信息化背景下文书档案管理工作的创新路径

易春丽 龚鑫琪

（1.湖南省地质矿产勘查开发局四0五队，湖南 吉首 416000；2.湖南省湘西工程勘察院，湖南 吉首 416000）

1 引言

随着信息时代的飞速发展，文书档案的信息化建设逐渐提上日程；同时，文书档案的信息化建设也会直接推动地勘局信息化发展的进程。由此催生的现代化档案室是档案管理信息化建设的枢纽，它掌握着档案资料的提供与接收，是档案信息网络的节点。档案管理在如今的形势下面临着许多需要立即解决的问题，需要摸索出档案管理工作的创新路径才能解决困境让地勘局档案管理工作焕发生机活力，建立科学合理的档案管理模式以满足社会主义经济发展的需要，为社会发展提供深厚的资源保障。

2 档案管理工作的现状分析

1）传统管理模式不规范。地勘局档案管理工作主要是收集、保存以及保管资料，其保存方式是传统的纸质档案排架式管理,这种保存方式占地面积大、查找资料繁琐且档案极易损坏，经营时间较长的单位的资料多，管理难度大。这种传统的管理方式流动性不强，不能实现信息共享或看到其潜在的价值，而仅仅是将它作为研究的参考资料。因此大多数资料在管理过程中没有交集，所以缺少规范的管理模式就会限制地勘局档案管理的发展，进而无法体现档案管理工作的重要作用。档案管理的工作流程是上级下达命令、下级完成。而上级要先明确收集的任务，档案工作人员才开始集中收集资料，这种不科学的工作模式导致的时间不够、未核实收集的资料而影响资料的真实性的问题时有发生。

2）档案管理的人才漏洞。研究人员储备了丰富的专业知识，但是非专业的档案管理的人员缺少专业的知识与管理经验、没有受到专业的培训，因而档案管理工作未能得到有效开展。并且在筛选工作人员时由于不够重视档案管理而导致大部分人才的流失，进而影响档案管理的整体发展。档案管理工作具有专业性与服务性特点，缺乏专业性的工作人员通常将其定义为资料的收集与储存，而这仅仅是档案管理最基础的工作内容。如果员工没有对档案管理有清晰地认识就会出现资源的开发利用与社会需求冲突的问题；不少员工甚至会产生信息化建设与档案管理工作无关、电脑不如人脑等错误观念。

根据不完全统计，大部分在档案管理工作的人员都身兼数职，繁重的业务无法让员工有充足的精力学习专业知识与技能，其次，年龄段差距大，老员工习惯了传统的纸质档案管理方式，对电子文件的传输、存储等操作运转不了解，而年轻员工只懂得电子数据、信息传输等通信技术，对管理环节了解不多。

3）档案管理的资金漏洞。由于档案管理工作不被重视，因此资金的投入也十分有限，地勘局档案管理是一项科学性较高的工作需要足够的资金投入来引入基本设施开展工作。

4）档案管理的技术漏洞。根据大数据显示，大多数地勘单位的档案管理方式仍停留在人力操作方面，有的单位甚至没有独立的档案室。由于资金投入不足而影响现代化技术的应用，档案管理工作的效率停滞不前，如果档案管理工作未来依然没有熟练地运用现代科学技术，那么其工作的难度系数将会直线上升，影响管理工作的顺利 实施。

5）档案管理的开发漏洞。有效的信息系统反馈机制在如今的档案管理工作中尚未建立，而编制工作突出保密使其具有滞后性，阻碍了资源的开发利用，单位无法全面掌握档案的情况，可利用资源、利用程度和价值方面更是无从知晓。单一重视保密而忽略资源的开发利用导致档案资源得不到最大化的利用。

3 档案管理的创新路径

1）创新档案管理的管理模式。创新档案管理模式可以推动档案管理工作的顺利开展，在信息化的大环境下，如果不能进行管理模式的创新，不仅工作难度大大上升，还不能满足新时代社会发展的需求。在信息化、数字化不断发展的背景下，档案管理更需要抓住机遇，在结合自身情况、遵守法律法规的情况下建立新型管理模式，地质档案管理是地质档案实现资源的利用的基础。因此规范管理工作才能发挥档案管理的现实作用。

2）创新培养档案人员素质。对档案管理人员需要强化自身素质，确保工作人员储备全面的专业知识，能够熟练使用现代化科学设备，进而改变传统化工作方式。档案管理人员素质的高低，会对档案管理工作能否顺利完成起决定作用。因此全面提升工作人员的素质水平是现代档案管理工作不可避免的任务。首先，地勘单位需要重视工作人员的素质教育，其次，需要重视当代员工应用信息化的能力。必要时可以引进现代化管理技术，鼓励员工、调动员工的学习兴趣。当然，在信息化时代，更需要员工通过自身的努力掌握管理技术与现代化方法。档案管理人员需要与时俱进，提升业务能力，树立正确的三观，培养吃苦耐劳的精神和强烈的责任心。服务观念强是档案管理人员自身必备的特点，在立场、观点、政治上对档案管理人员有着较高的要求。

3）创新档案资源的利用。档案管理的最终目的在于对更好的开发和利用资源，充分挖掘档案可以提高资源的利用率，档案资源对地勘单位是对地质最真实的写照，能帮助推动地质工作的进行。及时配备信息化建设中必要的设施便于档案管理工作充分利用现代化科技，改变传统的管理模式和工作流程，加快信息化进程。

4）创新档案管理服务。信息化时代，传统的服务模式具有许多的缺陷与不足，为了适应时代发展的需要，档案管理服务需要做出 转变。

引进积极热情的服务方式，强化服务意识，提高工作效率，有针对性地提供服务。主动服务可以打破由被动服务引起的资源的滞后性和束缚，鼓励员工更积极主动地整理利用掌握的资源，促使工作人员了解并进入新时代服务模式，这体现了档案管理工作的开放性与主 动性。

拓展服务领域，信息化时代人们的生活与工作都离不开档案管理信息服务，积极推动档案管理信息服务的社会化，由地勘单位内部转向整个社会。可以在地勘单位内部建立一个提供给工作人员使用的服务平台，工作人员通过互联网进行资源的查找。或建立档案服务网站，拓展互联网业务，可以成为档案管理服务的一种渠道，以网站为基础，实现档案信息库的现代化建设、资料信息数据化。

对档案管理服务功能进行创新。档案管理不应该只对工作人员开放，还应该注意到其具有的教育功能，为社会提供更为全面的服务。

针对不同级别的档案提供不同的密保服务，为使用者在线查阅时提供信息安全保障。同时，提高数据的保密工作，如数据下载时的加密、坐标等私人信息的隐藏、IP地址的监控等手段。

4 结语

综上所述，在信息化的大环境下，我国档案管理虽取得了一定的成绩，但在社会的飞速发展中仍存在缺陷与不足，信息技术的发展给档案管理的现代化建设与创新带来了机遇，同时档案管理的创新也面临着巨大的挑战，它是档案管理满足信息化时代下社会需求的必经之路，档案管理在创新中建立，在创新中成长，档案管理工作人员需要学习专业知识、提升自身素质，档案管理的工作机制与管理模式需要创新，以满足当前社会发展对档案管理服务的需求。