大数据时代背景下高校学籍档案管理的现状及创新思路研究

2020-02-26李娜

卷宗 2020年28期

李娜

（湖南科技学院教务处学籍管理科，湖南永州 425199）

大数据已经成为当今国家调控、企业决策乃至个人生活服务的核心议题。高校的学籍档案工作在高校学生们的学习、生活、乃至毕业后的工作中都有着举足轻重的作用，其保存了学生个人在校时期的相关学习信息。随着大数据时代的到来和飞速发展，高校学籍档案管理工作必须要紧跟大数据时代的步伐，与时俱进；通过不断的探索数字化与现代化技术的科学、合理有效的对接，来改革与创新学籍档案管理的新路径。

1 大数据时代高校学籍档案管理的现状

1.1 系统设计缺少明确的目标及针对性

在大数据的新时代，学籍档案文件规划管理中存在的许多问题主要与系统设计有关。在学籍档案设计文件管理系统的过程中，生成有关文件信息资源的信息、空间格局和管理，对空间、权限、经费和标准的限制较大，使得学籍档案管理标准难以确定其针对性，无法满足所有高校范围和统一标准。例如，在特定的电子学籍档案和学籍档案信息管理部门，由于学籍档案信息是活跃的，动态的，学籍档案信息与电子文件的合理匹配使得学籍档案信息文件之间的桥梁搭建越来越困难。

1.2 学籍档案管理与教学学院信息交流不同步

近些年，学籍档案管理工作开展紧跟时代的步伐，服务对象也在悄悄的发生着变化。由原来的行政管理逐步向高校的各个教学学院拓展服务，随着高校每年的不断扩招，学籍档案管理迅速扩大。例如，在大数据信息飞速发展的新时代，在学生学籍档案管理过程中，人们对大数据时代背景下的档案管理还没有形成一个有效全面的认识，这将导致学籍档案管理过程中会出现盲目性和概念、目标不明确等问题，从而限制了相关学籍档案信息管理部门与各级教学学院之间的沟通和同步，从而影响其可持续发展。

1.3 缺少学籍档案管理信息资源共享平台

目前高校学籍档案管理要解决的关键问题是档案管理的创新。在当前大数据时代的背景下，在构建学籍档案管理的过程中，大多数学籍档案管理执行部门对信息资源的理解模糊不清，导致信息资源频繁流失，浪费人力和物力。在一些学籍档案管理的实际工作中，单独的一个部门很难完成，因此需要诸多部门的联动效应。

2 高校学籍档案管理创新的必要性

2.1 当今社会发展的必然趋势

社会的各项事业快速发展和不断进步的不竭动力就是创新，也是国家在国际环境激烈竞争中稳步前进所必需的关键因素，能够在新时代的大背景下对新事物进行认识和观察，以新的创新思维和方法来完成任务以及正确面对和解决个人生活中遇到的各种困难。在全世界大数据高速发展的今天，学籍档案工作是国家教育部的重要组成部分，因此，对工作提出了新的、更高的要求，需要不断创新和更深入理解。

2.2 高校学籍档案管理发展的根本动力

伴随着我国高等教育的飞速发展和经济社会的快速前进，高校的学籍档案管理工作也相应的得到了迅速的进步。大学生学籍档案和信息资源建设也取得了很大进展。在大数据时代背景下，高校学籍档案的管理人员的社会意识和服务意识不断提高，但是高校的学籍档案管理仍存在服务项目单一，服务方式落后等问题。因此，高校学籍档案管理要与时俱进，解决当前大数据时代给工作中带来的问题，为高校学籍档案管理创造一个适应新形势发展的工作环境。

2.3 高校学籍档案可持续发展的重要保障

高校学籍档案管理工作的可持续的、良性的发展离不开思维的创新和改革，在学籍档案管理过程中，管理的可持续发展不可低估，以社会需求为导向，必须充分利用学籍档案管理的效率和应用，进一步的整合资源，从而在高校学籍档案管理和社会之间建立了互相发展的纽带。只有社会功能的加强和不断完善，同时还要关注社会发展的需要和人文关怀发展的趋势，才能实现高校学籍档案管理的可持续发展。

3 大数据时代背景下高校学籍档案管理的创新思路

3.1 明确高校学籍档案管理系统设计的目标及针对性

全球大数据时代的到来，社会也正在信息化，为了实现高效高质量的高校学籍档案文件管理，有必要合理规划文件管理。第一,管理理念的变革中,特别是学籍档案管理的相关部门,整合大数据时代的信息资源,改善管理通道,拓宽学籍管理革新性的管理理念作为必要原则，文件管理和方法的创新保证了学籍档案文件的稳定性和科学开发的安全性。同时，在日常管理和构建中，要以科学发展为导向，提高学籍档案管理人员的工作待遇，明确学籍档案管理的含义，把握学籍档案的现代性。

3.2 搭建高校学籍档案管理与教学学院信息交流的桥梁

我国高校的学籍档案管理工作在整个高等教育事业服务中起着非常重要的作用，因此学籍档案管理的服务创新也是必然发展趋势，不断整合优化和创新基本理念，因此，在对整个系统进行改进的过程中要从以下几个方面着手。首先要做好学籍档案管理的不断创新和完善。提高管理的整体服务水平、质量和效率，摒弃传统的学籍档案管理任务的松懈和盲点，要建立一个完整、科学、合理的管理机制。其次要阐明大数据时代背景下管理人员的任务，每个学籍的状态文件管理的内容变得清晰以，便顺利开展工作，维护学籍档案系统的管理，不断创新。

3.3 构建学籍档案管理信息资源共享平台

当今社会，大数据资源共享已经渗透到各行各业，高校学籍档案管理的资源共享也是必不可少的。信息管理的学籍档案由资源平台进行存档，在学籍档案建立过程中对类似内容，类似综合信息资源的共享，不仅可以实现这样的平台，还可以提高学籍档案管理的广泛性和突出性。首先，将科学发展观作为学籍档案资源最优化的概念提出来，将大数据与学籍档案管理相结合，将学籍档案管理的实际情况相结合，实现完全稳定的结合。其次，需要建立综合功能，实现学籍档案信息的分层共享建立学籍档案管理资源共享平台，及时获得相关问题的反馈，保证了学籍档案管理资源信息共享的效率。