职务代理行为的认定探析

林 伟

（福建知信衡律师事务所，福建 福州350007）

法定代表人代表法人参与市场交易活动是法律规定中最早的关于职务代理行为的雏形，但是随着法人经营发展的活跃以及市场交易活动的频发，原有的法定代表人代表制度已经不能满足法人参与市场活动的需要，市场交易活动的分工亦越来越精细化，法定代表人不可能事必躬亲，此为职务代理制度的产生和应用提供了广阔的发展空间。《民法典》保留了《民法总则》对于“职务代理”制度的规定，对于促进民商事活动的良好发展意义重大。《民法典》第一百七十条规定：“执行法人或者非法人组织工作任务的人员,就其职权范围内的事项，以法人或者非法人组织的名义实施的民事法律行为，对法人或者非法人组织发生效力。法人或者非法人组织对执行其工作任务的人员职权范围的限制，不得对抗善意相对人。”

一、职务代理与委托代理的区别

《民法典》对于职务代理行为的规定分布于总则第七章代理之第二节委托代理中，可见《民法典》对于职务代理的定性为委托代理的一种。委托代理即通过委托人和代理人之间的约定达成的一种合意，是双方意定的范畴，因此委托代理的本质上是意定委托。虽然《民法典》在分布顺序上将职务代理放置在委托代理章节，但是职务代理与意定委托代理之间还是存在着较大的不同。

（一）授权来源不同

意定委托代理的代理权来源于与委托人的约定，且一般有明确的授权文件作为载体。而职务代理的授权来源于代理人与法人或非法人组织之间的劳动或劳务关系，或通过特定的职务而授予，没有明确的授权文件。

（二）权利外观不同

由于委托代理一般有着明确的授权文件，交易相对人可以凭借授权文件判断代理人的权限范围，权利的外观也是认定交易相对人是否善意的依据。然而在职务代理中，法人或非法人组织对于员工代理权的授予往往通过双方之间的劳动/劳务合同实现，如在劳动/劳务合同中岗位的职责范围和要求等；或通过对职务的设定来实现，如总经理、项目经理等特定的职务。此时，在职务代理行为中，代理权利的外观只能由交易相对人结合商业社会中对于代理人岗位职责范围或职务的一般社会理念来确定。且即便是法人或者非法人组织对执行其工作任务的人员的职权范围进行限制的，也不得对抗善意相对人。

二、职务代理行为的认定

职务代理制度的适用在一定程度上提高了民商事主体参与市场活动的效率，但是如何准确认定职务代理行为则直接关系到交易安全的问题。只有在保障交易安全前提下的效率才真正契合《民法典》的立法初衷。准确理解职务代理行为的构成要件是正确认定职务代理行为的前提。

（一）必须是工作人员

从事职务代理行为的代理人必须是法人或非法人组织的工作人员，但对该工作人员应当进行一定程度上的限缩解释，即并非所有的工作人员从事的职务行为均可被认定为职务代理行为。

首先，法人或非法人组织的法定代表人或负责人应当排除在外，因为法人或非法人组织的法定代表人或负责人代表法人或非法人组织参与市场活动的行为已被《民法典》总则第六十一条所规定，法定代表人的职务行为所产生的法律后果由法人承担已经具有“天然正当性”；其次，职务代理人须与法人或非法人组织存在劳动关系或雇佣关系。如未与民商事组织建立劳动关系或雇佣关系，则欠缺取得职务代理权的基础；最后，仅限于代理行为所对应岗位的工作人员。即与交易相对人所发生的行为应当与代理人所处的岗位职责一致。如处于前台岗位的员工去代理公司进行大型采购的行为，则不能被认定为职务代理行为。

（二）应当是以法人或非法人组织的名义实施的职务行为

一方面，行为人对外所实施的行为应当是以法人或非法人组织的名义开展。这是职务代理行为的表象特征，如代理人在对外开展活动时是以其个人名义，该行为则不构成职务代理。另一方面，职务行为并非是法律专业术语的表达，其与个人行为相对应。所谓职务行为即员工履行工作职责的行为。

（三）代理的范围仅限于职权范围内

法人或非法人组织的工作人员只能在其职权范围内进行代理，明显超出职权范围的代理行为应不被认定为职务代理行为。但由于在职务代理中，代理人的代理权来源于组织对其职务的授予，也就不存在具体授权文件等明示授权的情况下，交易相对人据以判断其职权范围的依据只能源于其职务外观。那么，作为交易相对人又如何根据代理人的职务外观确认代理人的职权范围呢？

首先是有无具体的成文规定。这里的成文规定不仅包括法律规范层面的，如公司法对于经理职权的规定，或建筑法对于项目经理职权的规定，也包括交易相对人能够获取的关于法人或非法人组织的相关文件等，如公司章程中对于某一职务权限范围的规定，或代理人与组织之间的劳动/劳务合同中对岗位职责或职务权限范围的规定，或组织为代理人统一印发的名片上记载的职务或职责。上述成文规定天然地能被交易相对人认定为代理人职务外观的依据，并且具有正当性。

其次是交易习惯。一方面是具体的交易习惯，如交易相对人已与法人或非法人组织同岗位或同职务工作人员有过交易行为的，或交易相对人与同一职务代理人也有过先前的交易行为的，根据该具体的交易习惯，交易相对人有理由认定该公司对于同岗位或同职务的权利外观。另一方面是商业社会中的交易习惯。基于商业社会中对于某一职务或岗位的权限范围存在的某种共识所形成的社会一般观念，以及基于历史交易形成的交易习惯，也属于职务外观，可以作为外部权限范围的判断依据。

最后是对某一岗位或职务职权范围的认定应当符合一般人的认知。当缺少明确规定或记载时，交易相对人基于习惯和诚实信用原则对职务代理人的职权范围作出判断，且该判断符合一般正常人的理解认知能力。在该种情况下，交易相对人基于此与职务代理人进行交易的，也应当受到法律保护。

三、由无明确授权的非法定代表人签署合同时的法律风险防范

公司对外经营中可能会遇到交易相对方由非法定代表人签署合同的情况，如签字人员有着明确的授权，则其签约行为基于法人或非法人组织的委托代理行为当然地由法人或非法人组织承担。但是当授权不明时，作为法人或非法人组织的单位一方又该如何根据职务代理的相关规定做好风险防范呢？

（一）当授权代理期限不明时

授权期限不明的情况主要集中于授权委托书未载明授权期限或载明“代理期限至代理事项完成之日止”的表述，针对该种情况，只要单位在签订合同时未收到该授权期限届满或委托终止的通知（前提是签署合同属于前述表述中的“代理事项”），由签字人员签署合同的行为所对应的法律后果由授权方承担。

（二）当签字人员授权代理权限不明或无法取得交易相对方在授权文件上加盖公章进行确认时

出现该种情况，当交易相对方以签字人员无权代理为由对合同不予认可或拒绝履行的，只要单位一方能够提供其他材料佐证，如以交易相对人的名义签署该合同的签字人员系交易相对方的工作人员，且签署该合同所对应的事项系签字人员的职责范围内的事项，签字人员的行为就应当被认定为职务代理行为，该合同就应当对交易相对方具有法律约束力。具体而言，单位一方在与交易相对方签字人员接洽时，当出现代理权限不明确的情况，应当留意签约人员名片的收集、交易相对方对于签字人员分工细则、有无与该签字人员签订合同的先例等证据的收集，以最大程度举证签字人员职务代理行为的成立。

四、对法人或非法人组织日常管理的建议

由于职务代理人与组织间的特定关系，职务代理人在行使代理权时也不用单独授权，具有一定的便利性，但也增加了法人或非法人组织在监管上的难度。同时，法律规定职务代理行为的法律后果由法人或非法人组织承担，也在一定程度上增加了法人或非法人组织经营的风险。如管理不善，则会被认定为表见代理，由法人或非法人组织为非法的职务代理行为买单。为此，对于法人或非法人组织的日常经营管理提出以下五点建议：

（一）严格授权管理

单位经营中如存在大量的需另行授权的业务，则应当制定严格的授权管理规范和审批流程。如需授权员工或他人执行任务应明确授权范围、授权日期、授权人的身份信息以及权利限制。尽量减少授权非法定代表人或负责人签署合同的事项发生，当无可避免时，授权范围应当明确，如应当明确有权签署合同的额度范围、签署合同的期限、交易对方等事项，争取做到一事项一授权。当权利限制、授权书内容发生变更或代理权终止等情况的，应及时书面通知相对人。

（二）做好离职员工管理

员工离职时应办好工作交接手续，尤其是加盖单位印章的文件、空白合同，以及单位统一印发的名片或其他可以证明员工身份的材料，都应当在离职前归还。如单位为员工申请专用邮箱或其他在一定程度上可以使交易对方产生系本单位员工的其他通讯方式，应当及时注销或限制使用权限。对于在经常与本单位合作的客户群中知名度较高的员工，还应及时向合作主体书面通知员工离职的情况，并保留书面通知记录。

（三）严格印章管理

单位公章及法定代表人的签章都应当设有专人管理，且使用印章应当严格遵守印章管理规范和审批流程。严禁在空白合同或空白纸张上加盖印章，防止被他人不当利用。

（四）做好名片管理

单位应当统一印制员工名片，名片记载的内容应当与员工实际岗位、职务相一致。员工离职后应及时回收剩余的名片。业务骨干员工名片遗失的，应及时通过互联网、报纸等方式进行公告，防止他人拾得名片后冒名实施订立合同等其他侵犯单位利益的行为。

（五）做好项目合同管理

合同订立时，应在合同中明确执行合同的具体员工并载明相关员工的邮箱、手机、微信等联系方式，并对具体员工在本项目合同中的职权范围予以明确，禁止在合同中约定“本项目由某员工全权负责”。如在合同履行的实际过程中发生权限变更的，应及时书面通知对方，并保留通知记录。

五、结语

职务代理行为制度的纳入为一定程度上提升民事主体参与市场交易活动的效率发挥了积极的促进作用，但如何准确地认定职务代理行为系正确适用该制度的前提，文章通过职务代理与委托代理的比较分析、职务代理行为的构成要件分析，为进一步深层次认定职务代理行为厘清思路。同时，为了防止职务代理行为制度的滥用造成对被“代理”一方的法人或非法人组织权益的侵害，对法人或非法人组织的日常经营管理活动提出针对性建议，以期职务代理行为制度在法律预设的制度功能轨道上得以良好运行。