做好博物馆展览档案管理工作的相关思考

2020-02-26孙继荣

卷宗 2020年28期

孙继荣

（单县公共旅游服务中心，山东菏泽 274000）

博物馆是对于国家一些历史文化遗产的实物进行征集、典藏、陈列和研究，也是对于一些具有科学性、历史性等物品进行分类的场所。博物馆展览是博物馆为社会大众提供历史文化遗产观赏、了解与认识等的一种活动方式，它的特殊性在于它并非盈利机构，而是专门为社会大众提供学习、教育以及娱乐等内容的公众场所。博物馆的展览要对于一些需要展览的物品进行一定的搜集、整理等，所以博物馆展览前档案管理工作一定要做好，这样才可以详细具体的让社会大众看到所展览历史遗迹的文化缩影，使得博物馆的展览起到有效的社会教育作用，促进博物馆展览工作的开展。

1 博物馆展览档案管理的重要性

博物馆在面向大众进行展览活动的开展时，要为社会大众提供全面、丰富以及真实可靠的历史文化实物等的基本信息，这些信息的来源就是来自展览档案的管理。所以，做好博物馆的档案管理是开展展览活动的基础，也是为社会大众提供真实历史文化的主要工作，让社会大众体验到悠久深远的历史文化。并且，博物馆的有效展览档案管理，也是保证博物馆中历史文化实物安全的绝对依据。只有做好博物馆的展览档案管理工作，才可以保障博物馆展览档案管理工作的良好开展，促进博物馆展览活动的不断发展[1]。

2 目前博物馆展览档案管理工作的现状

在目前的博物馆展览档案管理工作中，博物馆对展览档案管理不够重视，使得博物馆的展览档案管理工作出现很多的问题。首先在档案的搜集方面，档案信息的搜集不够规范，常常遗漏一些档案信息内容；其次，目前的博物馆档案管理工作过于滞后，使得博物馆展览档案工作的工作效率不高，还浪费了一定的资源成本。然后，博物馆展览档案管理工作缺乏完善的档案管理制度，展览档案的管理过于随意；最后，博物馆展览档案管理人员的基础职业素养不高，使得博物馆展览档案管理工作不能够很好的进行。

3 做好博物馆档案管理工作的策略

1）做好博物馆展览档案的搜集工作。（1）确保档案搜集的及时性。博物馆的展览档案与其他领域的档案不一样，在时间跨度上有一定的差别，博物馆的展览档案往往搜集需要的时间比较长。在这个长时间的搜集中会导致对于一些相关单位的函件以及一些问题的协调材料等的搜集不完整，这就需要展览档案的管理人员在长时间的搜集时制定一定的展览档案搜集时间计划，每隔一段时间进行展览档案搜集的核对，并且与相关的单位进行沟通与确认，保证档案搜集的及时性，使得展览档案的信息能够保持完整[2]。（2）对于展览档案的搜集要多方面的进行。在展览档案的搜集中，展览档案的搜集包含有展览的大纲的搜集、展览目录的搜集、展览合同、展览登记表等很多内容。展览的搜集如果要保证其完整性就要考虑除以上的内容外，还应该多方面的进行展览档案的搜集，充分的使得展览档案具有一定的全面性，有助于后期展览活动的开展。展览档案管理人员可以从两个方面入手，一方面是在博物馆进行出访沟通交流的所有内容上，另外一方面是对于展览活动的相关每天报道上。在博物馆的出访交流内容上，档案管理人员要注意将出访的目的、出访沟通交流的内容以及出访沟通交流的一些总结等都要搜集到位；在博物馆展览活动的媒体报道方面，展览档案管理人员要注意媒体报道的一些日期、具体内容等的进行一定的搜集，使得后期便于查证。（3）对于一些博物馆发出的历史纪念品也要搜集。博物馆在开展展览活动时会发行一些展览活动的纪念品，这些历史文化的相关纪念品也要作为档案进行搜集与保留，使得展览档案更加的完整。在搜集时，展览档案管理人员可以对其进行拍照留存、视频留存等，再将纪念品的其他详细资料进行附注搜集，保证纪念品档案的完整。

2）加强博物馆展览档案的信息化管理。随着信息化技术的发展，档案管理也逐渐的信息化，信息化的档案管理可以使得档案管理更加的便捷，使得档案管理更加的完善与便于查阅等。所以，在博物馆的展览档案管理上也要加强信息化的改革，促进博物馆展览档案管理的发展，使得博物馆展览活动更加有效进行。展览档案的信息化首先要提升档案管理人员的信息化意识与信息化技术水平，让展览档案的管理可以得到改革和创新；其次，展览档案管理要建立一定的信息化档案管理制度，让展览档案管理人员可以有序且规范的进行信息化的展览档案管理。最后，信息化的档案管理重在信息化技术的提升。所以，展览档案管理人员在信息化档案管理的工作过程中要多注意管理经验的总结和梳理，使得信息化的展览档案管理工作更好地得到发展[3]。

3）建立规范的博物馆展览档案管理制度。如果要做好博物馆展览档案管理工作，就要建立一定的展览档案管理制度，使得展览档案管理人员可以科学地进行展览档案的管理。（1）做档案的分类工作。在展览档案的整理中，展览档案包含有多种类型的档案。展览档案管理人员要将其进行科学地分类，便于后期查阅以及开展展览活动时进行运用。不同的展览档案的收集运用不同的收集方法进行，有些档案适合运用文字材料搜集，有些档案适合用照片、视频材料收集等。针对一些特殊的展览档案的收集如来宾信息等，展览档案管理人员只需要将其统计即可。最后，不同的展览档案要运用相应的保存方式进行分开保存并且在档案盒上备注清楚，使得查阅起来更加的方便。（2）做好档案的临时档案的整理工作。在举行展览活动时，有一部分的档案不能够及时进行归档整理，展览档案管理人员可以先将材料进行搜集，在展览活动结束后再统一进行整理。档案管理人员可以根据档案资料的情况，采取拍照、拍视频采集档案资料的方式进行留存，也可以采取档案信息资料统计的方式进行留存等。综合言之，在不能及时进行档案信息的整理归档时，档案人员一定要注意档案资料的留存，做好临时档案的档案管理工作，促进展览档案管理工作的顺利开展。（3）做好展览档案的排序以及统计工作。展览档案内容比较复杂，如果不进行一定的排序整理，在运用时就比较麻烦，也会使得展览档案显得较为凌乱。所以，在进行展览档案的归档工作时，一定要注意根据展览档案的性质、重要程度等的进行一定的档案排序，可以使得展览档案管理工作更加完善；其次，展览档案的统计方面，档案管理人员要根据展览档案的内容对展览档案的部分档案信息进行一定的数据统计，这样有利于在后期查阅时、运用时更加方便寻找[4]。

4）加强博物馆展览档案管理人员的基础素养。在博物馆展览档案管理中，除了要做好各项档案管理工作，也要注意加强展览档案管理人员基础职业素养的提升，保障展览档案工作的顺利开展。在日常展览档案的管理人员的管理上，博物馆要对其多进行培训与绩效制约，使得档案管理人员能够按照展览档案的管理制度进行档案管理的各项工作，促使博物馆展览档案工作更好地发展。