事业单位档案归档文件整理方法分析

2020-02-26霍红丹

卷宗 2020年34期

关键词：文档整理原则

霍红丹

（黑龙江省大庆市杜尔伯特镇人民政府综合便民服务中心，黑龙江大庆 166200）

在事业单位中，有效的加强档案管理工作提高了事业单位发展水平。作为档案工作人员，在科学的进行档案归档文件整理过程要结合工作实际，明确归档文件整理原则，从而有效的制定更加完善的整理模式，以进一步提高事业单位档案管理质量，下面具体分析。

1 事业单位档案归档文件整理的内涵

按照目前事业单位的发展形势，事业单位的重要文件逐步增多，各单位之间依托重要的文件进行信息的交互，方便进行业务的指导。按照目前文档的使用方向，可以将以往的文档使用状态按照历史机制进行分类，并利用重点词汇进行标注，方便进行文档的调出和使用。

参考目前档案归档管理的众多细则和环节，归档文件是要将复杂的文件以有序的形式进行分类，然后归档，其目的是方便进行使用和查阅。不同的文件在整理过程中按照文件的类型进行适当分类以后，按归档文件的整理标准和方案进行更详细的划分，从而提高档案处理的工作效率，也可以确保后续工作人员能够借鉴更多的档案管理方法，保证档案的完整性。

事业单位进行文件整理过程中需要参考以下文件整理细则：综合类文件、组织人事类文件以及业务类文件。综合类文件涵盖了各单位之间进行公事往来的文件内容，其中涵盖了事业单位上下级的内容通知，或是对于工作内容有指导意义的文件内容，还有关于节假日放假通知等内容。组织人事的文件是按照上级要求对人员的工作调度以及罢免、辞职等文件进行记录，方便事业单位进行岗位人员的分配和任命。业务文件主要涵盖了不同岗位之间的工作细则以及业务流程，按照岗位要求承担相应的责任，提高工作效率。业务文件更多与群众实际办理的业务流程有关，事业单位要依靠这些文件开展相应的业务办理流程，并可以对应的进行相关资料的存档，为前来办理业务的人提供更优质的服务。

2 事业单位档案归档文件整理的原则

事业单位再对不同的文档进行分类处理的过程中，一定要遵循整体原则，具体内容有以下几点：第一，完整性原则。事业单位所记录的档案资料对于以后的业务办理流程和业务正常运转有积极的辅助作用，所以在进行档案文件整理和分类的过程中，一定要保证所记录文件内容的详细性和准确性，并且确保事业单位记录的文件具有更高的参考价值和实用价值，切实履行完整性原则，降低因数据内容不准确和数据内容不完整对事业单位发展造成的影响。第二，系统性原则。事业单位可以参考以往的档案文件整理方法和规则，通过不断完善的方式建立系统性档案处理规则，使档案在记录的同时上下之间具有较高的连贯性，确保被归档以后的文件可以在系统性规则的约束下获得更完整的信息内容。第三，科学性原则。随着我国科技环境的日益发展，归档文件的数量正呈逐步增加的趋势，为了提高管理人员的工作效率，降低实际的工作压力，按照科学性原则进行文档归类，能够获得更优质的整体环境和空间，提高工作效率的同时使文档整理流程不断优化，确保在最短时间内完成更详细的文档资料存储流程。第四，安全性原则。作为事业单位存储的文档信息，相关档案文件具有更高的使用价值，所以其安全性不容忽视。文件归档整理过程中要严格遵守安全性原则，提高对文档内容的保护意识。

3 事业单位档案归档文件整理的主要方法

3.1 文件资料整理的方法

事业单位文件整理遵循以下方法：第一，按文件价值进行区分。不同的文件在被收入以后，可以根据档案管理规定，对文件的价值进行判定，按照文件保管的期限和保管类型进行划分，能够更有效的进行文件价值的判断。第二，内部党委文件和其他行政文件的区分。按照文件类型进行区分，通过对文件使用类别和方向进行判定，遵循党委文件和其他行政文件的记录标准和类别，分门别类的进行信息填充，从而获得更完整的立卷归档信息。第三，按年份进行文件划分。不同年度的文献要分类存储，降低无价值文件的存储压力。第四，按文件是否需要加密进行划分。某些重要文件具有一定的保密性，为了降低风险，减少对国家和单位造成的损失，一定要将秘密性文件进行分类存储。第五，按阅读方式进行划分。不同的文档按照文字、图文等特定的类型进行归档，提高文件的使用效率。

3.2 档案的归档方法

事业单位归档方法涵盖以下几个步骤，具体的方法如下：第一，档案的整理。根据接收档案的信息有顺序地进行档案内容的分类，再按照档案内容进行分类存储，以方便进行查阅和使用。比如，涵盖请示内容的文件、含有重要信息的文档、征求意见稿、讨论稿等等。第二，档案的编目。复杂的档案需要编写完整的目录进行区分，这些档案在按照要求进行整理以后，可以根据目录要求进行封面的设定，目录的编制可以参考文件的型号、题号、责任者、页数、日期等进行划分。同时文件要涵盖完整的卷宗号、类目、卷合号或案卷号，以及相应的保管期限等。第三，档案的分类。参考目前使用的档案分类标准和要求，不同的档案可以根据获取的时间、内容、来源形式等进行区分，档案之间在区分的过程中会建立相应的体系，方便进行保管和排列存放，不同内容要分层管理，按照要求进行类别划分以后，可以获得相应的实体分类。不同档案在按照实体类别进行划分以后，可以划分相应的层级进行存储，第一层级涵盖了档案的相关内容，这些信息涵盖了具有历史属性、地域属性或专业属性等内容，相对完整和真实。第二层分类方法是按照档案的科室内容进行区分。第三则是根据全宗内档案进行分类，这类的内容会根据文件信息标注详细的文件来源、时间、主题以及相应的分档标准，同时按照系统化要求进行内容的填充，建立合适的起案卷。

3.3 信息化的档案归档文件整理

由于计算机技术的不断发展和完善，事业单位在进行档案归档文件整理的过程中，更多的运用电子计算机技术。之所以采取电子计算机技术进行档案管理，是由于电子计算机技术能够及时对不同的电子文档请求，同时可以详细记录文件接收的时间部门以及来源从而自动完成档案类别的存储。利用信息化科技手段能够大大的缩短档案存储时间，并避免占用实际的文档存储空间，使更有价值的文档不断更新，提高工作效率。