企业档案管理信息化建设的实践与思考

李欣艳

（青海盐湖工业股份有限公司，青海 格尔木 816000）

档案管理的基础就是档案信息化建设，二者之间属于包含和被包含的关系，档案管理以档案信息化为基础，档案信息化以档案管理为最终目的，二者相辅相成，共同为对方提供便利。所以，档案管理人员要具备专业的档案管理技能，确保管理的安全性和档案工作中零失误，让档案信息化和档案管理共同进步，共同促进企业的发展。

1 企业档案管理信息化建设的重要性

1）实现原件的全面保护。纸质档案会随着时间的推移出现泛黄、破损、字迹模糊、信息丢失不全等问题，导致档案信息价值降低、管理失去意义。利用扫描仪将纸质档案信息转换成数字信息，并形成电子文件进行归类、保存和更新管理，就能避免上述问题的出现，同时也可以全面保护原件。

2）提高文件归档的高效便捷性。传统的手工档案管理方式不仅耗时耗力，而且繁琐的文件信息需要档案管理人员相当的细心，否则归档过程中极易出现失误，而对错误的纠正又会引起相关信息的大面积修改，不仅增加了工作量，而且错误纠正不及时，也会给企业造成不同程度的损失。实现信息化之后，文件归档变得简便易操作，档案管理人员利用计算机进行一系列操作即可完成归档任务，智能化系统也能自动检索可能存在错误的地方并提醒纠正，非常高效便捷。

3）实现档案检索的自动化。传统的档案多存放在档案室中，企业越大档案资料就越多，查找起来就越慢，工作量就越大。档案管理工作实现信息化，能够基于计算机通过在检索框输入关键词或序号进行查询，速度快、效率高，同时支持多角度搜索，全面保证信息查找的完整性和准确性，档案管理的效率也可以得到极大的提升，而需要人工操作的工作量则会大大降低。

4）进一步增强档案的安全保密度。企业尤其是大型企业的档案信息关乎企业的整体生存和长期发展，一旦泄露就会给企业乃至国家社会造成重大损失，甚至是不可挽回的损失。档案管理实现信息化之后，其保密性和安全性要远远高于纸质文件，加密设置、权限设置等，都能将档案资料信息的查阅范围限制在特定人群中，配合对企业员工管理意识的强化，能够降低档案信息遭窃或外泄的风险。

2 档案管理信息化建设目标

由于档案信息化建设在现代企业的生存与发展中具有重要价值，因此必须对其建设目标有清晰地设定，确保形成具体可行的战略目标。对应到现代化企业上，开展档案管理信息化建设工作，必然会将提升档案管理质量、促进企业良性发展作为基本目标。而处于市场经济体系内不同单位与发展水平的企业会因为各自的起步、发展、定位、信息化程度等客观条件的不同，就档案管理信息化建设问题提出差异化策略，并且结合发展需要确定科学的信息化建设重点。利用网络平台，档案管理人员将新发生的事件信息实时记录下来，企事业单位内部人员也可以在手机等移动终端上进入档案，及时接收、并且结合个人需要随时搜寻其他相关信息，极为便捷迅速。加上信息数据可以在计算机内部及时更改，便于信息的更新和修正，且计算机信息容量大，方便长期储存，能够延长信息的历史使用时间。为了实现企业档案管理信息化建设的重要目标，加大对新媒体的运用，实现二者的紧密结合，是企业面对的首要问题。

3 档案管理信息化建设的创新思路

1）注重档案信息化建设基础业务。公司需要对基础业务予以重视，逐步增强档案信息化建设的广度与深度，提升档案管理的质量与数量水平，渐渐搭建出信息资源库，使得档案的搜集数量大大提升，构建出一个多样化、丰富的档案数据资源库。要提升档案信息化建设的基础业务，需要从以下几个方面着手：首先，需要强化对档案信息的获取。在公司的档案信息化建设中，档案是关键的内容，公司的档案信息化建设效果会受到档案数量的制约与影响。所以，需要强化对档案的收集，这是将来档案信息化建设的基础。其次，需要对档案数据库展开统一规范。只有规范化、统一化的信息格式，才可以形成高效、规范的档案信息共享资源。在进行档案信息化时，公司需要切实推进文字档案的信息化储存，通过新时期技术，有效保护企业相关数据，把传统的书面文字档案转变成为电子档案，构建出信息资源库，保证档案资源可靠、全面，方便员工进行快速查阅，使得档案管理的效率得到提升。最后，还需要给予有力的软硬件支持。从硬件建设上个进行分析，公司的档案管理机构一定要得到上级领导的支持，获得足够的资金支持，从而让硬件需求得到保障。而对于软件建设来说，公司需要构建出与自动化密切结合的办公系统，并严格根据我国的信息化建设行业标准与法律。在积极展示时效性、全面性、准确性的基础上，促进公司档案管理有效整合，实现档案信息化高效管理。

2）建立档案信息资源共享机制。基层不同单位的工作差异性较大，政府相关部门在进行基层管理阶段，需要推进信息共享工作，通过网络管理体系的构建，利用科技手段将各个区域的国有企业档案搜集起来。此时管理部门对基层水利档案管理工作足够了解，此时信息化的建设还能将不同单位的档案调用工作做好，也就是说当国有企业档案丢失或需要临时调用时，可以从上级部门所建立的档案信息库直接进行调用，通过对档案信息的安全管理，则员工的安全意识能有效提升，在档案管理工作阶段注重个人的专业性。通过定期组织基层部门参与研讨会议的途径，各个单位有机会一起讨论，在档案信息化建设方面的问题，注重对档案信息化进度进行调控，各个部门有机会反思自身在实践工作阶段的不足，并实际采纳改进与优化方案。此时基层单位对各个阶段的国有企业项目落实情况有一个更为全面的了解。

3）培养高素质的档案管理人才。原有的档案管理工作形式简单，因此管理者存在素质较低的问题，大部分档案管理者只是懂一些基本的计算机操作技能和档案知识。但是新时期档案管理工作需要高素质的管理人才，需要档案管理者拥有较强的综合能力。因此，公司需要强化校企合作，通过引进学校的一些高素质、优秀人才，为公司的档案管理工作注入新鲜的血液与活力。同时，公司还需要对档案管理者展开计算机技术培训，让管理者熟练使用各种计算机技术，甚至可以让一些优秀的员工出国深造，让他们学习更为先进的档案管理技能与知识。除此之外，公司的档案管理者还需要主动加入公司开展的再教育活动与培训活动中，努力学习档案管理信息化建设过程中的相关经验，逐步增强自身的管理水平，并按照公司的现实运营状况，促进企业档案管理信息化建设。

4 结语

由此可见，随着大数据时代的来临，公司展开档案信息化建设已经是大势所趋。档案信息化建设是一个动态的、复杂的内容，只有企业密切结合自身实际，分步实施，科学统筹，以多个部门的配合、技术保证、资金支持等为依托，打造一支高素质的档案管理人才队伍，才能够创新档案管理方法，紧抓机遇，以档案信息化建设促进公司的信息化全面发展。