对机关事业单位离退休人员档案管理优化的思考

2020-02-26薛晓南

卷宗 2020年28期

薛晓南

（黑龙江省药品检验研究中心，黑龙江哈尔滨 150000）

离退休人员档案是机关事业单位劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关离退休人员个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地、真实地反映离退休人员情况的重要依据。因此，对离退休人员档案的管理必须严肃科学，与时俱进。

1 机关事业单位离退休人员档案管理工作的重要意义

如前所述，一份科学的离退休人员档案能够较为完整地体现其个人的生平履历、职务层级、社会关系、专业特长，甚至健康状况和廉洁情况，由此为组织查找人员关系、把握人员变动、落实养老保险福利待遇等方面提供可靠信息，特别是在当前全党“反腐倡廉”、全国“扫黑除恶”的大环境下，人员档案对追溯离退休人员违法违纪线索也更为重要。另一方面，机关事业单位离退休人员的离退休待遇正逐年稳步提高，根据现行待遇核定办法及待遇调整的核算标准，人员职务、职级、年龄、工龄等关键信息的准确性直接关系着职工的切身利益。因此，保证离退休人员档案真实准确、完整严谨十分重要，科学规范的档案管理既有利于人员实际管理，又有利于社会保障政策执行。

2 机关事业单位离退休人员档案管理存在的主要问题

长期以来，机关事业单位职工离退休后的人事档案、技术档案等相关材料一般是由其原工作单位继续保存和管理。目前多数单位仍采用的是传统纸质档案形式，真正执行电子化、信息化档案管理的单位尚属少数。

2.1 档案材料缺失、信息存疑

目前临近离退休年龄的职工均是60年代生人，由于历史较为久远，当年档案管理不规范等原因，在实际工作中我们发现档案中常常有关键信息存疑的情况，比如前后两份材料中出生日期、参加工作时间相差几个月甚至一年，导致离退休时间和工龄难以确定；有的学籍信息不全，报到证缺失，毕业时间前后矛盾，导致学龄和学历难以确定；还有些部队转业、工人转干等特殊身份人员衔接材料缺失也时有发生。这些历史遗留问题都对档案信息认定和管理工作造成了困难。

2.2 基层单位重视程度远远不够

随着档案管理工作的不断推进，档案管理标准和管理规范也在更新和提高，这就对档案管理人员的业务能力提出了更高要求。然而现实当中很多基层单位工作人员错误地认为离退休人员的档案已没有价值，对其档案管理工作的重视程度远远不够。有的基层单位甚至没有专职的档案管理员，知识更新缓慢、业务不熟悉、培训不到位、实际操作不符合规范等情况仍比较突出。这样的思想认识和管理模式显然不能与时俱进，也无法达到科学管理的要求。

2.3 档案管理技术普遍比较落后

一直以来，大多数单位的档案管理还在延续传统方式，即手工收集整理、人工检索等低效管理方式，信息化、数字化程度普遍落后。纸质档案在使用的便捷性、效率性方面存在明显弊端，对后期信息查阅和核实都造成不便。虽然近年来组织部门已倡导档案信息化建设，但由于受资金、技术等方面的制约，实际推行率仍然不高。即便有少数走在前列的单位，也只能做到将在职人员档案尽量信息化，离退休人员档案则常常无人问津，搁置处理。

3 对于机关事业单位离退休人员档案管理优化的几点建议

3.1 开发和推广离退休人员档案管理软件

鉴于离退休人员档案有其自身的特点，因此十分有必要开发一套有针对性的档案管理软件，使其在功能设计上不仅能够完整收录人员离退休之前的履历情况，更能够补充人员离退休之后的就职、居住、生活、健康等相关信息。利用专项软件实现人员增减、信息变更、数据统计等方面的及时更新，只有软件设计足够科学和完善才能真正保证信息的真实性和时效性，减轻人事工作的压力，利用大数据为制定相关决策制度快速提供依据。

3.2 进一步加强档案管理人员培训和考核

高素质、高水平档案专业人才队伍建设是档案管理工作与时俱进的根本保证。一方面，各单位应加强档案管理人员职业道德培训，提高其全心全意为离退休老干部服务的意识；同时加强专业技能培训，相关人员不仅应掌握档案工作法律法规和管理条例，更要熟练操作管理软件，灵活运用现代化管理技术。另一方面，各单位应进一步加强档案管理人员的工作考核，使其工作表现切实关联晋升、收入、评奖评优等方面，双管齐下不断提高档案管理工作水平。