企业干部档案管理的问题及措施

2020-02-26李岳松

卷宗 2020年28期

李岳松

（中铁宝桥集团有限公司，陕西宝鸡 721006）

近年来，在干部档案管理工作中，我更加体会到了档案对个人及企业的重要性，同时也发现了干部档案工作中存在的不足，并简单总结了一些管理措施。

1 干部档案管理工作的意义

干部档案管理工作，是各单位组织人事部门工作的重要组成部分，是干部人事管理、人才队伍建设的基础工作和重要环节。在工作中，必须严格按照党管干部的原则，认真贯彻执行国家及企业有关档案、保密的法律法规和规章制度，不断深化思想认识，增强责任感和事业心，紧密围绕企业发展的中心任务，以改革创新为动力，大力促进干部档案工作制度化、规范化、信息化建设，所以，提高干部档案管理水平，确保干部档案的完整和安全，有效保护和利用档案，才能更好地为企业干部人事工作和人才队伍建设服务。

2 干部档案管理中存在的问题

2.1 档案管理意识淡漠

在当前形势下,加强和提高企业干部档案管理工作变得尤为重要，但事实上,许多企业更注重生产和经营,没有意识到档案管理工作的重要性，对此项工作认识不到位、工作不充分、管理不严格，主要是一些同志对人事档案管理工作的认识存在误区，认为人事档案管理工作不是单位的主要工作，只是一项普通的事务性保管工作，做到不泄密、不丢失就行，能方便查档调阅就可以。

2.2 档案管理水平落后

目前，一些企业档案管理水平落后，主要体现在以下几个方面：一是管理手段落后，管理方式陈旧，管理思想还停留在传统阶段，如调阅档案时依旧采用原始的手工操作方式，档案材料经多次查阅、复印，极易造成字迹褪色、纸张发黄变脆等情况，严重影响了档案的完整性与安全性；二是从事档案管理的工作人员业务素质较低，缺少专业的业务培训和学习，甚至许多档案管理人员都是兼职人员,在做好本职工作的同时,没有足够的时间、精力投入到档案管理工作中，造成人事档案工作经常停滞。

2.3 档案管理设施欠缺

干部档案管理是一种基础性工作,需要企业投入一定的资金、人力和物力，但是目前许多企业在这方面的投入不够, 用于档案收集、整理和保管的资金投入微乎其微，致使档案管理工作所需的基础硬件无法满足需求，档案室不标准、不规范，缺少专用电脑、档案柜、复印机等设备，档案数字化更成为空谈；“十防”措施不配套，导致档案材料受潮、霉变、虫蛀，影响了档案的美观、整洁、完整，这些现实情况很大程度上阻碍了人事档案管理标准化、信息化建设。

3 做好企业档案管理工作的措施

随着干部档案管理的要求不断提高，传统的管理方式和手段已经无法适应当前企业发展的要求，只有对干部档案管理工作进行大胆的改革和创新才能跟上时代的步伐，才能发挥干部档案管理的作用，为企业发展做出更大的贡献。

3.1 建立健全档案管理制度

干部档案管理工作需要健全完善的管理制度作为保证，企业应当根据实际情况，制定严格、完整的干部档案管理制度，档案管理人员必须根据档案管理制度开展各项工作。

实践证明，健全完善的干部档案管理制度，是档案工作逐步实现规范化、标准化、现代化管理的有力措施和可靠保证。如：坚持“五不查阅”（无查阅干部介绍信不准查、非正式党员不准查、本人不准查、未经批准不准查、涉及亲属不准查）；“四不借出”（未经部门负责人批准不借、非特殊需要不借、手续不全不借、亲属档案不借）；“三不转递”（个人带档不转、没有调函不转、接受单位不明不转）；对转进、转出的档案严格把关，履行登记手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，严格执行档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，有效制约档案丢失、涂改、抽取、伪造等情况，在合理合规利用档案的基础上，保证档案管理、利用规范有序。

3.2 提高干部档案工作的认识

干部档案管理工作并不是可有可无的，它是深化干部人事制度改革的现实要求，而且，完整、真实、准确的人事档案才能全面、客观的反映干部德、能、勤、绩的全貌。

企业各级领导和档案管理人员都应充分认识到新时期档案工作的重要意义，切实增强做好档案工作的紧迫感和责任感，加强对档案管理的指导、检查，随时发现问题随时解决，避免档案工作出现“说起来重要，用起来需要，做起来次要、忙起来忘掉”的现象。

加强干部档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节科学规范，维护干部档案的完整、准确和安全，是干部人事管理的基础工作和重要内容，关系到每个干部的切身利益和政治前途，所以，要牢固树立干部档案工作无小事的责任意识。

3.3 提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员是档案的直接管理者，是档案管理规范化建设的践行者，他们的业务能力和职业素质直接决定着档案管理工作的质量和水平，因此，档案管理人员既要有良好的职业素养又要有高度的工作责任感和求真务实的工作态度，还要有扎实的专业理论知识、计算机技术能力，尤其要掌握运用现代化科技手段和先进的管理方法的技能，这样才能更好的开展新时期干部档案管理工作。

3.4 加快档案管理信息化建设

根据“要创新干部档案管理的方法和手段，积极推进干部档案数字化，不断提高管理工作水平”的新要求，推进干部人事档案由传统的实体档案、手工管理向数字化形式、信息化管理的转变，是干部档案工作顺应潮流、适应时代发展的一种全新的干部档案管理模式。

传统的人事档案管理模式，不仅耗时费力、工作繁琐、效率低下，而且经常翻阅、拆装纸质档案，容易造成纸质材料丢失、损坏或受潮、虫蛀，无形中破坏了档案材料的完整性，缩短了档案的使用寿命。通过干部档案信息化管理，既节省了大量的人力、物力，减少了手工操作和纸质材料的使用频率，还能提高档案的完整性及安全性，有效地保护档案实体，促进人力资源管理管理迈上新台阶。