档案管理模式改革在医院档案管理中的应用分析

徐增志

（中国人民解放军总医院服务保障中心政工保障室，北京 100853）

档案管理模式改革建立现代管理理念基础上，对各行业而言，档案都是其发展过程中的主要参照物，医疗行业同样如此，做好档案管理可为整个行业的发展注入强大动力，因此各医院需正视其自身在档案管理工作中存在的主要问题，然后积极改革档案管理模式，力求最大化发挥档案管理的作用。目前大部分医院都已经完成了数字化建设，已经将过去的纸质档案转变为了数字档案，这样档案管理对象就发生了很大改变，并为改革档案管理模式打下了良好基础。再这样的背景下，各医院可从自身实际情况出发开展档案管理模式的改革，进而推动自身的良好发展。

1 医院档案管理概述

医院档案集合了各种和医院工作有关的信息，其中包括医院建立之初到现在的所有资料、医院所有人员的档案、研究成果、荣誉证明等，合理利用这些信息将对医院发展产生非常积极的促进作用，因此做好医院档案管理工作非常重要。档案管理工作指的就是整理、保存以及使用数据、图表、视频等医院档案信息，同时还要对各部门提交的信息进行整理和分类归档，但并不是所有信息都值得建档，因此在开展档案管理工作过程中还需鉴别各类信息的重要性，然后以此划分档案级别和保存时间，最后才能的将档案应用到医院发展当中。

2 医院档案管理工作的作用

第一，医院档案客观记录了医院建立以及工作人员的一切日常工作信息，通过这些信息可了解医疗信息、科研能力、教学能力、医疗设备等诸多信息，而且这些信息可覆盖医院各阶段、各方面的工作，体现了医院从建院之初到现在的全部经历。因此可知，通过档案可全面了解一所医院，而医院自身也可以利用这些信息制定今后的工作方案。这一切都建立在档案管理工作的基础上，由此也凸显了档案管理工作的重要性。

第二，档案可为医院日常开展各项工作提供参考。以医院的人事档案为例，这类档案记录了医院的人才信息，当开展人员培养、考核等工作时需要将人事档案作为参考，如果这项工作没有做好，那么医院就会因为人才过于密集导致人力资源管理工作无法有序开展，设置还会对医院的进一步发展产生影响。又比如当前比较敏感的医患矛盾问题，导致这一问题的主要原因就是医患双方的不能对称分享信息。解决医患矛盾过程中，医疗档案是主要依据，而且一旦上升到司法层次，医疗档案将成为保障医院合法权益最有力的证据。因此，从这一点出发也可了解医院档案管理工作的重要性[1]。

第三，医院档案中记录了宝贵的工作经验。比如设备档案中就记录了医院一切设备从采购到使用再到最后淘汰的全过程，而当医院再次采购同类型设备时，设备档案就可成为相关人员工作的有效依据。医院在开展财务审查时也可将设备档案当做参考，以此提升财务审查效果，保护医院的财务安全。另外医院若想正常运行，后勤工作必不可少，因此也要将后勤工作纳入档案当中，并依据档案不断做出改进，以此为医院的稳定运行提供压力保障。

第四，医院档案可见证医院文化的形成过程，而且可促进医院文化的传承。医院经过长时间发展必然会形成其独有的文化，其中既有医务工作者的信念和价值，同时也具备医院的精神宗旨。医院文化并不是在短时间内形成的，而是所有医务工作者经过多年努力所沉淀下来的一种精神合力。档案在这个过程中发挥着非常重要的作用，记录了医院的发展进程同时也承载着本院的文化，是医院文化在纸质载体和数字载体上的实际体现。因此，从这一方面来讲，医院的档案管理工作也是为了传承和发扬这种文化。

第五，医院档案可为医院建设提供有效参考，更能推动医院的可持续发展。档案中进记录了医院在发展过程中所经历的一切事件、成果和荣誉，对这些内容进行全面分析，可以帮助医院管理者制定更符合医院当前运营状况以及未来发展需求的方案，可以将医院导向发展的正轨，而档案管理在这个过程中所发挥的作用不可替代。

3 开展医院档案管理模式改革的目的

医院涉及了非常多的人员，因此若想令医院有序运行必须有一个完善的管理系统，在这样的管理系统下，医院整体的秩序都可以得到有力保障。比如工作人员可以及时对医院各类设备的型号功能进行了解，以此判定掌握设备是否需要维护或者更换等，避免医院受设备影响而无法顺畅运行。档案管理工作也同样如此当前各医院已经获得了非常好的发展，设备数量、人员数量等都在不断提升，医疗水平相较于过去有了质的飞跃。在这样的背景下，传统档案管理模式已经难以满足当前医院的运行需求和发展需求，因此必须对档案管理模式作出改革，这样才能不断推动医院的良好发展。另外，我们正处在信息时代，当前信息流通速度越来越快，数量也越来越大，档案管理人员在这样的环境下必须思考如何才能有效处理大量信息，将其中有用的信息筛选出来并归入医院档案中。而且改革档案管理模式还能帮助管理者找出当前医院存在的缺陷，然后做出积极改进，这样才能为医院健康、可持续的发展提供充分保障[2]。

4 医院档案管理现状

首先，缺乏档案管理意识。近年我国的医疗行业发展态势十分良好，各医院在这样的背景下获得了非常好的发展，由此也就提升了医院档案的数量。但一些医院的档案管理人员明显缺乏档案管理意识，不重视档案管理的问题普遍存在，有的档案管理员甚至不符合档案管理工作的要求，实际工作过程中，不能有效对档案信息进行收集和整理，以至于一些有利于医院发展的资料没有被及时归入档案中，导致档案管理工作无法发挥其应有的作用。其次，还需完善档案管理机制。医院的人员比较复杂，而且涉及因素比较多，因此若想有效地开展档案管理工作，必须有完善的机制做支持。但一些医院的档案管理员机制还不够完善，导致档案管理工作有效性一直得不到提升。另外一些医院也在使用传统的档案管理手段，建档和归档时还在使用人工和纸质档案，在信息社会，这种方式不仅会严重影响档案管理效率，而且也会严重限制医院的发展。最后，信息档案的形式还有待统一。当前大多数医院都已经完成了数字化建设，并且会通过信息化的方式开展档案管理，但在实际管理工作中却存在问题，没有对信息档案进行有效整合，一般都由各个科室自行整理和保存档案，信息在各科室之间没有实现共享，这样就无法采取有针对性的方式对医院档案进行管理，以至于医务人员想要使用档案时必须去档案管理部门查阅文书档案和病历档案，严重影响了档案的利用效率[3]。另外信息技术有没有在医院中得到充分利用，实际应用过程中，档案管理人员可以通过信息技术查找收集和整理档案，但无法及时对档案系统进行反馈和分析。有的医院甚至没有对数字档案进行集中管理，虽然可以对病历档案和科研档案进行分类，但没有建立二者之间的联系，在搜索或使用时只能选择其中一种档案信息，令档案管理的全面性受到了很大 影响。

5 档案管理模式改革在医院档案管理中的有效应用

5.1 强化档案管理人员培训

为了真正实现档案管理模式改革，并将其有效应用到医院档案管理工作当中，首先要对档案管理人员进行培训，可从以下几方面出发：第一要加强档案管理人员对其本职工作的重视程度，使其建立对档案管理工作的正确认知，重视档案管理在医院发展中的作用。第二要提升能力工作人员的工作能力，使其充分满足医院档案管理工作的要求，同时医院也要对档案管理工作人员开展全面考察，评价其是否有利于档案管理模式的改革，如果不是可以对其开展培训，也可以考虑调离档案管理工作岗位。另外还有非常重要的一点，作为医院管理者，其自身一定要重视档案管理，且要定期向全院宣讲档案管理工作的重要性，此为档案管理模式改革以及在档案管理中的有效应用营造良好环境。

5.2 建设完善的档案管理机构

医院在开展档案管理工作过程中，要从自身实际情况出发，然后建立完善的档案管理机构，以此为档案管理工作提供科学指导，并为这项工作的有序开展提供充分保障。关于机构建设分别有硬件设施和软件设施两个方面，各医院的硬件设施都已经非常完善，因此当前需要从软件的角度出发来完善档案管理机构。而关于软件设施具体有以下两个方面：第一是管理理念，无论医院的工作人员还是档案管理人员，在收集、整理和保存档案信息过程中必须具备新型理念，同时应积极学习我国对档案管理所制定的各种政策，然后以医院实际情况为基础对自身的档案管理理念进行完善[4]。医院在这个过程中需要针对档案管理制定明确制度，通过制度对医务人员和档案管理人员进行约束，令其在工作过程中能够认真对待档案管理。第二是管理方式，为了保证档案管理模式改革的有序应用，医院应析当前所采用的档案管理方式，然后选择其中最高效的一种对档案管理方式进行统一，并且在各科室中选择专门人员负责档案的收集和整理工作，整理完毕之后统一上传到医院的档案管理部门，然后由档案管理部门归档，以此充分保障医院档案信息的科学性和完整性。

5.3 加强信息化建设

目前各医院的信息化建设已经基本完成，而且会使用信息化手段开展档案管理。结合前文的分析得知，有些医院在软件和系统方面还不能充分满足档案管理的要求，而且也限制了档案管理模式改革的进程[5]。因此，医院在完善计算机、复印机、扫描机等信息化档案管理必需的硬件后，需要进一步完善软件设施以及档案管理系统，关于这一点，笔者觉得可以为档案管理建立一个母系统，然后在母系统下设置各科室的分支系统，各科室的分支系统之间要尽力关联关系，以此增加档案之间的关联性，进而提升档案的利用效率。

6 结束语

综上所述，有效的档案管理工作直接决定了医院的发展，对此各医院应正视自身在档案管理中存在的问题，然后结合自身实际情况开展档案管理模式改革，并将改革成果有效应用到档案管理当中，这样才能为自身发展提供有力保障。本文首先简单介绍了医院档案管理，随后分析了医院档案管理的作用和改革档案管理模式的目的，最后阐述了医院档案管理的现状以及对档案管理模式改革的有效应用，希望本次分析可以为相关医院提供一些有价值的参考，进而帮助医院真正做好档案管理工作。