浅谈电子档案整理保护存在的问题及解决途径

2020-02-26顾志梅

卷宗 2020年28期

顾志梅

（云南省委政法委，云南昆明 650228）

信息化时代背景下，各类信息爆炸式增长态势，对信息资料的存储形式以及使用均提出了更高的要求，其中很多纸质档案在信息技术的支持下完成了电子档案的管理形式。为了能够满足社会对资料档案的多元化需求，档案管理部门为之建设了比较完善的电子档案整理系统以及安全保护系统，同时也对档案管理人员的专业水平能力提出了较高的要求。但是从电子档案整理保护过程来看，因为社会各个方面对电子档案的要求更高，加之资源整合以及应用效率不足，以至于暴露出更多的问题。因此，研究电子档案整理保护存在的问题及解决措施具有一定的现实意义，将有利于提升电子档案整理保护的整体水平。

1 电子档案整理与保护的意义

高度重视电子档案整理与保护，并科学规范开展工作，将有利于促进档案管理事业实现健康发展的目标。对于现代档案管理来讲，纸质档案与电子档案是两种基本的存储形式以及应用形式，其中电子档案是现代档案管理主要采用的形式，将有利于满足使用者多元化的需求。对于电子档案来讲，其整理与保护具有复杂性的特点，加之电子档案长期处于可被利用的状态，因此必须要采取科学规范的措施进行整理与保护，不然就会影响到使用质量。因此，档案管理部门相关工作人员需要认识到电子档案整理以及保护的重要性，应当基于实际情况与使用者的需求对电子档案整理以及保护进行分析，可及时发现问题及时进行解决；同时，面对使用率不断增大的趋势，电子档案整理与保护对基础设施设备也提出了较高的要求，需要基于实际情况加大投入，确保基础设施设备能够充分满足电子档案使用需求[1]。

2 电子档案整理保护存在的问题分析

随着信息技术的快速发展，信息技术全面改变了人们的思维方式、生活方式、工作方式等，其中档案管理在信息技术的支持下完成了信息化转化，同时，电子档案在社会各个领域发挥着非常重要的作用。但是在日常管理以及使用过程中，电子档案整理与保护并没有得到预期的重视，例如，基础设施设备资金投入力度不足、电子档案整理保护制度不够完善、储存空间条件有效、专业人才能力不足等等，这些问题的存在将会影响到档案管理的健康发展。

为了能够满足档案管理的需求，对电子档案整理保护工作提出了较高的要求，体现着规范化、科学化的原则。如今，所要管理的电子档案数量比较大，特别是一些成立较早的企业，很多档案还是新中国成立之前的资料，且主要以手工方式以及纸质方式存储，在查阅以及使用过程中难度比较大。为了能够提升使用的便捷性，需要对电子档案的格式进行统一，且需要构建一套智能的档案管理信息系统，才能满足社会多元化的需求[2]。

但是从实际情况来看，首先，电子档案统一的规范标准还需要进一步完善，由于规范标准未统一，以至于管理方式变得多样化，并进一步影响到管理水平；其次，电子档案的设施设备无法达到实际需求，档案管理部门不够重视，且未加强资金投入，进而导致电子档案整理保护还处于原始状态；还有的单位虽然已经完善了信息化建设，但是计算机技术主要用于目录打印，仅用EXCE表格对文件进行查找等。整体来讲，电子档案整理保护还有待提升，很多问题迫切需要解决。

3 解决电子档案整理保护问题的措施建议

1）针对电子档案加强整理力度。为了满足社会多元化的需求，电子档案以不同的方式进行存储，具体有移动硬盘、光盘、计算机、U盘等。因此，倘若要提升电子档案整理保护的力度，就需要对制度进行完善，需要将档案资料格式、分类、保管年限、拷贝形式等方面进行明确规定，其中部分档案资料的要求比较高，需要将其设置为保密级别。除开制度上的明确，还需要在手段上进行优化，建议管理类文件能够与办公OA系统完成数据共享，其中有些档案没有原始数据，可通过扫描的形式将其转化成为电子档案，并对其进行整理，可为后续使用提供便捷。

2）加强电子档案的保护力度。任何事物都具有两面性，虽然电子档案为人们使用档案带来了便捷性，但是也埋下了一定的安全隐患，如果不采用有效的措施，将可能导致电子档案被篡改、损坏等。对于电子档案的保护工作来讲，一方面要从硬件设施等环境入手加强保护，例如，防火、防潮、防盗窃，需要从环境方面加以完善；另外一方面，则是软件方面的问题，也是电子档案保护必须高度重视的问题，其中病毒防范是关键，需要安装杀毒软件等，并不断完善相关软件与系统，可降低不法分子的恶意攻击的概率。除开对计算机病毒加强防范之外，还要对设备管理以及存储安全引起重视，例如，需要提供完善的存储环境条件、相关操作人员要牢记密码等[3]。

信息化时代背景下，各方面信息爆炸式增长，为了能够提升电子档案信息的使用效率，那么不仅要做好整理工作，还要加强保护。保护并不局限于某一个档案管理部门的保护，还应当将保护延伸到在线传输、资源共享等各个方面，例如，在资料传输的过程中可采取加密的手段，将有利于提升对电子档案信息资料的保护力度。

3）对管理与利用、保密与开放的关系进行正确处理。在对电子档案进行使用的过程中，不能没有原则地向使用者提供档案信息以及利用方式。从国家相关要求来看，在电子档案管理过程中，需要采用不同密级的保护，只有具备权限的操作人员或者使用者才能进行使用。在对电子档案信息进行传输的过程中，需要以加密的方式进行传输，而且密匙需要定期或者不定期进行更换，最大限度保障档案信息不会泄露。此外，借助系统对电子档案信息进行跟踪监控，可及时发现问题并及时制定措施进行解决。系统具备一定的容错能力，能够最大限度降低错误操作的概率，从而减少这方面的措施。

此外，为了满足多元化的需求，建议对电子档案信息共享利用模式以及安全管理模式加强研究，不仅有利于提升电子档案的使用效率，而且能够最大限度避免使用过程中出现安全问题。

4）强化电子档案的法律效力。倘若要加强电子档案整理保护力度，那么就要明确档案管理部门的基本职能以及地位。建议根据国家相关的法律法规，对电子档案的储存归档整理、制作流程、保护利用等方面进行明确。要让电子档案管理具有法律效力，就必须立足于法律，使其证据效力能够充分得到法律的认可，将有利于保障电子档案的真实性；同时，也能够为使用过程中的保护提供法律支持。