浅析高职院校档案规范化管理策略

2020-02-25邹艳

卷宗 2020年32期

邹艳

（湖南机电职业技术学院，湖南长沙 410151）

在高职院校的运作模式中，档案管理环节起到核心作用；各院校在充分认识到档案管理重要性的基础上建立档案管理模式，并根据现行档案管理机制中的不足加以革新，进而提升档案管理能力。

1 规范管理高职院校档案意义

档案管理是高职院校管理能力与水平的重要体现，也是高职院校开展日常教学、维护教学秩序的重要保证。院校档案中记录有关学校的各种重要信息，若能做到对院校档案的规范管理则能够全面提升高职院校管理体系的精细化程度，并为开展其他工作在信息方面提供充足保障。例如学校日常承担大量科研任务并形成数据详实且内容丰富的科研档案，针对校内科研档案建立规范的管理机制则实现对科研资料的妥善保管，是对学校科研资源最好的尊重，也为本校后续的科研工作提供最详实、最有价值的参考依据。

规范管理档案信息对于高职院校制定教学方案、开展教学工作大有裨益，通过教学档案信息能够反映校内各院系在过往学期中的教学工作开展情况，并对院系教学质量建立科学合理的评判。规范高职院校的教学档案管理行为则显著提升学校对教学信息的利用发掘能力，在充分体现教学档案价值的基础上为高职院校开展今后学期的教学提供充足有益的借鉴。

建立规范的档案管理体系也是在高职院校内部树立现代化管理理念的重要举措；由档案管理工作特殊性所决定，高职院校管理体系中的各项管理制度均与档案管理有所关联，档案信息事实上可以利用到高职院校管理的各个方面。因此档案管理在高职院校的整体管理体系中扮演着特殊的、不可替代的角色；高质量、符合学校实际教育情况的档案管理模式，是保证学校顺利开展工作的重要基础，进而决定高职院校整体管理水平，可见高职院校在开展管理工作时需要对档案管理引起足够重视。

2 高职院校档案管理不足

尽管当前所有高职院校均建立了档案管理机制，但是落实效果整体呈现出参差不齐的现象，且在各个方面均体现出一定的不足。首先部分院校没有建立正确的对档案管理的认识，认为档案管理仅仅是对过往教学、业务等信息的简单整理与总结，并没有在日常教学管理中充分发挥档案应有的价值，导致院校整体管理处于较低水平。部分高职院校中存在较为明显的“重教学、轻管理”的现象，高职院校将大量资源与精力投入到教学环节，认为档案管理是可有可无的任务，导致大量档案信息未能得到充分利用。

档案管理手段单一落后是高职院校档案管理体系中暴露的最普遍的问题；部分院校对档案管理的重要性认识不足，在建立档案管理体系过程中并没有调动较多资源，院校档案管理体系仍然以传统的手动纸质管理为主导；尽管档案部门配备了数量充足的工作人员，但是蛮对浩瀚复杂的学校档案仍然难以为继，管理工作效率不高且难以保证其精细化程度；且档案管理中容易出现信息错漏、丢失等现象，档案管理质量始终难以提高。

优质的档案管理体系需要完善的档案管理制度为保证，相当数量的档案管理制度完善度较低，仅仅对档案管理体系中的部分行为有简要的指导或规定，实际执行效力较低；且档案管理体系中的配套监督机制不够完善，无法约束规范工作人员的档案管理行为，同样不利于档案管理理念的落实。

当前部分高职院校的档案管理部门以年龄较大的工作人员为主力，该年龄段工作人员的技能素养和水平参差不齐，且对新形势下的档案管理工作核心价值理解不够透彻，在工作中难以落实有关档案管理工作的最新要求。软硬件、信息化要素在档案管理机制中发挥的作用日趋显现，在档案管理工作未能充分融合信息化模式的情况下，档案信息处理任务仍采用人工处理方式，处理效率和准确度均难以保证。

3 高职院校规范档案管理策略

提升高职院校档案管理水平，首先应当从树立正确的档案管理理念着手；学校在积极改革管理制度的同时也应当树立全新的档案管理意识，树立档案管理在学校管理体系中的地位。学校在优化档案管理体系的过程中需要秉承虚心学习的理念，与行业内在档案管理取得突出成就的单位院校互动交流，选派本校档案管理人员前往学习交流，在充分领会同类型单位先进经验的基础上与本校档案管理工作相融合，从而在思想理念层面优化本校的档案管理模式。在积极开展对外交流学校的同时，高职院校还应当加强对现有档案管理人员的培训力度，采取定期组织学习最新方针、精神与政策方式使本校档案管理人员感受到当前档案管理工作的开展趋势，在树立全新理念的同时将其落实到平常的档案管理工作之中，进而提升本校档案管理工作的目的性和规范性。

当前智能化技术在诸多行业的运作管理体系中广泛应用，借鉴智能化、信息化手段的优势并充实到院校的档案管理体系之中，是全面提升高职院校档案管理水平的重要举措。原先相对繁琐的档案信息在录入数据库后即可实现互联网方位内的随时随地的检索或调用；档案管理精度和准确度均显著提升，同时便于院校管理人员快速获取档案数据，进而提升档案信息的使用效率。将档案管理模式与信息化技术相融合也是规范档案管理流程的重要手段，通过信息化模式确定学校各部门在档案管理体系中所需要完成的任务，在明确学校部门职责的同时提升档案管理的规范度。

档案管理信息化的良好落实需要高素质的档案工作人员作为支撑，学校在优化档案管理体系的过程中应当着重培养工作人员的技能操作能力。基于档案管理人员年龄偏大的现状，在树立其信息化工作意识的同时积极引进年轻的新生力量参与到学校档案管理之中，发挥该部分人群新事物接受能力强、管理理念新颖的优势，为高职院校的档案管理工作注入新的活力。提升档案管理人员的综合能力是不可或缺的环节，在培养工作人员树立正确的档案管理意识的基础上通过技能培养全面提升能力，避免由于本人在档案管理中的疏忽操作而造成不可挽回的损失。

规范的档案管理与档案信息的安全密切相关；高职院校在落实档案管理体系的过程中需要提升档案信息的安全性，针对档案存放场所进行周期性的检查工作，保证档案存放环境无隐患因素；同时加强档案工作人员的安全意识并树立良好的职业道德，落实学校档案信息制定的保密政策，针对档案管理中出现的信息泄露现象要做到严格追责，全方位确保档案信息的安全完整。提升档案安全性还可以从建立物联网管理体系入手，根据学校当前档案管理现状与物联网技术相结合，档案部门通过物联网设施即可掌握档案存放场地的实际情况，进而做出合理的应对方案。