新时期职业院校人事工资档案管理探究

2020-02-23杜娟

山东纺织经济 2020年10期

杜娟

（山东科技职业学院，山东潍坊 261053）

工资涉及到每个人的切身利益，而人事工资档案更尤为重要，在工资调整、干部提拔、退休审批等方面都具有不可替代的作用。而随着我国职业院校人事管理制度的不断完善，人事工资档案管理工作出现了不少新情况和新问题，像管理技术手段落后，管理人员综合素质能力不高等。这些问题的出现降低了档案管理工作的效率，阻碍了职业院校人事工作的发展。所以在新时期的背景下，怎样将人事工资档案管理工作优化，提高工作效率，促进职业院校人事工作发展，成为当前职业院校人事工作研究的问题。

1 职业院校人事工资档案管理的现状

1.1 管理技术方面

目前，随着现代信息技术的不断发展，人事工资管理系统逐渐被开发利用，但技术创新意识与实际工作存在着许多不合理的情况，在使用过程中会出现各种各样的问题，导致数据信息不准确，而不能很好的促进人事工作，所以在我国的职业院校中，还有一大部分学校未使用人事工资档案管理信息系统，没有建立相关的信息化数据库。在实际工作中，他们在核定、调整工资和管理、查阅、校对档案时还是使用传统的手工方式来进行工作，在核定、调整工资时若人数较少利用手工操作还可以，若遇到人员较多的单位，手工操作也会导致信息和数据的不准确，出现纰漏，因此落后的手段会导致人事工资档案管理工作的效率不高，阻碍了职业院校人事工作的发展。

1.2 管理人员综合素质方面

人事工资管理是一项重要复杂的工作，要求管理人员要具有较强的业务素质和专业技能，在档案信息和政策运用方面要具有归纳整合能力。然而就从职业院校当前的发展趋势来看，现在缺少这样的高精尖专业技术人才。在某些职业院校，在配备管理人员时重视程度不高，人员流动性较大，还有不少人员是兼任的，承担多项工作，而不能很好针对人事工资工作进行深入研究。而管理人员对相关政策的掌握不到位等，导致对档案信息不能准确的确认，更不能灵活运用政策，这样就容易造成在人事工资档案管理时出现错误，不能确保工资的准确性。

1.3 人事档案信息不全面

由于受到多方面因素的影响，人事档案中的信息会经常出现与实际情况不一致的现象，例如，出生时间和参加工作时间不相符的情况，由于个人对档案重视程度不高，取得新学历后没有及时将学籍材料入档，级别调整后没有将任免表入档等，使人员信息不是最新状态。由于这些关键指标的影响，会造成职工工资与实际情况不符，不仅在职工个人薪酬待遇方面产生较大影响，也会在其后续工作，如报考研究生、博士生、职务晋升、调动、个人公正等方面埋下较大隐患，阻碍了档案信息使用价值的有效发挥。

2 新时期职业院校人事工资档案管理建议

2.1 建立人事工资档案管理系统

现代化信息技术在各行各业得到广泛应用，职业院校也应要树立人事工资档案信息化管理的理念，要意识到人事工资档案信息化管理的重要性，要善于运用互联网技术和信息化手段，结合工作实际有效地来开展工作。对于人事工资档案管理系统，职业院校可以根据单位实际情况，开发设计适合本单位的人事工资管理软件，也可以购买这类软件。在人事管理过程中，通过专业的数据分析，帮助人事管理人员在工资调整、新入职职工工资核定、绩效工资核算、退休人员待遇核定等方面自动生成，使工资档案管理工作更高效更快捷，减少因人工操作可能带来的失误，从而提高工作效率。

2.2 提高管理人员的综合素质

管理人员的综合素质会直接影响到人事工资档案管理的效果，因此，需要提高管理人员的综合素质。新时期背景下，职业院校要充分利用现代化科学方式进行人事工资档案管理，需要管理人员熟练掌握信息化操作技能，以便能更快捷地工作。管理人员应加大学习交流，积极补充专业知识，更新知识结构，拓宽专业技能知识面，优化自身的专业知识，达到工资档案管理的标准化要求。管理人员还应改变传统的人事工资档案管理理念，学习先进的管理理念，以便能更好的促进职业院校人事工作发展。除此之外，管理人员还应提升服务意识，以便能更好地服务于教职员工。

2.3 重视人事信息数据更新管理，提高人事工资管理水平

高职院校管理人员除了要完成日常管理工作外，还应该对人事信息数据及时收集更新，并且做好相应的记录。这些数据资料为工资关键指标，与教职工的待遇密切相关，管理人员应具有认真负责的态度，对材料加以辨别，将确认后的数据及时收集记录，随时更新，使人事档案使用价值发挥真正的作用。对于人事工资中的历史数据也要随工资的变动做好数据的记录和维护管理工作，确保工资的准确性和规范性。在我国，大部分职业院校的性质为事业单位，工资与人事信息密切相关，只有做好人事信息数据收集和管理工作，才能提高档案信息利用价值，避免问题的出现，保证工资的准确性。