浅议秘书素质的优化

(安徽大学管理学院 安徽 合肥 230000)

秘书素质指秘书从业人员应具备的素养和能力，包括秘书的基本素质和业务素质。秘书的基本素质是完成秘书工作的根本保障。其中，身心健康是秘书从业的基本要求，积极向上的思想意识是秘书从业的精神向导。秘书的业务素质是秘书工作质量的条件保障。一方面秘书的业务能力涵盖了知识能力、实践能力、沟通交际能力、组织协调应变能力等；另一方面秘书的职业素养要求秘书要具备基础的现代秘书素养和秘书职业的基本礼仪规范。

良好的秘书素质是成为一名合格优秀的秘书必须具备的条件之一，秘书素质内涵丰富且存在一个变化发展的过程。秘书素质的优化是一个积极肯定的过程，是鉴于客观和主观各方面因素综合考虑的结果，存在其必要性。社会需要高素质的秘书人才，领导工作需要高素质的秘书团队协助，秘书只有不断优化素质才能在竞争激烈的人才队伍中立足，提升自己才能适应快速发展的社会。秘书素质的优化需要多方面要素共同努力。

一、社会角度

秘书作为各工作单位中的独立职业，其素质的优化应立足当下社会背景，国家在秘书素质优化的过程中发挥着重要作用。

(一)国家应加强秘书教育

任何一门职业的入门离不开初期的教育学习阶段。我国秘书独立教育发展缓慢，高校秘书独立学科开设存在不足，秘书专业师资资源缺乏，有的高校甚至无秘书独立专业。秘书作为一个历史悠久的职业，需要进行专业化教育培训。首先国家应适度加大秘书教育投入，督促各大高校在院系下独立秘书专业并完善师资设备，设置专业化学校课程，理论教学与实践教学同步，重视秘书专业教育，注重秘书实务操作实练。其次，借鉴国外秘书教育的有用经验，立足中国实情建立具有中国特色的科学的秘书教育模式，培养更多高水准的秘书人才[1]。我国秘书教育大致兴起于二十世纪八十年代初的改革开放的背景下，与发达国家相比，秘书教育起步晚，教育模式不够完善，秘书人员学历偏低[2]，因此需要借鉴国外秘书教育优点，取其之长，补己之短。

(二)国家应强化秘书职业道德建设

秘书是最接近领导上级的工作人员，所处地位特殊，往往容易滋生秘书腐败行为。这就要求秘书必须遵守基本的秘书职业道德规范。因此国家应重视秘书职业道德的建设。一要加强职业道德教育和法律教育，通过教育途径灌输秘书人员正确的职业道德意识，即通过高等院校的在校知识教育和安排的相关实习实践，以科学的理论指导，引导秘书树立正确的职业观念。在工作过程中，秘书应主动接受来自单位的素质教育课程，积极参与相关素质培训实践活动。二要加大舆论倡导。舆论往往具有引导作用，借助舆论媒体通过书面、视觉等方式宣传秘书职业道德，如关于秘书正面的新闻报道、宣传手册、人物传记、优秀事迹表彰等，从而引导秘书人员树立正确的职业道德观念。

(三)国家应完善秘书从业人员职业素质评价标准

职业素质评价是依据一定的职业素质标准对个体或群体的职业行为作出合格与不合格的判断。理论与实践的脱节客观上迫切要求建立具有可操作性的秘书职业道德素质新标准[3]。首先秘书职业素质评价标准应立足整体，客观全面，从秘书素质内容出发，结合工作发展实际要求，制定完备的素质评价标准，为工作单位提供合理的衡量秘书职业素质的尺度。其次秘书职业素质评价标准不是一成不变的，应根据秘书工作的变化发展情况及时更新，使之适应工作大环境的变化和秘书工作进程。第三，秘书素质评价标准需要贯穿秘书工作始终，并通过宣传教育使之具有可行性，适时对秘书工作按照标准进行评估活动，一方面是对一个阶段秘书工作的检查与总结，起到督促规范作用，另一方面也为秘书从业人员树立了一个素质不断优化的目标。

二、工作单位角度

秘书素质的优化是在特定工作环境下完成的，环境对工作人员的潜移默化影响不容忽视。因此相关工作单位应创造良好的秘书工作外部环境氛围。

(一)领导层应充分发挥领导团体的作用

领导层在任何组织中对工作的完成起着事半功倍的作用，秘书的工作状态与领导环境紧密关联，优秀的领导层是秘书素质优化的加速剂。第一，领导者应重视对秘书人员的任用和培养，关心支持秘书工作，为他们创造积极上进的工作条件，鼓励他们抓住工作机遇，展现工作能力，同时指出他们工作中的不足，督促他们优化素质，提升自己。第二，领导层应使用领导团体自身的效应价值，发挥标杆榜样作用，以自己的模范言行和优良品德去影响和激励秘书，引导秘书树立正确的工作心态，确立有价值的工作目标，带动秘书工作的开展。第三，领导者应协调好组织内部关系，凝聚组织中的各方工作力量，团结人才，鼓励大家协同合作，提供一个互帮互助、互相学习、互相完善、互相进步的工作环境。

(二)秘书部门应营造良好的工作氛围

秘书部门作为领导部门的办事机构之一，沟通上下、联系左右，在工作过程中发挥着桥梁作用，是各工作单位联系过程中的关键环节。秘书部门是由多位秘书人员组成的秘书队伍的体系，秘书部门的工作效率和工作水平的高低取决于各秘书人员的能力素质的综合和秘书人员之间的合作程度。首先秘书部门应进行工作的合理规划安排，在秘书工作的快节奏压力下，营造具有动力的工作氛围，忙碌而不浮躁、有压力而不沮丧，互帮互助，协作创造，同时提供良性竞争平台，促使秘书人员跟上工作节奏，调整工作心态，共同努力。其次秘书部门应适当加强对秘书的培养，增加秘书学习教育培训活动，鼓励秘书人员在工作之余多学习、多实践、多总结，提倡继续学习的理念，引导完善道德素养，提高业务能力、优化素质结构，从而构建一支精干的秘书队伍。

(三)相关工作部门应加强多方面监督

“秘书腐败”已成为当今社会上的一种普遍存在的不良现象[4]，相关管理部门需要适当加强监督。秘书是领导者的助手，是上级的直接下属，为避免腐败的滋生，工作单位应完善监督机制。首先应强化内部监督，提供适当的监督约束，通过领导监督、监管部门监督、流程监督，把秘书行为置于有效的内部监督范围之内，督促秘书人员贯彻求真务实、清正廉洁的工作作风。其次提倡工作人员之间的良性相互监督，公正开明、从大局出发，通过互相监督，提高秘书自觉意识，保持警惕的工作态度，谨记相关规章准则，规范工作行为。第三开放外部监督即社会公众的监督，任何一项工作都不可能与社会脱节，相关监督部门应合理开放接受来自本工作单位外的监督反馈，并对社会监督反馈进行务实处理。秘书多一层监督约束，则多一份自觉自律心理。

三、个人角度

秘书素质的优化关键在于秘书的自我优化。内部因素往往起着决定性作用，其作用远大于外界因素。秘书个人应从学习、思想、实践三方面来进行秘书素质的优化。

(一)秘书素质的优化贵在勤奋学习

学习是优化秘书素质的第一步。一是学习知识，储备扎实的秘书相关知识基础，优化秘书知识结构，做学习型秘书。首先要培养求学热情，开发学习兴趣，通过在校接受教育获得相关理论知识，储备知识基础，奠定实践资本；其次要养成自学习惯，在工作之余，安排适当的时间用于学习，丰富知识面，弥补自己的不足。最后要改进学习方法，应掌握多种学习方法的结合运用，灵活开发，提高学习效率，花适量的时间学到有用的知识。二是学习经验，要学习借鉴模范榜样。榜样对自己的最大作用在于精神向导和经验借鉴，优秀人士的成功经验、工作作风、品德习惯等都是学习的源泉。三是团队学习。与同事和睦相处、团结合作，在工作中互帮互助，互相学习，取长补短，共同进步。

(二)秘书素质的优化离不开思想素质提升

秘书人员应具备秘书从业者必备的观念意识，尤其要培养良好职业心理[5]。一要对秘书职业有清晰认知，正确认识秘书工作的多种职能作用和辅助服务性质，谨记秘书角色定位，认真高效完成领导交代的每一个任务。二要自尊自爱自强，尊重秘书职业，培养事业责任意识，端正态度，尊重领导，适应领导工作的需要；同时适当坚持自己正确的见解，牢记工作岗位只有工作分工不同，没有高低贵贱之分。三要有团结互助、合作共赢的意识。团结同事，学会分享成功，换位思考，善于从他人角度考虑问题；同时要学会承担责任，面对矛盾学会协调，建立友好的人际关系。四要增强心理承受力。秘书工作任务多、节奏快，需要秘书快速适应，自主调节压力。

(三)秘书素质的优化重在实践锻炼

实践出真知，任何知识经验都离不开社会实践。秘书素质优化是在工作实践中完成的。秘书的职能性要求秘书人员必须牢固掌握专业知识，培养专业技能，提高动手能力，达到对专业秘书人员的相关要求标准，实事求是工作，不断提高自己。首先秘书通过在校学习基本的秘书知识理论体系，进行基础的秘书实操，为秘书正式工作提供宝贵的理论基础。将所学知识运用于工作中，转化为娴熟的工作能力，并进行新的探索和总结，做到学习中实践，实践中学习，用经验来弥补工作中的不足，实现自我超越。其次在工作中遇到问题要冷静处理，不慌不焦，通过一次次工作实践吸取教训，积累经验，锻炼自己处事能力。在工作中应时刻谨记秘书的素质准则，为自己构建一道心理标准约束防线。

总之，当今社会对现代各职业的工作要求越来越高，秘书职业也不例外。秘书素质的优化是符合各企事业发展进步的必然要求，是遵循秘书事业发展规律的结果。秘书人员必须把握秘书事业发展的特征和趋势，熟识秘书素质的基本内涵，掌握秘书素质优化的途径，在社会和工作部门提供的环境氛围下不断提高自己。