大数据时代企业档案管理发展趋势

汤光华 李会香

（华能龙开口水电有限公司，云南 大理 671506）

1 大数据档案的特征

1）数据庞大。大数据最显著的一个特征就是数据库的恒河沙数，在一定意义上，数据库中的档案管理需要储存极多的信息，对于企业发展中各项事务均需输入企业档案中，其的内容不仅要包含人力资源信息、项目工程信息，还要包含危机整治信息。除此之外，其还要对企业日常的工作活动进行记录，因此，企业档案中所记录的大部分信息是重复的。企业在运营的过程中时时刻刻都在产生或编制信息，因此输入的信息不可计数。由于数据的繁多性，所以运用以往的存储方法是非常不切实际的，于是就制造了大数据的管理系统。大数据库能够快速、高效的收集、分类与处理庞大的数据信息，同时其可以充分保障数据处理的精准度。通常来讲，大数据管理对于处理庞大数据的管理者的能力要求极高，所以，其在处理的过程中要特别 重视。

2）数据类型繁多。大数据时代视角下，由于有了更高的水平来实施数据的处理，因此在处理数据的过程中除了数据的数量得到了增加之外，数据的类型也得到了扩充。大数据时代革新了以往的数据处理方法，数据的搜集渠道较为广泛，在大部分数据平台上推广了共享功能，同时传播的速度极快。整个数据库的结构系统并非结构化的，无论是视频文件还是文字文本又或者是数字化的运算，在数据库中均能够获得解决。大数据中的数据类型较为繁多，因此也就增加了分析的难度，档案管理工作者在分类的过程中应选用先进的技术去分析其中的各种类型的数据，从而对多元化的数据有更加深入的了解。档案管理工作者应当具备极强的数据分析素养，对于不同种类的数据进行处理时应努力做到精准。针对需求来实行分类整理是企业中较为普遍的一种方法，这种方法能够达到降低筛选难度的目的。通过运用先进的技术来进行处理，能够将整理水平与工作效率发挥到最大化。

3）信息可用密度低。在搜集信息的过程中，并非信息的数量越巨大、类型越繁多，得到信息的成效与信息的分析也就越清晰，与此相反，在星罗棋布的信息库中，其的分析工作是非常艰巨的，大部分信息实际上并没有实际意义。在信息库中，部分信息并非完整正确的，在分析的过程中倘若没有认知到其的这种特性，就非常容易导致出现信息分析错误的现象，不同的信息的价值是不同的，企业档案管理者在开展数据分析的工作时，必须要通过一层一层的筛选之后再运用，我们在运用信息的过程中应当尽量精确，并利用这种方法来降低最终的结果的错误性。数据的错误会导致最终分析结果的错误，因此，企业档案管理者应当做好不同数据之间的凭证，从而来提升最终结果的精确性。

2 大数据时代视角下的企业档案管理新需要

1）需要革新管理观念。伴随社会的进步，技术人员在管理档案中所运用的工具也愈发的多元化及先进化，在这样的环境视角下，企业档案管理工作者应当革新自身的管理观念。使管理的观念紧跟时代潮流的发展。在管理企业的档案过程中，应当站在大数据的高度上解决各种问题，同时在管理的过程中要学会结合多种管理方式，利用多种方式的目的就是能够有效降低其中的矛盾，以此提升档案管理的效率。档案管理工作者所选取的管理方式主要是由其的管理能力以及管理难度来决定的。上文曾说过档案内容较为繁杂的状况，所以在进行分析的过程中，尽量充分发挥各类档案的作用，并且也应分析其中的不同数据，同时做好核查，唯有这样才能够确保最终结果的精确性及真实性，努力做到科学性与精确性，这样才能够有效降低档案管理工作的难度，所以，合理的革新档案管理的观念是十分具有必要性的。

2）需要多元化的档案管理模式。档案的繁多性需要更好的管理模式。技术人员在管理档案的过程中，应当运用多元化的管理形式，从而有效提升档案管理的成效，尤其是分门别类的管理模式。多元化的模式应用在数据库的整治中是非常具有现实意义的。这样能够方便日后更加快捷的查找。

3）需要高素质的档案管理者。大数据时代视角下，运用多种先进的科技手段早已成为趋势，因此，企业在选拔档案管理者的过程中，应当重点考核档案管理者的技术水平。档案管理者应当具备大数据的管理观念，在面临大数据管理的过程中，努力做到对不同种类数据的完善分析。根据不同类型的档案，运用不同的分析方法及管理方式。总而言之，档案管理者不仅应当具备一定的技术水平，还应当具备一定的管理知识，只有这样才能够切实搞好不同档案的分类工作。

3 大数据时代视角下，档案管理的发展趋势

1）大数据时代背景下，档案管理工作重心的转向。大数据时代背景下，档案作为数据中不可或缺的主要构成部分之一，档案管理工作未来将有极多的发展机遇。如：档案资源和大数据的结合，大大的提升了档案工作的“智能化”，转换了以往的档案管理形式，档案工作也由技术含量低端朝着高端迈入。又如：有专家曾提出档案工作未来的探讨核心是“数字档案资源优化与服务”，侧重于优化运用服务的适应性，企业档案管理的核心将转入跨专业、跨单位、跨系统、跨业务的档案资源优化与服务的共同改革与合作。

2）积极运用大数据平台是必然趋势。在网络资源逐步广泛的背景下，主动积极的开展档案的分析其实就是对信息化的大平台进行全面的整理及运用。企业在开展档案管理工作时，能够运用各种高科技手段来解决难度极大的数据分析。在网络平台上开展数据分析工作时，最关键的一个环节就是提升档案管理者的综合素质，培育档案管理者的思想观念，提升档案管理者在数据运用与网络应用的技术水平，以及提升其对于搜集、整理档案的工作速率。并且，要及时对档案管理系统进行更新，开发一个符合企业工作人员与档案管理者工作需求的系统，以此优化和完善企业档案管理的网络化水平。除此之外，企业还应当充分发挥这个大数据平台的性能及作用，在管理的过程中完成对不同档案管理事务的优化与完善，在进行信息管理期间，也要将这种管理手段运用到内部管理和控制体系的优化当中，同时在此阶段内完成对档案管理安全性的增强。

3）未来仍需不断强化制度，向信息基准化发展。在开展档案管理的工作过程中，企业也必须要对其制度进行强化与完善。由于档案管理对于所处理的对象具有一定的针对性，因此在开展实际管理的过程中，企业应当根据具体状况进行准确的分析，这样才能够对不同的信息进行精确判断，针对判断的结果来规划制度。企业在规划相关制度的时候，应当来参照管辖区的特征来实施制度的优化，不可各个区域都运用相同的管理制度，在管理的期间应当搞好不同责任的明确划分，这是由于档案管理的标准不同决定了责任的不同，因此，企业在对制度进行优化和完善的过程中，就应搞好信息基准化的实现与不同政策制度的统一。并且，还应做到制度的强化与革新，从而推动档案管理工作质量的提升。

4）企业档案管理将要向“一切归档”的最终目标迈进。从国家档案局所颁发的十号令角度来看，在大数据时代视角下，档案管理的范畴需要纳含企业每项管理工作中产生的文件资料，档案的归档范畴因此得到了扩大，也进一步推动了“一切归档”最终目标的实现。而想要加快该目标的实现进程，就要求企业档案管理平台能够和所有业务系统进行充分连接与实时交互。在企业其他信息系统中融入档案系统，既需要使所有系统中具有价值的数据与资料可直接在线归，还需要规划和领域业务流程及数据运用需要高度切合的解决策略，以此使未来的档案资源可以随时优化各系统的运作流程。