探讨文书档案管理的办公自动化应用

2020-02-26张琦

卷宗 2020年28期

张琦

（佛山市第一人民医院，广东佛山 528000）

现代信息技术的不断发展与推广，促使着自动化办公也得到了极大的发展空间。而以往的文书档案管理工作已经无法适应当下时代背景，所以必须要做出改变和创新。而在办公自动化背景下，传统的文书档案管理受到了巨大的冲击，在带来发展机遇的同时也面临着巨大的考验。因此，本文在办公自动化背景下对文书档案管理工作的相关思考，有着十分重要的意义。

1 文书档案管理工作办公自动化的优势

1）稳定地保存档案，提高工作效率。在以往档案管理工作中，主要是以人工操作为主要管理模式，通过人工手动实现对资料的搜集、汇总、分类和保存，人工操作非常容易出现失误，比如在登记造册时非常容易出现信息错误、信息丢失等情况，也容易出现分类模糊，字迹不规范等等现象，这不利于后期信息的保存和查询，给管理工作增加了难度。而在办公自动化背景下，通过计算机可以有效提高信息处理能力，可以自动处理档案信息，有效避免出现上述情况。社会发展飞速，电子信息存储方式的出现，衍生出了很多类型电子文书，通过U盘、移动硬盘等方式都可以很好的存储电子文书，此种方式不仅具有较高的稳定性、安全性，还不容易受到损坏，查询便捷。

2）提高文书档案的保存质量。文书档案管理工作人员通过自动化系统对文档进行管理和保存，可以极大的提高工作效率，提升文书档案的保存质量。利用现代信息技术手段，实现自动对文档标题、著录和标引，更好促使管理工作规范化，提高了归档文件的存储安全性和全面性。相关工作人员在对文档归档过程中，可以通过系统直接整理成清单，这样非常方便文档管理者进行检查，有效防止了文书档案管理工作中容易出现的丢失、遗漏等情况，保证了文书档案的完整性，也提高了管理工作质量。

3）信息化发展的必然趋势。现如今，信息化不断发展，多媒体技术日渐发达，各行各业都开始顺应时代的发展趋势，将内部管理技术以及手段逐渐结合信息化技术进行创新和优化。由此可见，将文书档案管理工作进行办公自动化是一种必然趋势。

4）实现信息共享和高效检索。利用互联网技术处理文书档案，可以将纸质档案进行拍照、扫描并记录下来，保存为电子文档，上传至互联网云空间，档案资源可随时随地检索，有效提升文书档案查阅效率。传统文书档案管理模式下，大量的文书档案信息仅仅储存在文件柜中不能充分发挥其作用，还会造成数据的流失和资源的浪费，后续信息的二次利用也非常困难。相比较传统手工作业方式，互联网电子信息技术管理更加轻松快捷，可根据档案文书的外部特征进行分门别类管理，然后根据内外部特征进行内容管理。随着电子信息技术的高速发展，运用于文书档案管理的系统技术越来越高级，能够实现文档的云传输、云共享，大大提升了档案工作质量和效率。

2 文书档案管理的办公自动化存在的问题

目前许多地区的文书档案管理工作都受到了所谓领导意识的严重影响。随着国家社会和经济发展的不断进步，固有的文书档案管理方案和相关规定亟待改革，但是文书档案管理工作是隐形效益，许多管理者和领导的责任意识不够强烈，或者没有意识到文书档案管理对办公管理整体质量的影响。所以使得文书档案管理工作一直处于不受重视的地位。具体表现如下：第一，文书档案管理体系落后，缺乏权责明晰的管理制度和奖惩机制。第二，文书档案管理岗位责任划分不够明确，没有指定到具体的部门和人员。第三，文书档案管理工作制度落实贯彻不够明确、全面、仔细，没有严格按照现有的既定制度执行。第四，针对文书档案管理问题和隐患没有具体的制度去约束。

3 文书档案管理的办公自动化应用策略

1）加强对文书档案管理的办公自动化重视程度。想要有效对文书档案管理工作办公自动化进行优化，首先需要具有重视文书档案管理工作的意识。针对这一问题，可以专门建立一个文书档案管理领导小组，定期对文书档案管理制度进行检查，并实时监督档案管理人员的工作，除此之外，可以将考核制度进行进一步完善。对于管理层来说，需要对文书档案管理加大宣传力度，以此来提高工作人员的重视程度，增加工作人员的工作积极性，从根本上有效展开文书档案管理工作办公自动化。

2）加强运营团队建设。当今社会，经济和科技发展日新月异，文书档案管理工作面对自身发展现状也应与时俱进，追随时代发展的潮流，在运营管理问题的面前，我们应该认清现状，多学习多交流，尤其是向在此方面建树卓著的国家取经，以此来为我们自己的标准化的信息建设和文书档案管理工作注入新鲜的血液，同时先进的理念和先进的制度体系也会使得文书档案办公自动化的建设如虎添翼。

3）加强对管理人员的培训。信息化时代的发展，对办公自动化需求越来越大，这对管理人员的数据处理能力提出了较高的要求。因此，需要提高对管理人员能力的重视度，培养出高端的管理人才，进而推动档案管理工作不断提升成效。为了更好的适应文书档案管理自动化，文书档案部门要加大力度对人员进行培训，不断提升工作人员在硬件、软件方面的应用能力，使其具备较强的技术能力。此外，还要全面提升工作人员综合素质水平，促使其能够满足管理工作需要，实现终身可持续发展。

4）构建完善文书档案管理信息系统。在大数据时代下，文书档案管理工作想要发挥出更大的价值就必须要构建和完善办公自动化信息系统。首先，文书档案管理工作要基于大数据系统等进行办公自动化信息系统的构建，通过办公自动化信息系统进行采集、搜集、归类、整理数据的过程，并且在具体的实践过程中找寻和发现信息系统的漏洞，并采取针对性策略进行改进。其次，面对大量的非结构化数据，文书档案管理工作应该运用大数据系统率先将这类数据进行筛选和识别，然后进行统一地非结构化数据向结构化数据的转变，确保在转化过程中不发生数据遗漏和损失的现象，从而保证文书档案管理工作的真实性、可靠性和有效性。最后，管理人员还应该注意规避办公自动化建设带来的文书档案信息泄露的风险。从软硬件管理方面，要为文书档案管理系统配备专业的网络安全技术人员，对文书档案信息进行特殊的加密手段，同时文书档案管理工作人员还应该将相关信息和数据进行分层处理，按照机密程度分为一级、二级、三级数据，一旦发生数据泄露应该让专业技术人员率先确保一级数据的安全，尽力挽回二级、三级数据，将办公自动化带来的网络信息风险降到最低。