科技进步——推进档案安全体系建设工作

栗 琳 李军艳

（中国兵器工业集团第五三研究所，山东 济南 250000）

随着信息网络的高速发展，档案工作新领域不断产生，接合近几年有些省、市发生泥石流、山体滑坡、以及多年前发生的汶川地震、国外巴西国家博物馆火灾、巴黎圣母院火灾等突发的灾害，造成了人员伤亡和财产损失，致使历史档案无法修复、恢复原貌。经验教训告诉我们，保护档案，提高档案安全意识是重中之重。为此，国家对档案事业部署新的战略计划，加强档案安全体系建设工作势在必行。

2014年4月2日中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下的档案工作的意见》。明确提出要以建立健全确保档案安全保密的档案安全体系为目标，进一步完善档案工作体制，加大对档案工作的支持，保障力度，推动档案事业发展。从以下内容阐述我所在推动档案安全体系建设工作方面的办法和措施。

1 完善制度建立健全监督机制

落实责任制是首要举措。2018年10月国家档案局印发了《关于进一步筑牢安全防线确保档案安全的通知》（档发[2018]16号）。通知中强调要切实抓好档案安全责任落实。建立健全档案安全管理制度是推动档案安全体系建设工作的依据。我所以领导为主要负责人，各个科研室第一责任人及档案管理人员为成员，成立了档案安全检查小组，督促、检查档案日常安全工作。本着“四不放过”的原则，即：“原因不查清不放过、事故责任未处理不放过、职工未教育不放过、防范措施不落实不放过”。“安全无小事”领导的重视，职责明确是抓好档案安全体系建设工作的首要举措。

2 针对突发事件做好档案安全应急预案

防汛高峰，档案安全措施要做牢。根据档案集中管理的规定，我所档案馆是改造而成独立的建筑，地理位置处于所里的最低处。房屋建造年代已久，每年的雨季防汛工作成为我们职责的一部分，也成了常态化。成立了以所领导为组长的防汛小组，档案人员也是主要成员,起草了《加强档案馆汛期档案安全工作》通知，指导日常档案安全管理工作。

每年7月、8月雨季高峰期，每天首要任务是关注气象台发布的天气预报，与质量安全处、保卫处组成联合排查小组检查档案馆周围环境，给排水是否通畅、办公区域窗户密封是否严密等情况并做好记录。防汛小组组建了微信群，建立值班责任制，24小时保持电话畅通。当预报有大雨之日时档案馆采取应急措施：先将沙袋运送放置档案馆门口外围作为阻挡雨的第一道屏障，紧接着挡雨板放置门里作为第二道屏障，晚间值班巡视汛情。如遇到突发事件档案人员可以直接与所领导请示报备，确保档案、财产、生命的安全。由于我们防范措施到位，准备充分多年来未曾发生过险情，档案得到了有利地保护，档案安全工作牢固可靠。

3 档案库房管理是档案安全管理的基础

档案库房安全是保证档案安全的基础、是基本条件。档案库房建立时一定做好“八防”。即：防火、防水、防盗、防潮湿、防高温、防强光、防虫鼠、防尘。库房温湿度的记录由专人管理，每天记录库房温湿度的变化。温度在14～24℃，夏季不大于24℃；相对温度45%～60%，夏季不大于60%，湿度通过湿度器调节，温度通过柜机空调、通风系统提升温度。库房内禁止吸烟、不得存放与档案及其保护设备无关的物品；严禁存放易燃易爆、易霉物品；严禁携带手机进入库房。

库房内档案柜架排列整齐，编排有序，档案存放科学合理，易于安全保管。遵守保密制度，不得将档案资料擅自带出库房外或摘抄、复印有关档案内容。下班前要切断电源，关闭门窗，勤清扫库房卫生，使库房保持干净、整洁。特殊原因进入库房者必须办理《外来人员进入保密要害部门（部位）审批表》。排查库房电源线路是库房安全要因之一，应在电源配电箱标识出电源线路和开关示意图。因线路老化、管线破损及时上报维修、改造、更换新管线。档案人员应学会正确使用消防器材，超期消防器材拒绝使用及时更换。库房中监控装置与保卫处的监控设备相连，24小时监视档案库房的全貌，做到万无一失。库房安全管理是考验档案人员能否具备责任心、耐心、细心的一种管理性工作。库房安全管理是档案安全工作的基础、是重要保障，是档案安全体系建设工作必不可少的因素。

4 实行档案数字化管理，档案安全建设迈入新台阶

俗话说“天灾人祸”。这是不可避免的。自然灾害的发生导致档案资料损害严重，失去了许多有保存价值的资料、文物。依照“安全第一，预防为主”档案安全管理原则，数字化档案管理步伐将加大迈进，这是现代化管理的新格局、新模式。传统的纸质档案管理首先保管期限永久的部分因为历史久远档案纸质已发黄变脆，档案受损严重的导致历史数据无法修复，不利于永久保存；其次纸张占据库房空间大、占地面积大，纸张数量多、成本高。第三在借阅利用方面问题更为突出，在数以万计的文件中查找一组数据或者参数非常困难，纸质档案无从下手，无法给利用者提供资料，统计数据带来不便。

只有将纸质档案经过计算机网络化处理成为数字化档案，以上所有问题迎刃而解。只要将计算机处理的数据传到服务器中，备份、加密设置权限可以永久保存。在查找借阅中优势更为突出，只要全文检索瞬间获取数据参数或者文件。开展数字化档案工作以来，得到了所领导及科研人员的好评。档案安全工作得到了广泛提升，更好的推动档案事业的发展。

档案安全工作做的好、做到位，不出现任何失、泄密纰漏，离不开档案人员付出的辛勤努力，还有对档案工作的执着和认真负责的态度。现代的发展，科技进步，档案的安全工作推动档案事业的迅速发展，有力地保障档案安全体系建设工作顺利进行。