探析高职院校档案信息化管理模式

◎董慧

一、档案信息化的概念

为了可以熟练应用现代化信息技术手段对档案进行管理，使档案管理更加趋向规范化、高效化，称之为档案信息化管理。档案信息化包括三方面内容：一是档案资料数字化。通过应用计算机和扫描仪等电子设备把需要存档的信息、文件和资料等以统一的、规范的数据格式录入到专门的管理系统内，以备保管。二是工作流程模式化。通过使用档案管理的专用软件实现档案的分类、编目和排序。三是档案检索信息化。实行分级检索制度，通过校园网和互联网可实时、准确地检索所需要的存档信息、文件和资料等内容。高职院校档案信息化是加强高职院校信息资源的管理的重要途径，可以提高工作效率，实现信息采集、信息管理和信息资源共享。

二、高职院校档案信息化管理的现状分析

《档案法》的颁布和《普通高等学校档案管理办法》的施行，为高职院校档案工作的依法开展提供了法律依据。高职院校在档案管理工作上的档案意识在增强，学校各部门对档案工作的重视程度有了很大提高。但从整体上看，目前高职院校档案信息化管理工作，无论从管理机制、管理手段、还是人员索质等都还存在着与高职院校发展不相平衡的地方，需要不断加强和改进。

1.档案管理人员的素质不高。目前许多高职院校的教学档案管理工作多数是由各部门的办公室主任、秘书或其他文员兼任管理的，他们除了承担本职工作外，还需要承担本部门立卷材料的收集和整理工作，而这些人员中经过档案专业系统教育和正规培训的人员很少，并且计算机应用技术的能力有限，这极大地制约了档案信息化建设的进度。

2.数字化基础设备投入不足。档案全文数字化有两种情况，一种是已有的归档文件是电子文件，只需要把这类数据换成规范格式就可以了，另一种是传统的纸质载体，这就需要将文档扫描后转化为数据才能存储。而由于实施信息化管理的工具缺乏，纸质档案的转换、加工处理、整理、分析的工作就会受到影响，信息化建设便无从谈起。

3.数据库建设滞后。主要表现在大多数据库仅供本单位使用，建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化，严重地影响了数据库的利用率。很多的高职院校，都没有与外界联网，也就谈不上真正的数字化管理。

三、实现高职院校档案信息化的对策

1.加强队伍建设，提高人员素质。档案管理人员的素质对档案管理工作的成效起着决定性作用。高职院校应通过各种形式和途径，提高档案管理人员的综合素质。健全管理人员队伍，要建立一支专业的档案管理队伍，学校档案室要按照国家要求配备具有较高素质的专业档案管理人员，要安排素质高、原则性强和有一定工作经验的人员负责档案工作。高职院校应根据需要，及时补充调整管理人员，确保档案工作的持续性、完整性和稳定性。还有不断加强业务培训，分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训，不断提高管理人员的整体素质。要重点加强档案管理工作者的现代化意识培养，强化信息技术观念。要求档案管理人员要充分认识到档案管理现代化的必要性，了解和掌握最新的现代化管理手段，切实加强对现代化管理技术的学习和研究。高职院校可以建立竞争激励机制，对工作任务进行细化，责任到人，实行量化考核，充分调动管理人员的工作积极性、创造性和能动性。

2.加强组织领导，为档案管理工作提供组织保障。高职院校档案管理工作是高等职业学校事业发展的重要组成部分。高职院校各级领导要充分认识到档案这一具有特殊价值的信息资源。档案作为信息资源的重要组成部分，对经济社会的发展发挥着重要的、不可替代的贡献作用。高职院校档案资料对于学校来说，就像是一面镜子。档案可以真实地反映学校发展的整个历史过程，以文字、图表和音像等不同的形式真实客观的记录了学校教育、教学及管理过程中的每一个环节，是广大师生员工劳动智慧和经验的写照，是高职院校的宝贵财富。档案信息资源是认识和把握高职院校发展客观规律的重要依据。高职院校应予高度重视，要在档案信息化方面加大人力和财力的投入，特别是要把档案现代化管理放在突出重要的位置。为档案部门提供良好的工作条件，全力支持档案部门的建设和发展。同时，还要提高广大教职工对档案工作的思想认识。档案工作是一门学问，涉及部门多、范围广，需要广大教职员工，特别是管理工作者对档案管理工作高度重视。高职院校要建立统一思想认识，增强教职工的档案管理意识。使教职工在各自的岗位上都能对档案工作给予高度重视，人人参与，共同做好档案管理工作。

3.加强规范管理，完善管理体制和工作机制。做好高职院校档案信息化工作，必须遵循科学规范的原则，健全管理制度，完善相关机制，规范管理。工作体制必须集中统一，部门收集形成档案，交由专人管理，防止分散管理出现的弊端。同时为了适应档案管理信息化的需要，高职院校要逐步转变档案管理职能，高职院校档案室的职能要由档案的保管基地和利用中心转化为档案信息控制管理中心，其管理对象将逐步由案卷管理实体转向信息内容管理。档案管理人员通过网络来管理动态的档案信息，维护档案管理系统运转和利用中的安全性、完整性和可靠性，充分履行一个信息管理员的职责。完善管理制度，建立健全学校、部门和单位的档案管理制度，从档案的鉴别整理、保管征集、分类归档、裁剪装订、建档定级到查看借阅直至责任追究都要确立有完善的规章制度，推进档案管理工作的制度化和规范化。高职院校要明确各部门的主要负责人，确立档案管理工作的直接责任人，把档案管理工作纳入年度目标考核和个人评优考核，实行责任追究制。

总结：综上所述，加强高职院校档案信息化建设是一项重要而紧迫的任务，高职院校要加强档案信息化管理人才队伍的建设、信息化网络的建设、专门数据库的建设以及信息资源的开发利用等工作。稳步高效的推进高职院校档案信息化建设，不仅要把现代信息技术手段与现代信息管理方法有机的结合起来以外，更要有目标明确的实施策略、健全长效的保障机制以及规范可行的管理条例。