式的构建需要管理人员具有相应的信息技能水平。而当前工程档案管理队伍建设相对滞后，管理人员的素质能力存在不足，管理力量较为薄弱，无法满足档案工作需求[4]。

4 实现工程档案数字化建设的档案管理措施

1）完善档案工作机制。工程档案工作内容较为复杂，完善的管理制度是保证档案工作水平的重要基础，企业要充分结合项目建设实际，建设长效管理机制，结合具体工程建设管理需求，对相关规章制度进行动态化调整，有效适应数字化管理模式需求，形成对项目建设环节的全面覆盖，保证档案资料的完整性。同时要利用信息技术优势，建设完善的信息化管理平台，通过功能设计，实现管理规范的高效渗透，并利用技术手段，对档案资料进行及时的复核，保证资料数据的真实有效。

2）加强数字化建设。信息技术的运用对提升档案管理质量起到关键作用，首先企业要强化信息基础设施建设，为档案工作流程进行优化，实现管理效率的提升，并推动传统资料载体的数字化转型，保证档案资料的完整性。要加强网络环境优化，构建高速信息传输渠道，实现档案资源的高效共享。要加强对档案管理系统的研发和更新，结合项目建设情况，对系统功能进行及时的优化，有效提升档案管理效率，使用工程建设实际需求。

3）优化档案利用环节。档案资源的科学利用对项目建设提供有效支持，信息技术的运用能够有效提升档案管理效率，利用先进设备和技术，实现档案资料存储载体的转型，通过对资料数据的分析整理，建设完善的资料数据库，为档案资源的利用提供基础保障，能够根据实际使用需求，实现高效的资料定位和调用，有效提升利用效率。同时要借助网络优势，实现档案资源的远程利用。

4）重视安全管理。网络环境安全是保证档案工作正常运行的重要基础，网络技术的运用实现了档案资料的高效共享和管理流程的科学整合，网络安全问题已经成为影响档案安全的主要因素。管理部门要重视安全管理，建设完善的安全管理体系，优化网络安全管理制度，对管理流程进行全面的规范，有效抵御外界网络安全威胁的入侵。同时要合理利用安全防护技术，对工程档案资料进行全面防护，优化防火墙配置，实现对网络数据交互环节的全面监控，对异常数据进行及时的隔离处理，有效防止外界安全威胁的入侵。同时要合理利用杀毒软件，对系统软硬件设施进行实时监控，对病毒、木马等威胁进行及时处理。要加强对传统档案资料的安全管理，利用物联网技术，对实体档案存储环境进行全面监控，对重点档案资料进行准确定位，实现对档案流转过程的高效管理，对档案存储和使用中出现的安全问题进行有效地解决，有效提升档案安全性。

5）强化人才队伍建设。工程档案管理工作具有较强的专业性，管理部门要结合企业工程项目建设实际，积极引进优秀的管理人才，充实管理队伍，有效提升队伍战斗力。要强化对管理人员的培训教育，根据管理工作中的具体问题，制定完善的培训策略，推动管理人员能力素养的强化。要完善考核评价机制，根据管理人员的岗位工作情况制定相应的考核标准，将考核结果与激励政策进行有效地结合，激发管理人员的工作积极性和责任心。