论高校文书档案电子化问题与对策

谭 娜

（湖南省医药技工学校，湖南 长沙 410000）

时代快速发展下，电子档案已经成为档案管理的重要组成部分，是占据比例较大的档案存在形式，这一情况下，电子档案的监管水平也需要不断提升。那么，究竟该如何提升呢，本文进行了相关方面的探究。

1 高校文书档案电子化的意义

1）满足学校的实际发展需求。纸质档案时代，学校需要保存的档案数量是非常多的，而文书档案对于个人发展而言是非常重要的证明材料，学校需要承担很大的维护压力，相应增加了财政负担，另一方面，进行档案查询需要一个个翻阅，耗时耗力，增加了日常工作的难度。因此，实现档案电子化有非常现实的意义。文书档案电子化有助于学校日常工作的开展、了解学生的实际情况、配合上级部门的工作，也促进高校教育教学事业快速发展。文书档案电子化，实现了每个学生各类型档案的归类整理，有助于学校梳理各种信息；减少学校的行政工作量，提高工作效率、满足了当下家长和学生对个人档案的多样化需求。

2）各类业务的深层次开展。档案电子化的实现，减少了储存档案的环节，提高了档案储存的安全性，避免因为意外而导致档案的损毁或遗失，也降低了他人篡改信息的机会；有效实现了上下级、平级的教育教学资源共享，减少了中间环节的损耗，提高了工作效率；提升了信息检索的速度，减少工作量，简化工作环节，提高了工作效率。

2 高校档案电子化存在的问题

1）基础设施落后。档案电子化的实现需要配备相关设备、软件，且定期进行系统维护，增加了学校的财政负担。形成的档案数据库不能满足实际工作的需要，数据库整体系统的建设滞后，储存信息量小，安全性差，可支持的储存类别有限；相关软件只能满足基础的储存，在开发应用方面没有进行探索创新；各种信息需要手工录入，增加工作量;建设的机房不能长期放置电子设备，可能造成机器损坏：学校各教学系统相互独立，对于档案信息的查询需要去特定地点，未能实现信息共享。

2）管理体制落后。制度具有滞后性。电子档案作为新出现的事物，各学校未能制定相关管理制度，且相互之间不统一，在实际的数据管理过程中，没有可遵循的规章制度，难以形成对电子档案的有效管理，有的规章制度相互矛盾，工作人员互相推脱，权责不明，档案处理工作容易出现混乱，容易出现信息的错误存储或遗漏；管理容易陷入“怠政”，不求有功但求无过，没有对档案信息进行合理的利用，浪费了信息资源;电子档案的处理需要长期的学习、练习后才能熟练掌握，大多数学校并没有专门负责的老师，在实际工作中，难以快速进行信息传递，出现大量的错误信息，增加行政工作的难度；

3）管理人员个人素养有待提高。信息化技术下，相关信息的收集整理与日常维护需要大量专业型人才，不仅需要熟悉相关知识，还需要熟练的在计算机上进行操作，将二者完美结合。然而在实际情况中，许多教职人员都未形成信息化思维，自然无法精通相关步骤的操作，究其原因，现阶段的从业人员大多是其他岗位抽调的，年龄较大，对于相关理念和操作没有一个全面的认知，不能熟练进行计算机操作;有的人员具有先进理念并熟知相关知识，但是对于具体的操作软件并不了解，无法快速处理海量数据，降低了工作效率。

4）信息资源开发不足。现有阶段，对于电子档案只是进行了简单的存储，并没有进行信息的有效利用，同时，为了档案信息的安全，并不是每个人都可以进行查阅；纸质档案转换为电子版，其他种类的档案被忽视，存储类型较为单一；查阅调用的程序较为繁琐，且拥有这些权限的人较少，不利于信息沟通交流。

3 实现高校文书档案电子化的对策

1）加强基础设施建设。更好实现文书档案电子化，需要注重相关基础设施的建设。建立现代化信息存储的场所，购买且及时更新换代信息录入设备，满足档案电子化的基本要求。对于相关存储场所的建设需要有一定标准，注重导电排水等细节，保护信息安全，购买计算机、扫描仪、打印机、存储器等设备，如果不能进行研发创新，可以引进先进的信息系统和具体的操作软件，构建高效的信息检索系统。

2）保障信息安全。信息化技术的出现，为人们处理海量信息提供了技术条件，但另一方面，信息安全却成为每个人需要面对的难题，特别是这些文书档案，若是出现意外，可能会改变学生的一生，因此，保障电子档案的安全，任重而道远。在这方面，需要学会应用更先进的信息化技术，档案录入完成后，档案所属人确认无误之后有权进行署名，这些签名的存在，是证明电子档案安全性、原始性的重要依据之一；提高修改电子档案的权限，多数人只能进行信息阅读，不能对具体内容随意修改，若是出现恶意修改，系统强制退出，以此提高电子档案的安全性；对于不能公开的、隐私的内容，合理利用加密手段，防止泄密。不允许普通用户进行访问，可阅读的用户也只能进行有限操作。

在高校文书档案电子化的进程中，档案的保密性和安全性是日常工作的重心。对于相关工作人员，必须树立正确的观念，明确自身所承担的责任，严格遵守相关规章制度，在日常工作中按照规定进行相关操作，令行禁止，减少工作中的失误。

3）完善管理机制。建立并不断完善相关规章制度是促进电子档案发展的必要保障。电子档案的管理不同与纸质档案，具体过程非常复杂，需要出台一些具有普适性的法律法规，地方可以根据实际情况做出调整，但不能出现与国家法律相冲突的情况。

在实际的管理过程中，只有严格按照国家法律法规进行处理，才能更好的如今电子档案的健康发展。

4）完善人才培养机制。专业技术人才是档案电子化的助力。高校需要提高人员待遇，为引进综合型人才创造条件，另一方面，提升现有档案管理人员工作水平是非常重要的，建立健全管理人员培养机制。借助于其他高校或社会资源，定期对工作人员开展技能培训，完成后进行统一考查，对于技能掌握度高的教职员工给予一定的奖励，形成良性竞争的氛围，促进学习积极性，更好提高整体人员的工作效率。信息安全是非常重要的，如果出现意外，会造成比较大的损失，因此，需要定期对档案管理人员进行考察评分，实行“末尾淘汰制”，三次垫底便不能再从事档案管理工作。

4 结束语

时代浪潮下，得益于科技的飞速发展，人们的工作方式也发生了巨大改变，电子档案的出现，减少了传统纸质档案存在的问题，使工作更加便捷，为信息的储存与利用提供了条件。本文阐述高校文书档案电子化的意义，并具体分析了这一过程中存在的诸多问题，从加强基础建设、保障信息安全、完善管理机制和人才培养四个方面提出针对性措施，为各高校更好实现文书档案电子化提供助力。