档案信息化建设与档案意识

2020-02-26杨镜

卷宗 2020年28期

杨镜

（云南省下关第一中学，云南大理 671000）

档案是学校教育管理工作从始至终各个环节实施过程中的重要原始凭证，是对信息的记录、保存、追溯的一种重要形式,确保档案完整,在学校的日常管理中起着重要作用。随着信息化时代的趋势日益明显，应用先进的信息技术手段进行档案管理已经是时代发展的必然趋势。而一切高科技手段的背后支撑依然是人，所以档案管理者的档案意识尤为重要，档案意识是推进档案信息化的关键所在。

1 档案信息化建设和档案意识养成中存在的问题

1.1 决策层对档案管理工作的重视度不够

档案管理工作是一项系统性的大工程，其过程是动态的，因为档案管理牵涉了大量的文件、图纸图片、人事资料、往来凭证等等重要资料，要将这些资料按时间顺序、按项目先后、按过程分门别类的进行分类、归纳与整理。然而目前学校档案管理的突出问题表现在几个方面：一是没有专门的档案管理部门以及档案管理负责人，认为只要收集起来，放进文件袋，存入文件柜就万事大吉，而且由于负责收集的人员素质水平差异，对于变更的、补充的资料没有及时进行归纳或是更换，就导致后期需要参考时得不到有效的文件支撑，模棱两可。二是对档案管理工作队伍建设的关注与重视度不够，资金上的投入相对短缺，档案管理需要投入的设备及人员无法到位。

1.2 人员素质不一，缺乏较强的安全防范意识

虽然我们已经大步迈进了信息化的新时代，但内部的多数工作人员还仅仅停留在使用的层面上，工作人员由于信息安全理论知识掌握不够，在实际操作中往往由于操作人员的一时疏忽，或者责任心不强等因素造成档案数据录入出现错误，最后导致档案信息不可靠。且缺乏一定的信息安全防范意识，也不具备基本的信息安全防范技能，使用过程处于被动位置，每每当档案系统或设备出现故障时，无法运转使用时才向相关部门反映，因此而失去了最佳的干预和维护时间，对档案系统平台的稳定性和正常运行造成了严重的影响。

1.3 档案管理机制及信息化水平有待提高

随着科技的进步，各行各业都利用大数据以及信息技术进行内部管理质量与效率的提升。学校也涌现了大量需要更新的信息与资料，然而档案管理信息化的应用不够全面，导致档案管理工作处于被动状态。主要表现在几个方面：一是缺乏有效的信息技术支撑体系，信息设备老化或是落后，无法满足档案管理数字化的需求。二是档案管理分工不明确，资料收集不完整，错漏补充不及时，变更更新不到位。三是信息化软件习惯性购买现成的使用，而不是结合学校实际研发，所以软件集成功能不强，功能单一，在具体的操作过程中录入、收集、分析等工作有不能及时快速有效完成,资料整理不完整、不规范等现象时有发生,种种问题都阻碍了档案管理水平的提升。

2 档案信息化建设和档案意识养成中的策略

2.1 改善硬件环境，加强信息化建设

工欲善其事,必先利其器。领导班子首先要针对学校当前信息化设备的配备落后的情况进行针对性的一一解决。一是要积极拓宽经费渠道，淘汰掉已经跟不上教学要求的信息化设备和仪器，如电脑、多媒体影像设备等；二是要积极争取上级的经费支持；三是要结合自身优势，充分利用自身资源，开辟多个途径来争取经费，如，与企业开展定向合作等方式解决信息化硬件配置落后的问题。

2.2 升级软件，积极转变观念

人的行为受观念和意识的影响，意识活动相当于信息化的软件系统。唯有转变观念，才能影响行动。所以，对于一些观念较为落后的档案管理工作人员来说，提升他们档案管理能力的第一步就是帮他们树立正确的档案意识和信息化管理观念，转变对网络猛如虎的陈旧认知。从信息化档案建设的便捷性、有利性，信息化时代发展的必然趋势，以及信息化管理模式下档案查询的快捷性等绝对优势，通过对信息化教学与传统档案管理的相通性等方面进行研究。帮助他们认可信息化教学的重要性与必要性，并从内心接受信息化管理模式，从而主动愿意改变自身的知识结构，积极学习和完善信息化管理技能，不断的学习新的管理模式，切实提高信息化技术在管理管理中的应用能力。

2.3 组织内部信息化技能培训

基于档案管理的实际需求，以及日后信息化管理的常态化出发。有针对性的开展信息化技能培训尤为重要。首先，很多档案管理工作人员日常的信息化技能应用多停留在一些简单的办公软件的应用上，为了更进一步的提高信息化队伍的能力建设，要针对当前在职管理人员整体的信息化水平，结合实际情况，进行有针对性的培训。如：一是根据能力阶段不同的采取相应的培训，哪里不足补哪里，一是信息技术的常识，如常用软件的应用与操作；二是档案资源的获取、分类、存储等等，以及档案信息的安全管理等全面培训，切实提高档案管理水平。