关于电子档案整理与保护的探讨

2020-02-26赵锦秀

卷宗 2020年33期

赵锦秀

（山西省吕梁市文水县委办机要保密技术中心，山西吕梁 032100）

随着社会的发展，对整理与保护的技术要求也会越来越高。因此，我们应该深入研究，认真对待。对电子档案进行整理和保护的最佳途径是为电子档案的未来发展铺平道路。除做好电子档案的基本认识、保护和防范外，还要做好相关法律法规的完善，建立健全合理、科学、严格的制度体系。只有这样，才能更好地规范和维护电子档案的安全性。随着时代的发展，如何创新的管理文件和档案，并提供及时、准确、系统、完整的文件信息，满足各方面的需要，适应日益发展的新形势下，已经成为一个文档和档案工作面临的新课题。

1 电子档案整理与保护

根据各单位工作职能的不同，确定了文件档案的具体归档范围。材料是否归档的判定法则是：所收集的文件和材料是否与单位密切相关，将来是否有价值。文件档案来源于上级、单位、同级和下级的文件。分析的意义是做一份好工作的管理文件和档案的收集和归档，并根据现状提出创新措施的收集和归档的文件和档案。促进文件和档案机构的有序集合。

人们在保存数据的过程中一般会使用软盘。在现代社会的发展中，科学技术的不断发展促进了光盘的发展。由于其抗干扰能力好，结构稳定，存储时间长，人们用它代替软盘来保护电子文件。如今，随着各种电子记录的不断增加，档案管理部门都在其中使用了光盘，但也受到了一定的限制，软盘还没有进行彻底的改革。因此，在实际工作中，管理者必须采取最有效的措施来保护软盘和光盘中的电子文件，以确保电子文件的安全[1]。

1.1 软盘的保护

首先，规范要统一。其次是高安全性的软盘。另外，软盘的质量也是非常重要的，它直接影响到数据的安全性和电子文件的存储时间。软盘的存储条件应标准化、统一。禁止将磁盘放置在磁场强、振动强、有腐蚀性气体和粉尘的地方。最后，如果条件允许，我们应该把软盘载体换成CD-ROM，这样它就可以存储更长的时间。一般来说，保存电子文件的方法是使用电子文件来保护它们。其中，CD-ROM作为电子文档的存储载体，抗干扰能力强，优势明显，可以有效延长电子文档的存储寿命。控制软盘的质量。可以说，加强软盘的质量控制是非常重要的，也是磁盘信息存储寿命的根本保证[2]。

1.2 电子文件排列

首先，它们按年、组织和贮存期进行分组。首先，根据不同的年份、组织和存放期限对文件进行分类；其次，不同年龄、不同组织、不同存放期限的文件应存放在不同的印版中，以便根据不同年份、不同时期定期复制，以延长电子文件的存放寿命，将受影响的文件扫描到网络中。各类公文审批和监督都是通过互联网进行的。

1.3 按照时间、组织和保管期限分别归档

不同时代、不同组织、不同的保管期限定期复制，以延长档案的保管寿命。同一归档部门的档案也应集中在同一磁盘上，便于使用。同时，为了确保电子档案统一和标准化，档案部门应完成归档数据的收集，和档案保管人应当建立文件管理信息，如分类号、文件数量、存储秘密级别，贮藏期，等，并建立磁盘文件目录，以方便快速处理文件的磁盘在电脑上快速找到它。保护电子档案由于电子档案是离线保存的，所以其中一些仍然存储在软盘中。人们在保存数据的过程中一般会使用软盘。在现代社会的发展中，科学技术的不断发展促进了光盘的发展。由于其抗干扰能力好，结构稳定，存储时间长，人们用它代替软盘来保护电子文件。如今，随着各种电子记录的不断增加，档案管理部门都在其中使用了光盘，但也受到了一定的限制，软盘还没有进行彻底的改革。因此，在实际工作中，管理者必须采取最有效的措施来保护软盘和光盘中的电子文件，以确保电子文件的安全。

2 创新文档管理方法

2.1 思想创新

创新最重要的因素是思想的转变。要在文献管理工作中进行创新，首先要转变观念，摈弃传统的文献管理思想，接受新的管理理念。传统的文档管理主要是针对一些有关政治信息资料的管理，而现代文档管理是面向管理的相关信息和材料在各种行业，这在一定程度上增加了管理的难度，和传统的管理理念已经不再合适。

2.2 技术创新

要创新文献档案人员的管理技术，就必须对管理人员进行培训，传授最新的管理技术和管理方法，推动文献档案管理的创新。

2.3 管理创新

一般情况下，档案管理质量的高低往往取决于对管理水平的评价，如仅从档案管理场地、设备、馆藏等方面进行考察。然而，随着时代的发展，档案管理主要取决于资源的开发利用和档案的服务效果。档案管理的重点应转移到档案管理的最大限度。

2.4 重建文件档案管理体系

由于长期忽视文件管理，相应的管理系统不能跟上信息化发展的水平，不能满足现有文件管理系统的需求。目前，许多机构的管理系统仍停留在管理对象的水平，只能进行一个相对简单的复制搜索，不能搜索全文。随着计算机的普及，电子文档和现代办公技术也很流行。

3 加强文件档案管理的有效途径

首先熟悉计算机技术和网络技术的运用。其次，作为一名办公室文件档案工作人员，要有优秀的政治素质，愿意奉献，努力工作。最后，办公文件档案工作是一项非常严肃的工作。构建档案工作组织网络为完善文件档案工作组织网络，探索新思路，以提高管理质量。改善“网络”，我们需要关注“生活”这个词。完善政府机关档案管理制度，增强工作人员参与档案管理工作的意识和积极性，按时交卷。专职档案工作人员应有必要对文件进行规范。这就要求办事员做好文件的归档和归档工作，增强档案管理意识，实现文件与档案工作的一体化。作为办事员，要对日常工作中的文件资料进行管理，及时处理，收发文件要及时进行登记和记录，特别是对一些领导的讲话和外出会议的记录[3]。