人才流动引发的人事档案管理问题研究

◎肖雅文

引言：随着社会层面越来越重视人才，各行各业也不断引进人才，但在引进人才过程中，人才流动导致人事档案管理出现许多问题，档案管理难度也就不断增大，因此为了企业人事档案管理工作有序进行，发挥企业人才的最大效益，企业必须要采取一定的管理措施从而提高档案管理水平，规范档案管理工作。

一、人才流动导致的人事档案管理出现的问题

1.档案管理混乱。如今，人才在企业发展中的地位非常重要，企业对于人才的重视程度也是逐渐上升，这就导致人才在各个企业中间流动频繁，极易导致人才档案缺失的问题，包括部分人才离开了企业，但档案依旧存在的问题，或者是新的企业没有接收到人才的档案资料，只能为其建立新档案等等，这些都是因为人事档案管理混乱导致的。

2.档案转递不规范，归档材料不完整。企业中在职工作人员的人事档案归档及整理工作存在问题，由于企业之间的相互竞争，导致人才流动相对频繁，因此人事档案管理问题接踵而至，而企业并没有完善的档案移交制度，不能保障在人才档案转递期间的完整性，极易出现人才档案原始资料的遗失问题，对于人才引进的影响非常大，不能更好的发挥人才的最大作用。

3.人事电子档案管理制度不完善。目前，在实际的人事档案管理期间，部分企业并没有相对完善的制度管理来引导，同样也并没有重视人事档案管理的制度建设。还有一部分企业虽然建立了人事档案管理制度，但是在具体的执行过程中并没有真正的落实，无法发挥管理制度的实际价值。

4.资金投入不足。在实际的企业招投标电子档案管理期间，由于相关企业并没有对档案管理工作有过多的重视，导致在信息化建设上资金欠缺，并没有引进更加先进的信息化设备和技术，无法满足现阶段电子档案管理建设的需要。除此之外还有一些单位依然保留着纸质档案形式，没有合理运用信息化技术，严重影响了档案管理信息化建设的进程。

5.档案管理人员素质不高。人事档案管理工作是一项非常系统而又全面的工作，必须要高素质高能力的档案管理人员。但是目前来看部分企业人事档案管理人员不具备较好的管理能力以及强劲的专业工作能力。

6.档案信息化程度较低。科学的使用计算机技术可以提高因人才流动导致的人事档案管理的工作效率，包括收集、整理以及查询等工作。但现阶段部分企业并没有很好在档案管理中合理应用计算机技术，无法有效的实现档案信息化管理，同时对于计算机系统的维护工作关注相对较少，致使电子档案管理工作无法顺利开展。

二、人才流动引发的人事档案管理问题处理策略

1.加强人事档案社会化管理。现阶段，一般情况下，人事档案基本都是由企业内部管理，并没有相对规范的管理部门进行管制。所以为了最大限度的发挥人才在企业中的价值，必须要重视人才转移人事档案管理工作，确保其档案管理规范性和完整性，建立具有权威性的国家人事档案管理部门，对档案进行统筹管理，将企业和人事档案管理工作分开管理，避免因人才转移档案在企业遗失的问题。

2.建立健全人事档案信息数据库。为了最大限度地提高人事档案管理水平，实现人事档案管理的电子信息化管理，必须要建立健全人事档案信息数据库，数据库的建立是实现人事档案信息化管理的基础，可以有效实现档案信息管理的统一性和规范性。同时，人事档案信息库的安全性也是至关重要的，因此企业必须要加强保护人事档案信息库的安全，制定合理的安全管理措施，最大限度的排除档案信息泄漏问题的出现，发挥人事档案信息数据库的最大价值。

3.加强人事档案信息化管理。现阶段，非常多的企业中人事档案管理工作依旧沿用传统的管理模式，通过人为操作来实现的，而随着我国信息化技术的飞速发展，企业在人事档案管理中人才档案转移工作要与信息化技术紧密结合，实现人事档案信息化管理，使人才转移中的人事档案资料更加容易通过信息化技术进行收集、整理和查找。现阶段，为了更好的实现人事档案信息化管理工作，在具体建设期间，相关企业和管理人员一定要建立电子档案管理制度体系，并在具体的实践中不断地完善电子档案管理的规范和标准。管理制度必须要以法律法规的标准为基础，并有效结合具体人才流动现状和特点来建立，最大限度地减少人才档案遗失的情况，同时后续相关管理人员要根据具体的工作状况对相应的体系进行合理的调整和优化，保证管理体系的先进性。

4.加大人事档案管理资金投入。为了加强人事档案信息化管理，必须要与先进信息技术相结合来实现。相关企业通过引进更加先进的设备，进一步提升档案管理水平，使档案收集、储存和分类工作更加准确、便捷，同时也极大的提高档案管理的工作效率。这不仅需要企业加大档案管理信息化建设资金的投入，还要对档案管理人员进行必要的业务培训，提高他们对于档案信息化管理的熟练程度。

5.提高档案管理人员的专业技术水平。人事档案管理是一项政策性、专业性、服务性很强的工作，尤其是因人才流动引发的档案管理问题日益增多，这就更加需要高素质以及专业能力强的档案管理人员来负责。尤其是人事档案管理的管理层是非常重要的，档案管理人员必须要提前做好准备工作应对一些复杂情况，必须要保证档案管理中各个管理人员以及工作人员的综合素质和工作能力，具体的要点有以下几个：一是相关企业要重视档案管理人员的综合能力，提高人事档案管理人员的素质才能保证档案管理工作有序进行；二是企业还要制定合理的培训计划，定期对人事档案管理工作人员进行培训教育，有效提高档案管理工作人员的综合素质和个人能力；三是提高档案管理工作人员工作积极性，建立健全绩效管理机制和奖罚制度，定期考核员工绩效，并将考核结果和年终奖紧密联系在一起，有效提高档案管理人员工作的积极性，全身心投入人事档案管理中来。

三、结束语

综上所述，档案管理工作是一项极其复杂且系统的工作，尤其是人才流动引发的一系列档案管理出现的问题，其中包括管理不规范、管理制度不完善、企业档案管理资金投入相对较少、信息化程度较差等等。针对这些问题，企业人事档案管理部门必须要根据实际问题制定合理的解决措施，主要包括以下几个方面：提高档案管理人员综合素质，建立健全档案管理标准化制度，合理引进信息化技术加强档案信息化管理等等，通过采取上述措施，最大限度的减少因人才流动引发的一系列人事档案管理问题，有效保障企业人事档案管理工作的顺利进行。