浅谈提升国有企业办公室文秘职业综合素养的途径

2020-02-23费勇军

山西经济管理干部学院学报 2020年1期

□费勇军

(湖南省第六工程有限公司，湖南长沙 410000)

党的十九大以来，随着我国经济由高速发展逐步转为高质量发展，改革开放程度进一步扩大，市场竞争环境和企业发展形势发生了巨大变化，文秘人员作为国有企业办公室的重要组成部分，为适应残酷的市场竞争环境，必须具备良好的思想政治素养和职业能力素质，提升自身各项综合素养，提高服务质量和水平，才能更好地为国有企业服务。此外，搞好办公室文秘工作不仅是一个企业的外在形象展现，还关系到企业整体发展情况，可以为现代国有企业领导决策提供参考和依据，确保企业领导决策的科学性和系统性。

1 国有企业办公室文秘工作的重要性

在当前国有企业全面深化改革的背景下，必须充分认识到搞好办公室文秘工作的重要性，认识到提高文秘职业综合素养的必要性。邓小平同志在1975年搞整顿时指出：“一个地方工作要抓住几个人，办公室主任、公安局长、组织部长。”这就说明了办公室工作的重要性，也表明了办公室是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。文秘工作作为国有企业办公室的重要组成部分，其重要性是不言而喻的。习近平总书记在《秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》一文中提出，“办公室工作任务概括起来有三个：一个是决策的参谋、智囊作用；一个是对上对下的服务；一个是机要、保密工作。这几项任务都很重要。”具体来说，重要性主要体现在以下几个方面作用：

1.1 助手作用，也就是参谋、智囊作用

在国有企业中，办公室文秘工作人员一般直接为领导服务，是领导决策的参谋，起着助手作用，正所谓“运筹帷幄之中，决胜千里之外”，可以比喻为领导者“手的延长”。从工作职责来看，国有企业文秘工作主要是辅助起草公司职代会报告、经济工作报告及其他领导讲话稿等相关材料，还要经常下基层调研情况，研究行业政策，向领导提供信息、资料、文件等决策依据，甚至有时需要出谋划策，提出工作建议和决策方案，辅助领导决策，制定工作计划等，这无疑说明办公室文秘工作的重要性，是企业运行不可或缺的一部分。

1.2 枢纽作用，也就是对上对下的作用

通常来说，国企办公室文秘工作人员承担着领导管理层与外界沟通协调、上传下达等作用，以便使企业内部各层级建立稳定严密的关系。在国有企业管理层级中，各级领导层级是一个庞大而精细的体系，主要包括总部领导机关、分公司领导机关及基层领导管理机关。因此，在复杂有序的企业管理体系中，各级办公室文秘就是要接收上级领导层的指示、部署安排等，并详细地传递给为其服务的领导管理层；同时，还需要把本级领导管理层指示安排部署等传达给下一级单位，督促下级单位严格执行企业各类决策。领导管理层精力和时间均有限，不可能事必躬亲，这就要求办公室文秘部门和文秘人员必须发挥信息中枢作用，做到内外沟通、上下协调、左右安排，使企业领导层能够及时准确地把握国内外政治经济形势、行业市场等变化，通过召开各类重要会议、搞好舆论宣传及发布各项制度等方式，使国企各层级员工尽快了解、熟悉和执行领导管理层的决策部署安排，更快更好地促推企业快速发展。

1.3 机要、保密作用

由于办公室文秘人员处于国企机关的关键岗位，且作为领导的参谋辅助人员，常伴于领导左右，经手了企业许多商业秘密、内部发展情况和管理现状等文件及信息，这就要求文秘人员必须遵守企业有关保密制度和职业道德规范，对所经手的企业秘密严加保密，不该说的坚决不说。在现代企业激烈的市场竞争中，一旦文秘人员在工作中发生有意或无意的泄密事故,这将会严重影响企业开展生产经营活动，导致在激烈的市场竞争中处于不利地位，甚至可能造成严重损失以至于破产。

2 提升国有企业文秘职业综合素养的途径

随着国有企业面临全面深化改革及日益激烈的市场竞争，文秘工作在企业中的地位也愈加凸显，因而文秘工作人员只有不断提升自身各项综合能力素质，才能更好地适应国有企业改革发展的需要，才能适应市场残酷的竞争规则。通常来说，国有企业文秘工作人员要具备理论学习能力、信息处理能力、公文写作能力和综合职业能力等四种能力。

2.1 强化理论学习能力

在国有企业办公室业务中，加强文秘人员的理论学习培训是做好办公室文秘工作的重点工作之一，我们可以从以下三个方面提升文秘工作人员的综合素养：第一，坚持政治理论学习，把认真学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的理论等作为终生必修课之一，坚持把党的理论与文秘工作结合起来，服务企业整体大局，突出公文写作、公文审核、收集整合信息等主要职责，切实发挥领导参谋助手作用。第二，坚持专业理论知识学习，要能熟练掌握秘书学、档案管理学、公文写作、办公自动化、管理学、政治学、人际关系学等各方面专业知识，并应用到工作实际当中；要了解当代社会主义市场经济及企业管理的各项理论，熟悉本行业、本企业的发展战略、行业政策、企业管理、生产经营等各项专业知识，还要熟悉办公室的各项工作流程、工作业务联系、工作重心等，更重要的是要及时了解领导工作作风和工作特点，以便及时地为企业、为领导做好服务工作。第三，坚持开展调查研究。毛泽东同志曾说：“没有调查，就没有发言权。”国有企业办公室文秘人员要着眼于对现实问题的思考和新的实践发展，深入基层和行业市场开展调查研究，切身体验国有企业各个工作岗位，进行归纳总结，这样才能提出解决国企困难的正确方法。

2.2 提升信息处理能力

在现代企业市场竞争中，国有企业的任何一项决策，都离不开具体的信息，要使决策符合市场变化，必须根据各方面的信息进行科学决策。这就需要相关文秘人员密切关注企业内外相关情况，具有一定的信息整合能力、收集能力、创新能力等，尽可能全面、准确、及时地收集和处理领导决策所需信息。

2.2.1 收集信息的能力

国有企业办公室文秘工作要增强信息收集能力，通过网络、报纸、期刊、书籍等渠道掌握熟悉党的理论、政治经济、管理等专业知识，了解收集国际政治经济形势、国内政治经济形势和行业发展态势，熟悉本单位的战略部署、制度和决策，熟练掌握管理、技术、政治经济等相关知识，为企业决策做好知识储备；要站在对企业发展有利的角度对各类信息进行收集整理，充分分析考虑企业领导层的决策需求，多方面收集有利于改善企业发展的信息；要在工作实践中提升对有用信息和关键信息的敏感度和判断能力，强化国有企业办公室文秘人员的信息处理能力。

2.2.2 处理信息的能力

毛泽东同志在《实践论》中指出：“将丰富的感觉材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作工夫。”在实际工作实践中，国有企业文秘工作人员要在繁多复杂的信息中找到对企业决策有利用价值的信息，对各类信息进行去粗取精、去伪存真，这就要求必须具备整合企业决策信息的能力。作为国企文秘工作人员，要善于发现、勤于思考，经常留心最新研究理论成果和国内外最新政治经济社会动态，通过独立分析思考或头脑风暴法等集体思考方法，充分挖掘出具有战略价值、对企业发展有利的信息；要善于借助现代化信息工具，树立工作创新意识，打破传统思维，提升个人的总结、分析及归纳的能力，对复杂多样的信息及时准确进行整合处理，从而得出信息中所暗含的新趋势、新发展、新价值。

2.2.3 运用设备的能力

随着科学技术的不断进步，当今社会已经进入了信息化时代，这对国有企业文秘工作人员熟练掌握运用信息设备的能力提出更高的要求。在这个高度信息化时代，国有企业文秘工作人员必须要紧跟时代发展，熟练掌握各种先进的信息设备和技术，如Office操作系统、办公专业软件、信息检索软件等，提高收集对国企发展有利信息的能力，为国企领导层科学决策提供参考和依据。要积极学习计算机、多媒体技术及网络理论知识，提高计算机操作能力、办公自动化设备运用等能力；要能熟练地操作各类信息系统，包括办公协同系统、绩效管理系统等信息化系统，从而能够快速、准确地检索、使用和利用各类信息。

2.3 提高公文写作能力

习近平总书记在《习近平对秘书起草文稿的质量要求》中指出：“我就进一步改进文风、提高文稿起草质量向大家提三点要求，归纳起来是六个字：求短、求实、求新。”从当前国有企业文秘工作实际来看，存在着文秘工作人员素质欠缺，理论功底打得不牢固；公文格式不规范，公文流程不熟悉；文稿质量欠佳，针对性不强，无法解决企业发展过程出现的问题等。针对办公室文秘工作过程中出现的一系列文稿问题，可以从以下方面着手，从而打牢文秘人员理论功底，提升文稿质量。

2.3.1 把握公文写作方法

第一，要多向领导、同事学，善于从主要领导平时参与的各类重要会议讲话稿、经济工作报告，及时准确发现和把握企业发展方向，并在文稿中准确地加以强调、突出；要善于向同事学习,学习他们的长处和优点,学习借鉴草拟文稿的经验。第二，要多读行业书籍，读优秀的公文和讲话稿，掌握公文写作的技能，借鉴好的文秘工作经验；要多思考和发现问题，文秘工作者要有敏锐的政治观察力,善于见微知著；要善于揭示问题的本质，准确地预测问题的发展趋势,切实为领导决策提供前瞻性的预案。要多实践，多写多练，敢于接受任务，敢于尝试。第三，要多总结，善于进行思考、归纳和总结，总结出文秘工作的规律性，把工作经验提升到理论高度。

2.3.2 提升公文写作质量

习近平总书记在《为什么要大力改进文风》一文中指出：“当前，在一些党政机关文件、一些领导干部讲话、一些理论文章中，文风上存在的问题仍然很突出，主要表现为长、空、假。”在当前国有企业文稿中，同样存在着文章长、中心思想内涵匮乏等诸多不良文风现象。清代书画家、文学家郑板桥曾说“删繁就简三秋树，领异标新二月花”，对于写文章文稿，文秘工作人员就要像板桥先生说的一样，要简单直接、点明主题、删繁就简，用少的篇幅，接地气、精炼的语言，把要讲的问题讲清、讲深、讲透。文秘工作人员写文稿要倡导优良作风，力求文章短、实、新，三言两语把问题事情讲清楚就行；要写切合实际的、管用的、通俗明白的文稿，反映问题事情的原本面目，分析问题客观全面，具有可操作性和针对性，实事求是。要思想深刻、富有新意，正所谓“领异标新二月花”，就是要树立创新意识，不讲套话、老话、没有实际作用的话，要把本企业本单位实际情况与中央指示精神、上级领导部署安排及市场行业动态等结合起来，做到实事求是，提出有利于企业发展的新理念、新思路、新举措。在这里需要指出的是，标新立异并不是玩文字游戏，不顾实际地求新，而是要结合马克思主义立场观点和方法论，结合工作实际，总结规律，从而得出新的东西。

2.4 提升综合职业能力

在国有企业复杂的组织架构中，办公室文秘工作人员处于企业的核心枢纽地位，是领导的参谋和助手，必须要提升各项综合职业素养，才能更好适应职场发展的需要，才能更好地为企业做好服务。那么我们应该如何提升文秘工作人员的综合职业能力呢？可以从以下三个方面着手：第一，要具备一定的沟通技巧。在国有企业中，文秘人员作为领导身边的工作人员，一方面要跟领导进行沟通，做好相关的服务工作，另一方面要跟同事和相关部门做好协调，及时贯彻落实领导指示安排，完成交代的各项任务，这就需要具备一定的沟通服务技巧。对于领导来说，文秘人员要做到摆正定位，不越权、不越位，做好助理参谋的角色；要善于观察领导的日常工作态度、习惯、方式等，从中分析出领导的性格和办事方式，为与领导更好地沟通协调打好一定基础。对于同事来说，要在工作中尊重他人，虚心请教不懂、不知道的问题，俗话说：“闻道有先后，术业有专攻”，文秘工作人员不是全才，也不可能了解所有专业技能，因此要有团队精神，保持一颗宽容的心，敢于承担责任，在一定范围做好力所能及的工作。第二，要具有一定的随机应变能力。通常来说，文秘工作人员在工作中经常会碰到工作紧急情况，这就要求文秘工作人员必须提高随机应变的能力和判断能力，审时度势，分析当前面临的情况和困难，分析主客观因素的变化，做出相应调整，采取准备措施，及时解决问题。第三，要具有一定的战略思维能力。国有企业办公室人员作为领导身边的工作人员，必须要树立全局、战略思维，一切从领导站位出发，一切着眼于大局，主动把自己放到企业发展战略、市场环境中去思考问题，这样才能更好为领导及时反馈高质量信息。在工作中，文秘工作人员要主动介入企业管理环节中，参与企业各项重点工作，了解企业工作重点，掌握工作全局，从企业全局层面把控发展方向，才能为企业大局分忧和服务，而不是仅仅做好简单的服务工作或落实工作。