国有企业档案管理规范化管理的重要性研究

王雪青

（阳煤集团寿阳化工有限责任公司，山西 阳泉 045400）

建立具有一定特色、体现科学发展要求的档案管理体系，对于进一步深化档案管理政策制度调整改革，全面推进和加强档案管理队伍建设，具有十分重要的意义。而档案的收集和整理关系到档案信息的准确与否，关系到依据档案资料作出的决策正确与否。可以说，档案作为历史地、全面地考察了解经济社会文化发展的重要依据，把档案资源利用好，要在改革发展的大潮中把握时代形势，必须紧密依托当前正在进行的市场经济体制和国家机构改革工作，构建档案信息动态收集整理体系，不断焕发档案管理工作的生命力和活力。

1 国企档案规范化管理的重要意义

1.1 有利于企业做出正确的决策

国有企业的发展需要参考和翻阅企业发展各个阶段的历史档案，通过规范化的管理能够及时的保护好国企发展的历史资料，为企业的发展提供真实的参考和记录，从而促进企业在发展和竞争中作出正确的决策。

1.2 有利于培养和使用干部人才

干部的成长需要档案记录，通过把干部参加大项任务和取得优秀成绩的档案材料及时的登记记录，完善和丰富国企员工的档案材料，能够党组织培养干部、使用干部提供最真实的依据，从而把优秀的人才使用好、培养好，为国企的发展提供源源不断的智力支持。

1.3 有利于监督和问责

档案记录了每个员工的成长痕迹，也记录了企业的发展和各项决策。在从严治党的形势下，国有企业每年都要接受审计，每天都要接受纪委和群众的监督，档案材料记录了人事任免、经费使用、物资采购等大项决策，在这些大项活动决策中是否合法、是否有违规问题，档案材料最有说服力，因此档案材料是监督和问责的有力依据。

2 当前档案管理存在的问题

2.1 档案材料收集的不够及时

当前信息传播速度极快，各类文件、资料的数量及种类日益增多，图片及影像档案资料的信息量不断加大，一些国有企业负责档案管理工作的人员，工作责任心不够强，对档案信息更新的不够及时，很多档案信息还是多年前的状态。有的档案材料还是在领导查阅或者上级检查时，按照通知要要求突击完善的，档案材料不能够实时的实行补充和完善。一些单位在机构合并和转隶的过程中，档案传递的不够及时，原单位没有及时给新单位传递档案资料，新的管理单位又需要及时的为接收的单位建立档案，用于掌握情况、加强管理，这就导致了原单位档案未转递，新的管理单位又重复建立的问题发生，而新建立的档案对之前的信息材料不能够及时补充，存在缺失的现象。如果原管理单位档案工作人员不及时进行封存，随着时间的流逝和人员的岗位调整，则会存在老档案资料丢失的风险。

2.2 存在档案材料收集不实的现象

随着市场经济的发展人才流动越来越频繁，国企单位在档案的记录上说成绩的多，讲问题的少，档案管理单位由于人力有限的问题，存在工作作风不实的现象，没有认真地核实各单位上报的档案资料信息，导致了一些档案资料还不够客观，收集的档案材料信息不够 准确。

2.3 少数单位档案材料管理比较混乱

一些国企档案管理工作是临时聘用人员负责，在薪酬待遇不高的情况下，一些档案管理单位工作人员流动比较多，有的甚至是不辞而别。新旧用人单位交接程序和机制不够完善，一些档案管理部门工作人员责任心缺失，导致档案信息更新不及时，一些档案材料处于呆滞的状态。有的缺乏严密的审档机制，借用、查阅、流转手续不完善，档案材料管理不够严密，档案材料信息保密不够严格，甚至存在随意涂改信息的问题。

3 加强档案材料收集与整理的对策措施

3.1 提高档案收集的连续性，使其成为记载历史的核心轨迹

要加强对档案管理的组织领导。档案管理部门要及时制发《档案材料收集整理实施细则》。档案上报单位要结合本单位实际情况，制定相应的档案资料信息网络建设实施细则。在机构改革期间要及时成立领导小组，搞好新旧单位档案管理的对接。应组织协调有力，能够切实解决档案信息网络建设所需要的人员、设备和经费等实际问题，确保按未来发展要求完成档案信息建设任务。从现有的档案管理程序来看，反映单位历史和现实情况的依据性材料主要是各职能单位自己保管资料。如果各单位不及时向档案管理部门提交档案资料，档案管理部门就不能全面反映该单位的真实情况，具有相当大的局限性和断层性。要通过加大对各职能部门工作人员档案材料的动态收集督导力度，依据各职能部门工作人员的实际情况，探索对档案工作人员的科学考评体系，并把考评表定期收集到档案资料信息中。通过对档案管理工作进行细化分解考核指标，促进各各职能部门和工作人员的责任心，让各部门及时的把本单位的档案资料报送至档案管理部门。这样以来，一个单位和一些重要的领导的历年表现和成长轨迹就能在档案中得到连续的反映，单位和人员的历史情况将更加详实，更加丰富，起到阅卷即可识人的效果。

3.2 加强档案材料收集的正规化、信息化建设

档案资料是由具有保存、查考价值的文字、图表、声像等凭证性材料构成的。但是，由于技术和观念的上的原因，一些单位的档案资料一直以来仅仅指的是纸质的案卷。随着时代进步和科技的创新，信息更新频率逐渐加剧，原有的纸质档案已经不能全面反映各类问题的现实和历史表现，进而导致档案利用率偏低，生命力和活力不足。面对这种情况，各档案保管单位要树立“大档案观”，突破纸质档案的束缚，建立集声、像、图、表等为一体的立体信息档案。积极构建具有“声像文件”功能的档案管理平台，正好为档案管理的正规化、信息化提供了这个平台。档案管理单位通过建立信息化的档案管理平台，利用录音、录像和其它媒介记录经济社会发展过程的关键环节，既有助于加强对发展过程的监督，更有利于直接反映有关单位和人员在经济社会发展中的表现，并且为以后考察培养人才提供直接的、近乎面对面的场景。当档案管理单位在系统中保存了有关经济社会发展历次重大事件的场景，那么呈现在档案利用者面前的便是一部经济社会发展和各类人才成长的纪录片。把立体的信息影音信息和纸质档案结合，就能全方位的反映历史信息，也能够很好的克服新旧单位交接档案过程中的不便和纰漏。

3.3 提高档案材料收集管理人员的综合素质和责任心

通过档案资料信息的严密管理加强对人才的考评是档案管理部门正规化、制度化建设的集中反映。为了全面提高企事业档案材料专职管理人员的业务素质和管理水平，使档案管理岗位专业化、规范化，各类用人单位要强化档案管理部门人员的责任心，探索对国内企事业单位档案专职管理人员进行岗位培训，考试合格发给“岗位合格证书”，实行持证上岗制度，逐步实行持证上岗。为了认真开展这项工作，抓好在岗专职档案管理人员的岗位培训和持证上岗制度的落实，培养对象为从事企事业各级图档库(室)的领导及专职档案管理人员。培训内容为公司、经济法与档案管理法规；档案基本建设管理程序及文件材料；档案保护技术；公共关系学；档案现代化管理。 通过培训应该使得企事业档案管理人员对单位内部掌握和收集的档案高度重视，能够了解档案专业的基本知识，熟悉档案法规。了解企事业档案资料信息管理和国内企事业单位档案管理的基本知识，熟悉国家、地方政府和企事业的档案管理的政策、法规。了解计算机应用、网络信息的知识。熟悉本单位和本部门建设的历史与现状。掌握档案资料信息管理和工作程序。

3.4 注重在重大任务和活动中收集档案材料

一般对国企单位和人才的考评分为定期考评、晋升考评和随机考评，随机考评结合重大活动和任务进行。实际的情况是，当前一些单位往往重视定期考评和晋升考评等资料的收集和保存，而忽略了随机考评档案资料的收集。目前企事业单位多样化任务机会较多。这些重大活动既是锻炼人、考验人的有利时机，同时也是收集档案材料的有利时机。事实和历史证明，越是艰难险阻和生死存亡的关键时刻，越是能反映一名领导人才的政治品质和能力素质。在大是大非问题上头脑清醒，立场坚定，在危机关头的临危不惧和果断处置，能够充分反映一名人才的能力气概。作为档案管理部门，必须要抓住这些考察人才的有利时机，把那些经过重大活动锤炼出来的人事的优秀表现形成依据性材料，及时装入档案资料信息。作为档案管理的补充和拓展，力求使其成为档案资料信息中的点睛之笔。

当前，档案人才的培养和管理工作作为国家创新发展战略的一项大事和热点，正在稳步推进、全面落实。档案资料信息材料收集工作作为档案管理工作的基础，必须紧跟时代主题，积极响应，把对及时收集、高标准收集、突出重点收集有关材料，贯穿于档案资料信息动态形成的全程，努力拓宽档案资料信息的广度和深度，提高档案资料信息的生命力和活力。