数字信息化在企业人事档案建设中的应用

2020-02-26董隆基魏生莲

卷宗 2020年28期

董隆基魏生莲

（青海盐湖工业股份有限公司，青海格尔木 816000）

1 企业人事档案信息化建设工作存在的不足

1）忽视了档案信息化建设工作的重要性。档案信息化工作不能给企业人事档案管理带来一定的效益，一些企业忽视人事档案管理的信息化建设，造成档案管理信息化建设没有足够的资金，设备也比较老化，员工素质也没达到要求。而且，在办理业务时，经常需要提供纸质档案材料复印件，容易造成纸张变脆、变色，不利于档案的长期保管。

2）档案管理人员素质不高。尽管部分企业人事档案管理部门已经开始关注人事档案管理信息化建设工作，然而建设信息化管理工作不能直接带来一些收益，这主要由于档案管理人员的专业素质有待提升。分类不科学，造成有些档案信息受到时间的约束，所以信息化建设在企业人事档案管理有关部门中进行不畅。很多档案管理人员在进行档案管理信息化建设时，对有关知识不够了解，造成相关人员没有注意到档案管理信息化建设的意义，造成工作态度有问题，档案管理也受到了影响。

3）收集人事档案缺乏管理。人事档案管理在收集时不规范，使档案管理信息化建设工作进行不顺利。有关的事务不能在一段时间内记录下来，造成一些纸质档案和电子档案不能保持一致，有些纸质案卷不能和电子案卷相互配合，使信息传递出现了障碍，降低了工作效率。而且企业在不断改革，名称可能也在更改，因为电子档案更新不到位造成信息在几年之内不能同步。信息化建设收集系统要制定制度，在真正应用时却没有按照其要求进行，不符合规章制度的要求。企业人事档案收集不能按时完成，一些人事档案信息收集不完全，过程不标准，无法确保档案是准确、有价值的。

2 新形势下企业人事档案管理信息化建设的策略

1）转变管理意识，构建人事档案管理信息化制度。新形势下管理者应当对信息化档案工作的转型与创新给予足够重视，主动学习国内外信息化管理经验，树立信息化管理理念，从宏观层面推动企业内部管理制度的调整与优化，以便充分适应信息时代对企业人力资源管理提出的新要求。档案管理制度建设是各项工作有序进行的保障，企业应以国家相关政策为指导，从制度上做出安排，确保各项资源的合理投入，利用已经存在的信息系统平台构建科学发展规划，从长期、短期等多个层面推进信息化管理制度的有序建设；在制度的落实过程中，管理层应当深入研究当前医改新趋势，把握信息化人事档案管理的新特征，提高信息化档案管理制度的执行效果，促进人事档案信息资源的有效挖掘；提高信息安全管理意识，明确制度规范在风险管理中的意义，统一企业档案管理标准，针对信息安全建立风险控制机制，完善风险管理规范，以确保人事档案在存储、利用过程中的完整性和安全性。

2）整合信息资源，实现信息共享。企业人事档案信息化建设是一项系统且复杂的工程，并不是一蹴而就的，在构建人事档案信息系统之后，企业应该以发展的眼光看问题，从全局战略的角度出发，使传统各自为政的局面发生改变，解决信息孤岛问题。通过现代技术的使用，对单位内部各个系统进行集成，将各个部门连接为一个整体，实现信息的互通有无，以人事档案信息化建设为依托，完成一体化信息平台的打造，从而为科研人员提供更加优质的服务。上述企业在人事档案信息系统建设完成后，将人事档案内容建设列为了重点工作内容，不断补充档案信息，人事档案工作的中心由档案管理逐渐过渡到档案内容完善，以及为科研人员提供更加优质的服务上来，将一些能够对职工人事制度改革成果，且反映职工优异表现的材料录入到信息系统，加以保存，使人事档案信息的价值得以提升。此外，工作人员还鉴别、整理和审核了干部的档案，严格遵守档案材料的“三不”“三严”规定。所谓的三不三严是指不接收审核不合格的档案、不归档不符合要求的档案、不提供符合查阅规定的档案；严格保障档案信息的安全、严禁档案信息造假、严防档案信息泄露，企业将这项规定作为了档案信息化建设的规范，以此来保证档案信息化建设的效果。企业档案管理人员需要利用计算机做好档案管理工作，通过信息化手段的使用，对档案信息安全进行保障，提高信息的完整性，并加强档案信息的分析研究和开发利用，满足企业开展各项工作的信息需求。

3）建设人事档案电子信息化服务平台。在推动人事档案信息化建设的阶段，需要将干部管理、养老保险改革和人才工作等需求作为依据，以人事档案为基础，在深入研究后，完成人事档案信息系统的开发和建设，通过对人事档案管理信息的有效运用，加快档案信息化的效率。以该企业为例，该科研单位与外界企业进行合作，针对人事档案的特点，设计和开发了人事档案管理系统。该系统由以下部分组成：一是档案管理系统。该系统可以收集、鉴别、整理、保存、传递、统计和查阅人事档案，其构成模块包括业务管理、信息管理、系统维护和管理工具；二是档案采集系统。对纸质档案进行信息化采集和处理是该系统的主要工作内容。该系统具有整理目录、审核档案、采集档案和维护等功能，通过现代技术的应用，可以实现对多客户端、多档案、多材料的采集，属于一套工作效率高且工作流程简单的档案信息采集系统；三是网上查阅系统。事业单位所建设的网上查阅系统，能够将单位内部专用局域网作为基础，通过B/S模式架构的使用，实现档案信息查阅功能。同时，还采用了加密技术，保证信息的安全。单位内部人员可以根据自身的权限，查阅所需的信息。在查阅的同时，系统会自动记录查阅者的身份、查阅时间、查阅内容，为档案管理人员提供管理上的依据。

4）加强法律法规建设，严肃档案管理纪律。首先，在进行人事档案管理工作中，要依照法律法规来工作，不能越出法律的底线，跟随立法走势来安排档案管理工作。其次，可以引入信息技术，利用网页链接到档案管理系统的方式进行档案管理，在客户端设置权限，将管理员和用户区分开来，管理员负责管理系统，输入档案信息，用户可以依据个人账号密码登陆系统进行档案信息查询。这样不仅能够节省大量的人力资源，空间资源，提高查找资料的效率，也更易于资料的保存，还能够较好地实现对于档案资料的更新。当然，还要安全管理电子档案。根据自身的实际管理工作发展需求,建立人事档案管理的一套科学体系构建,制定一套符合自身需求发展的档案管理规章制度,明确档案管理的专业发展和管理创新新的方向。对于违禁档案，刻意编造虚假事实，乱填乱写档案的进行从严处理，切实落实档案精确，信息管理规范。让档案管理更加规范。档案管理的工作可以把那些分隔了的部门全部整合在一起，这样有利于把分散的数据和档案信息集中、归纳、整理。这么做可能会让文件的集中性更高，如果其它部门需要利用文件来进行工作，企业办公室文件管理部门可以采用文件共享的方式来协助企业其它部门的协调工作。其次，可以将传统的档案管理部门建设成为网络化的数字档案管理部门，但是在建设数字化档案的过程当中，一定要符合当地政府相关的规定和要求。并且当地政府也要根据数字化档案馆的建立来适当的转变其政府职能，这样才能与数字化档案馆进行更好的匹配，跟上时代发展的潮流和脚步。