企业档案信息资源开发利用的优化途径分析

◎李静

企业档案通常是指企业在生产经营和管理过程中产生，对国家、社会以及企业本身具有保存价值的各种形式的文件资料。在经历了计算机技术和现代化通讯技术相结合的社会和科技变革之后，企业档案已经完成从实体到数据化的过渡，档案管理也逐步实现从实体管理到信息管理，再到知识管理的一个演变进程。无论是档案本身的价值以及所产生的知识内涵，都进一步得到了深化和提高。

一、企业档案信息资源开发利用的现状

（一）档案数量庞大

国民经济的不断进步与发展，使得我国国内企业的增速也在不断攀升，与之相对应的，很多新兴行业也在不断崛起，参加工作的人也越来越多，这就导致企业档案的信息量越来越大，种类也越来越繁杂，档案信息处理就变得时间越来越长，成本越来越高，效率却得不到提升。

（二）依赖性越来越强

计算机的发明和互联网的出现与飞速发展，使得人们无论在工作还是生活中都对其产生了巨大的依赖性，所以企业的档案信息，从其生产、采集以及处理绝大部分都是通过计算机系统完成的。这在提升相关从业人员的工作速度和工作效率方面，是极为有利的。但由于企业信息档案资源开发利用的知识储备以及技能不够完善，在没有庞大而完善的系统支持与帮助下，反而很大程度上就制约了企业档案信息资源的开发和利用。

（三）需求多元化更明显

随着企业数量的明显增加以及业务范围的扩展多元，很多企业对于各种数据应用的需求也越来越多，很多大中型企业在档案信息资源开发与利用方面的认知更加的清晰和全面一些，需求和范围也更多更广泛，这就使得这些企业的档案信息资源具备了很强的社会性。档案信息资源的开发与利用逐渐走向日常化，与企业的日常经营常态逐渐相融合，而这些都是我国目前企业档案信息资源开发与利用的显著特点。

（四）技术水平与需求不匹配

很多行业工作者对于企业档案信息资源的开发利用，主要停留在查阅以及参考与评价等方面，对档案的开发和利用缺乏一定的主动性，导致很多相关的企业档案都被严重忽略。而近些年来随着档案的不断数据化和知识化，90%以上的档案最终只是通过电子或者是纸质的方式保留下来。各种类型的企业档案，无论是从信息技术的加工，还是针对专题的研究，其所起的作用不大，效果不明显，质量也不达标。

二、造成企业档案信息资源开发与利用现状的主要原因

（一）企业认知缺乏

对于很多中小型企业来说，档案的存在只是企业运行、人事、财务等方面基本情况的反映。很多企业往往只重视自身的生产力，而对企业的管理工作疏忽，故而对档案信息资源的开发和利用只停留在初级阶段，甚至根本没有这方面的认知，这样的企业档案对企业的进步与发展毫无作用。

（二）信息档案基础薄弱

企业档案的数量在不断增加，信息也在不断完善，但很多原因导致企业单位或相关从业者对企档案的重视程度不够，例如档案资料和数据不够完善，录入存在错误或随意性等，都是一些比较常见的问题，导致信息完整度和准确度大打折扣，企业档案信息资源开发和利用的效果可想而知。

（三）从业人员素质欠佳

档案管理专业性很强，而且档案从其生成、归集及编辑和深加工等，都是比较繁杂且用时较长的一项工作，这对于从业者的专业化和严谨程度也是一种严格的考验。但很多企业因为自身的条件或是其他原因，招揽人才时对相关岗位的入职要求比较低或专业不对口，企业缺乏高素质人员从事企业档案工作，一定程度上严重制约了企业档案信息资源开发和利用。

三、改善企业档案信息资源开发利用的办法

（一）提高企业自身的认知水平

企业档案必须服务于企业，企业档案信息资源开发利用的方向就应该是为企业服务，从企业日常的经营和管理需要出发，根据企业自身的利益和需求，寻找与之相对应的档案工作模式。这样也能够从根本上让企业适应现代化的市场经济下社会发展的变化和需求，并在企业生产经营管理作为第一要务的前提下，实现企业档案类别的拓宽，档案质量的提升，让企业信息档案开发利用的范围不断扩大，以实现企业与市场真正接轨的最终要求。

（二）提高从业人员的综合素质

在信息资源共享的背景下，企业必须提高从业人员的入职要求以及业绩考核的要求，定期组织从业人员参加学习和培训，引导其不断拓宽自己的知识领域，提升专业技能，促进其提高自身的综合能力和工作积极性，进而促使积极主动地开发利用企业档案信息资源。再者，在信息技术不断发展的今天，企业信息资源的安全与保护也是从业人员必备的素质素养之一。因此从业人员必须要不断适应信息化技术的工作需求，提高自身的安全意识，明白企业档案的机密性与权限的重要作用。

（三）遵循企业档案的特点并依法研究

法制社会必须要求公民做到懂法、守法、用法，而企业档案具有很强的机密性，相关从业人员就必须要对企业档案有关的法规条例有所学习和了解，并及时了解和研究企业档案存在的特点以及规律，将二者有机结合，在公正守法的基础上根据企业档案的特点和规律，对企业档案信息资源进行切实可行的开发和利用。当然，推广和宣传也是企业档案信息资源开发和利用的重要环节之一，这对于改善企业信息档案开发利用的现状也有着积极作用。

（四）完善企业档案信息资源开发利用的规则与制度

就目前档案信息资源开发和利用现状来看，我国并没有形成一个完整的相关制度和系统，都是各企业之间或者企业与员工之间、员工与计算机系统之间等各自开发或利用，导致企业档案的信息技术开发与利用存在着很大的安全隐患，也使得企业之间竞争与交流弊端较多，企业档案信息资源开发利用与利用受到严重制约。因此迫切需要档案管理部门和企业制定完善相关的规章制度，以最大化地实现企业档案信息资源的开发与利用。

四、结束语

企业档案是对企业行政管理、生产、市场营销以及财会等方面活动的真实记载，为企业决策和各项业务活动提供数据支持和重要参考，是企业存在与发展的重要资源之一。企业档案信息资源的开发利用必须建立提高认识、提升素质和完善制度的基础上，建立在合法合规、安全规范的基础上。