“大数据”背景下中小学校“三公”经费管理研究

郭怡彤

【摘 要】当前财务信息呈现出多样化的特点，仅从纸质资料中获取信息是远远不够的，利用大数据可以帮助学校对碎片化财务信息进行收集、整理、分析，从而帮助学校实现财务目标。本文将阐述三公经费管控热点问题，提出利用强大的信息平台与互联网结合管理的策略。

【关键词】大数据;三公经费;财务管理

一、三公经费管理存在的问题

三公经费是指用财政拨款安排的出国（境）费、车辆购置及运行费、公务接待费，由于其来源于公共财政收入，这就要求在使用过程中确保规范性和合理性，因此三公经费使用应受到社会公众的监督，但是当前部分学校还没有制定完善的内部监督体系，导致内部监督效率底，并且三公经费信息公开程度不高。三公经费使用须遵循先有预算后有支出，严禁超预算或无预算安排的三公经费支出，学校通常是将上年支出作为基数进行下一年度的三公经费预算，虽然这种预算编制方式较为简便，可是没有考虑财政资金使用效率等问题，可能导致预算不准确、财政资金消耗过多等现象。

二、三公经费管理的探索

1、建立网络报销系统

学校报账员在接收到票据后，首先要按照原始凭证的制作要求进行质量检查，重点关注附件完整性、发票真实性。随后对归类整理好的原始凭证进行批量扫描，系统将根据条码把报销单据自动分拣，将扫描影像实时上传至服务器。在票据制作环节，可以设置固定的费用报销模板，从而减少业务人员的工作量。

在单据审批环节，部门领导可以登录移动端 APP 及时进行审批，缩短报销的等待期。单据审批既影响费用报销系统又影响费用控制系统，报账员录入的数据和扫描的影像图片自动一一配对，并触发审批流程，审批时系统能够同时显示相关预算结余，辅助进行费用控制。

单据审批通过后进入账务处理环节，经过审批的扫描影像与录入数据一同进入结算中心，系統会将单据分类，并派发至会计审核人员。会计审核人员对报销单据是否符合学校会计制度及审计制度要求进行审核，审核后财务信息录入，形成会计凭证。账务处理完毕后，经审核通过的准凭证进入凭证池中，最终形成正式的账务处理记录，同时系统会根据银行要求的标准数据格式发送付款通知，后台银行完成支付。

通过影像扫描等技术将纸质单据的信息传递到共享中心，保证了信息的准确，并且更加安全、高效，整个过程都完整的录入了电子信息，报销完成后系统就可以马上为相关人员提供报销查询服务，使得报销流程透明化，既有利于加强对学校用款的监督，又提高了工作效率。学校不需要额外增加工作量就可以建立财务电子档案系统，有效地解决了单据异地传送、异地报销带来的不便，还能实现凭证无纸化和数据标准化的目标。

2、利用移动互联网系统

移动互联网的发展为学校建立高效透明的费控系统提供了技术支持，报销变得移动化、智能化，能有效解决远距离差旅报销难且慢的问题和公务接待不合规等问题，费用管理移动化将是财务共享服务的未来发展趋势。

教职工可以将报销系统下载在手机等移动端，在 APP 上提前申请机票、酒店等差旅费，并及时上传账单、原始票据等凭证，部门领导可随时随地在 APP 上进行审批，财务人员也可根据上传的费用报销凭证及时入账，实现差旅费即报即得。接待也要提前在APP上登记，包括访客级别、用餐人数、餐标等，报主管领导审批。报销系统能方便学校监控费用从发生到最终报销的全过程，提高费用报销的透明化，预防不合规的报销发生。采购人员对新购置的公务用车验收后将其开具的验收清单上传至财务云，相关人员进行资产购入的账务处理，同时录入固定资产系统，学校在持有和使用公务用车期间除了对运行费用进行报销，还要注意车辆的使用频率和磨损程度，定期对车辆进行维修和保养，并及时在系统中记录有关固定资产的使用状态的变化。公务用车可以集中管理，在使用前必须在APP上预约，包括事由、时间、乘车人数、目的地等，有效杜绝公车私用。

在每个学校内部实现利用大数据进行三公经费控制后，还可以将同一地区的学校作为一个整体，建立数据库。一方面社会大众可以通过相关平台监督经费使用情况;另一方面对于三公经费的预算管理也大有好处，财政部门在做决策时，可以获得更全面的数据支持。先由学校提前提交第二年的计划，比如出国游学要提早确认目的地、团组成员等，再由预算部门通过对酒店价格、交通记录等数据的对比完成各学校差旅费的合理预算，而不是像传统模式那样仅依靠上一年的数据推测。

3、管理经费的保障措施

为了更好地利用大数据管理三公经费，需要从以下方面的建设：

（1）制定明确可行的财务管理政策，比如：建立统一的管理制度、核算体系和基础资料，规范财务处理操作流程及管理办法。建设标准化制度时，管理人员首先要确定工作内容的范围，根据工作范围进一步确定相关部门、岗位的职责，这一过程和业务流程标准化相辅相成，制度制定好后，要求相关人员严格执行。由于大数据下的管理模式不同于传统的会计记账、资金支付的模式，同时信息化会产生大量的系统操作，所以在处理规则、操作流程方面都需要相应的培训，并且配备实操手册。

（2）随着信息技术的不断发展，学校要加强信息化平台建设，保持系统持续升级。注重信息传递的时效性，保证各部门信息传递通畅;提高数据的准确性，使各系统内的相关数据可以相互验证，减少人为或系统软件出现错误;不断提升使用界面的可操作性，收集使用人员的建议，使操作界面更加便捷并且符合用户的使用习惯，增强操作界面各个项目的可理解性，便于识别并快速完成工作，减少流程的停滞;由于财务信息平台中存储了大量的经济业务信息，所以最重要的是解决信息系统的安全问题，可以采用数据安全加密技术，减少安全漏洞。

（3）注重内部控制，降低风险。大数据下的财务管理模式通过信息化系统将账务处理、财务审核、财务结算等统筹在一起，改变了传统财务管理中的会计核算、资金结算的方式，对学校内部控制提出了更高的要求。可以在结算中心设立稽核部门，通过查询会计凭证、银行账户、财务报表等财务数据和相关材料，对学校业务进行监督，及时发现与披露不规范行为。财务人员要加强与信息系统维护部门的沟通，请专家进行日常的维护与升级，减少安全漏洞，有效控制财务风险，提升效率。可以通过沟通调查、内部监督等方式针对财务业务相关的内部控制点编撰一个汇总型的文件，学校可以对照内部控制汇总文件定期进行自查，也可作为进行审计的依据。

三、结束语

财务管理模式的发展，是一个持续演进的过程，需要与时俱进的意识、敏锐的洞察力和积极推进变革的信念，因此构建一个充满活力财务管理模式是任重而道远的，本文所述的是一个思路，还需要在实践中不断总结经验、完善充实。大数据给财务管理带来机遇的同时，也带来风险，策略不恰当、新流程设计不合理、信息技术系统如文档影像系统、网络自助报销系统、网络支付系统准备不充分或者相互之间不匹配等，都将影响新模式的推进。

（作者单位：杭州市拱墅区教育会计结算中心）