大数据时代下档案保密工作面临的挑战和对策研究

孙 丽

（中国西南电子设备研究所，四川 成都 610036）

1 前言

近年来，在互联网全面普及和信息技术飞速发展的背景下，中国迎来了大数据时代。大数据技术在各行各业的有效利用极大的提升了行业的发展水平和效率。但是值得注意的是，大数据技术在档案管理中的普遍应用，给管理工作带来了极大的便利的同时也带来了保密工作上的安全隐患。所以，如何能够更好地发挥大数据在档案管理工作中的优势和实用价值，同时又能够尽可能的避免因大数据技术的应用所带来的档案保密相关的风险，是业界的专家学者亟需思考和研究的问题。

2 传统档案保密工作的特征

在传统的档案保密工作中，主要有以下三点特征：一是传统档案类型以纸质和实物为主，档案保存的地点和保存的环境都是相对安全且保密的；二是档案在收集、整理和归档的过程中都严格执行着相应的管理制度，并且在管理的过程中尽可能避免将信息与互联网相联系，尽可能的减少档案信息泄露的可能；三是档案借阅制度和流程较为规范，需要经过严格把关才会向档案借阅人员出示档案信息，这样也尽可能的降低了档案内容泄密的可能性。

但是，在大数据时代背景下，档案管理工作无论是从管理方式还是借阅方式上都发生了较大的改变，这也给档案保密工作提出了更大的挑战。

3 大数据时代下档案保密工作的特征

大数据时代，人们日常所接受的信息呈爆炸式的增长，各行各业也因大数据时代发生着改变。同样的，档案管理工作在享受着大数据所带来的便利性的同时，也需要处理因海量数据所带来的有效分析上的困境。在大数据技术的支持下，我国的档案管理工作普遍引入了信息技术，将纸质档案和实物档案经过处理，升级成电子类档案，并且档案信息也利用互联网上传至档案管理平台，进一步的提升档案管理的工作效率和工作水平。这种管理变革也对档案保密工作提出了新的要求。

大数据时代下档案保密工作的特征主要有以下两个方面：一方面，在大数据的支持下，档案的资源采集途径越加的丰富，档案资源也获得了爆炸式的增长，相较于传统的档案保密工作，在大数据时代下有效的对档案信息进行甄别并有针对性的进行档案保密工作已经更加的困难；另一方面，在大数据时代下，各种档案数据资源不仅数量巨大，种类繁多，而且利用大数据分析技术能够将档案信息更快的进行处理和电子化转化，这一切都会给档案保密工作形成较大的压力和提出更大的挑战。无论是从管理方式、保存形式，还是从技术支持等方面，档案保密工作都因为大数据时代的特征而面临着种种潜在的 威胁。

4 大数据时代下档案保密工作面临的挑战

1）大数据技术所带来的安全隐患。虽然大数据技术的有效应用能够帮助档案管理工作进一步的提升工作效率和工作水平，但是大数据技术本身也会给档案保密工作带来安全隐患。第一，在大数据技术的支持下，人在使用计算机的同时也留下了诸多的操作痕迹。大数据技术通过对痕迹进行分析，可以获得非常多的有效信息，这也极大的减少了秘密存在的可能性。在进行档案管理的相关操作时，不可避免的会在计算机等电子设备上留下操作痕迹，将一些数据信息残留在部分终端之中。在别有用心之人的刻意的信息采集之中，就会造成档案信息的泄露。第二，目前，在档案管理的工作中，管理人员主要是采用云储存和磁盘储存等技术进行操作，想要抵御黑客或其他别有用心之人对信息的窃取，就需要从硬件设备和软件技术等方面不断的进行优化与革新，否则就有可能因信息泄露而导致严重的损失。第三，由于目前针对大数据技术的规范使用尚未建立起完善的管理机制和监督机制，所以档案保密相关工作缺乏宏观层面的支持与保护，这也给黑客或其他别有用心之人提供了管理上的真空和漏洞，被他人利用大数据技术来获取档案信息已成为档案保密工作中巨大的安全隐患。

2）管理制度不健全所带来的隐患。大数据时代让传统的档案保密工作无论是从形式上来说还是从管理模式上来说都发生了极大的改变，而当前普遍存在的管理制度不健全、管理要求不符合当前的实际安全需要等问题，也给档案保密工作带来了隐患。一方面，在当前的档案保密管理过程中，普遍存在责任分工不清、职责落实不到位的问题，对于档案的保密期限和保管期限也没有进行严格的区分与明确，导致档案管理不规范；另一方面，在档案的调取和查阅中，也存在一定的安全隐患。由于目前针对电子档案的管理尚未建立起健全的管理制度，导致在查阅和调用档案的过程中存在监督缺失和规范约束的问题，对于档案资料的查阅和使用也存在较大的随意性，这也就使得大数据时代下更容易出现档案泄密等问题。

5 大数据时代下档案保密工作的优化对策

1）提升档案保密工作的硬件和软件设备。想要进一步的优化大数据时代下的档案保密工作，首先就需要提升档案保密工作的硬件和软件相关设备。一是要尽可能的保证档案库房的安全性，通过采购符合档案管理标准的配套设施来进一步的优化档案管理条件；二是要采购符合档案保密资质的相关设备，这样才能够进一步的保证档案，尤其是电子档案的安全性和保密性；三是要进一步的优化和提升档案管理系统的防火墙、病毒检测等软件上的相关防护措施，使档案管理系统能够有效地防止外界的非法入侵。另外，针对电子档案的管理，还应该通过利用加水印、加密等科技方式，降低档案信息泄露的风险，防止档案信息被篡改，进一步的保证档案的真实性和安全性。

2）进一步完善档案保密管理制度。进一步的完善档案保密管理的相关制度，是应对大数据技术给档案管理所带来的冲击的基础。想要更好的提升大数据时代下的档案保密管理工作水平，一是需要有针对性的对传统的档案管理方式进行创新和优化，在档案数据的收集、整理、储存和保密等各个方面建立起更加符合时代要求的严格标准，并通过采用更为完善的安全管理体系来进一步的保证档案信息的安全性。经过不断的探索和优化，逐步形成符合大数据时代要求的档案保密管理新标准和新制度体系。二是要结合当前的大数据时代背景，建立起更加符合发展实际的法律制度，使目前尚存在的管理空白之处或在漏洞之处能够通过法律的完善获得弥补，进一步的明确窃取或泄露保密档案信息所应承担的法律责任，使档案保密工作能够做到有法可依。三是应该加强对于档案管理工作人员的培训，使工作人员能够在大数据环境下进行档案管理操作的同时，也能够对常见性的系统入侵形式进行及时止损的应对，尽可能的保证档案信息不泄露，做好档案保密工作。

6 结语

大数据时代下，应该进一步的提升档案保密工作的硬件和软件设备，并进一步的完善档案保密管理制度，以此来对当前的档案保密工作进一步的优化，使工作能够更加安全有序的推进。