浅析档案信息化“双轨制”应用中存在的问题及对策

田 艳

（青海黄河上游水电开发有限责任公司积石峡发电分公司，青海 西宁 810008）

档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案信息化双轨制，是指纸质文件和电子文件同步随业务流程 运转。

档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。一切国家机关、武装力量、政党、团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

1 档案信息化“双轨制”涵义

1.1电子文件的出现，不仅是存储方式的改变，更是档案管理范式的转变。档案信息化“双轨制”管理主要是指对档案的存储采取纸质与电子并存的管理办法。在实践应用中档案信息化 “双轨制”是对纸质档案和电子文件的并存管理；而在操作层面上，档案信息化“双轨制”则意味着从对纸质档案的收集、整编、建档、立卷过渡到对信息、知识和数据挖掘、融合与输出，是对信息洪流的疏导和规。

2 档案信息化“双轨制”发展趋势

随着档案信息化“双轨制”下档案管理的进一步开展，档案信息化“双轨制”管理将逐步进入电子化、网络化阶段。切实做好纸质文件和电子文件的并存管理—档案信息化“双轨制”的管理，才能更好地迎接“无纸化”时代的到来，实现最为理想的档案信息化“双轨制”管理。

3 档案信息化“双轨制”应用中存在的问题

电子文件形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子文件归档工作将电子文件的收集、整理、归档那个、保管、利用纳入本单位或有关部门处理程序和相关人员的岗位责任。为进一步加强档案信息化管理工作，认真贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策、法规。规范档案归档流程，切实发挥档案职能作用，以下为档案信息化“双轨制”应用中产生的问题：

《档案管理信息系统》电子挂接问题。

1）未在档案管理信息系统内进行电子挂接。归档人员对形成的文件材料只进行纸质文件归档，没有遵循电子文件纸质文件的物理归档原则，未在档案管理信息系统对形成归档的文件材料进行电子 挂接。

2）电子文件与纸质文件不对应。档案管理部门对电子文件归档部门文件材料审核过程中经常发现电子文件内容与纸质文件内容不对应，未实现电子文件纸质文件的物理归档原则。

3）电子文件整理、收集不规范、不完整。归档部门移交具有保存价值的电子文件的电子文件整理、收集不规范，不完整，会造成纸质文件和电子文件不能同步随业务流程运转。

4 纸质归档材料问题

1）归档的文件材料应为原件。归档部门的文件材料内出现复印件，复印件无法保证文件材料真实性、完整性、准确性，无法维护企业档案的齐全、完整、准确。

2）纸制文件材料归档须转换成PDF格式电子文件，挂接到档案管理系统中。档案的本质属性是原始记录性，电子文件如不是PDF格式，会造成再次修改问题，修改的电子归档文件材料无法保证文件材料真实性、完整性、准确性。按照“双轨制”归档要求，纸质文件和电子文件不能同步随业务流程运转。

5 对策

1）循双轨制原则。档案管理信息系统专为档案管理设计开发的软件系统，遵循国家档案局《归档文件整理规则》内容和集中统一管理档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。它具备高效、高质、简单、实用的特点。档案信息化归档工作遵循双轨制原则，纸质文件归档的同时须将相应电子版一并归档。

2）电子文件与纸质文件一致性。电子文件形成单位或有关部门应对形成的归档文件材料真实性、完整性、可用性进行检查，按照“双轨制”要求，保证纸质文件和电子文件整理协调统一，确保移交档案部门的归档文件材料电子文件与纸质文件一致。

3）电子文件的真实性、完整性、可用性。如果电子文件整理、收集不规范、不完整，就无法遵循电子文件真实性、完整性、可用性原则。档案部门按照国家有关要求对其真实性、完整性、可用性进行检查，检查合格后方可接收

4）归档文件的真实性、完整性、准确性。归档的文件材料应为原件，复印件无法保证文件材料真实性、完整性、准确性。无法维护企业档案的齐全、完整、准确，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

5）PDF文件材料不可修改原则。按照“双轨制”归档要求，纸质文件和电子文件同步随业务流程运转。为保证纸质归档文件材料真实性、完整性、准确性，防止修改，进行电子文件归档须进行PDF转换方可进行档案信息化“双轨制”归档。

6 结语

档案是历史的真实记录，做好档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。档案法实施30多年来，对加强档案的收集、管理、利用，维护国家档案资源安全，随着中国特色社会主义进入新时代和全面依法治国方略的推进， 明确提出“坚持中国共产党对档案工作的领导”，强调各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，保障档案事业发展的经费。在坚持统一领导、分级管理原则的前提下，有效兼顾各行各业档案工作的特殊性，体现档案管理的科学化、专业化，推进档案管理提质增效。作为档案管理部门和档案员，必须认真贯彻落实《档案法》和档案行业标准相关规定，按照档案管理的各项要求，完善档案管理责任体系，强化宣传培训，增强档案管理意识，健全规章制度，确保档案管理规范高效，加大投入力度，完善档案管理基础建设，保证档案信息化“双轨制”应用中的顺利开展。