医院档案管理中精细化管理措施探讨

华明秀

摘  要：針对现阶段医院档案管理中存在的问题，本文提出精细化管理思路。本文首先分析了现阶段医院档案管理中存在的问题，包括专业水平较低、基础环境相对薄弱、管理制度不完善、档案收集效率低、工作人员能力较差等，针对这些问题，本文提出了加强制度建设、做好档案管理和归档、加大信息化建设力度、建立责任体系、提高管理人员的能力等措施，相信对从事相关工作的同行能有所裨益。

关键词：精细化管理  医院  档案建设  措施

中图分类号：G271                              文献标识码：A                    文章编号：1674-098X（2020）10（a）-0152-03

Abstract： In view of the problems existing in the current hospital file management， this paper puts forward the idea of fine management. Firstly， the paper analyzes the problems existing in the current hospital file management， including the low professional level， the relatively weak basic environment， the imperfect management system， the low efficiency of file collection， and the poor ability of the staff. Aiming at these problems， this paper puts forward some measures， such as strengthening system construction， managing and archiving archives well， strengthening information construction， establishing responsibility system and improving the ability of management personnel. I believe it will be of benefit to those who are engaged in relevant work.

Key Words： Fine management; Hospital; Archives construction; Measures

档案对医院的正常运转具有至关重要的影响。它们是行政管理、药物管理、科学研究、教学和医疗服务的基础和前提。管理人员必须制定合理、科学的档案建设计划，以实现医院的可持续发展。与发达国家相比，中国在这一领域的研究起步较晚，仍然存在许多亟待解决的问题。我们必须积极探索和实践，建立和完善的管理信息系统，以满足医院使用档案的需要，从而改善医院管理。为其快速稳定的发展提供有效的帮助。

1  医院档案精细化管理概述

1.1 医院档案管理的意义

简而言之，医院档案管理是医院的日常记录，是其他工作的基础，直接影响医院的管理水平和服务水平。医院档案管理的传统手段主要是纸质、CD-ROM、音频和视频，容易丢失和损坏，存在很多弊端和空白，需要提高管理效率。医院具有某些特点，旨在服务于社会并为人们提供更好的医疗服务。受国家监督管理，记录和归档医疗管理和程序的详细信息可以避免医疗纠纷并提高医院的社会效益。当前，中国正在大力推进医疗改革，医院档案管理面临新的机遇和挑战，文件管理中的情报和信息水平已经成为社会发展的必然趋势。精细管理是现代公司生存和管理中的重要概念，在医院档案管理中的应用同样有效，可以显着提高管理的质量和效率。精细管理注重细节，通过合理划分和科学统计建立和完善医院档案数据库，为后续工作铺平道路，其作用和重要性是可以忽略。

1.2 精细化管理的基本要求

在此阶段，医院档案的良好管理受到了各行各业的广泛关注。为了优化管理效率，在实际工作中应遵循以下要求。一个是正确的存档数据和信息的收集是后续管理和医疗服务的重要基础，例如，存档记录了患者的基本信息和医疗过程，其准确性直接影响患者的康复效果。同时，该文件也是患者报销证明。当发生医疗纠纷时，该文件可用作司法证据，相关人员可以从中提取有价值的信息，这与双方的切身利益密切相关。二是综合体系，与其他行业的档案相比，医院档案具有内置功能，在收集档案时应考虑所有方面，以确保系统化和完整性，并避免遗漏或错误。第三是独家专业，医学档案在医学院的教学和科学研究中具有指导作用。通过研究和分析各种疾病，您可以找到有用的信息并将福音带给患者，因此，有必要保证文件管理的专业排他性。

2  现阶段医院档案管理中存在的问题

2.1 专业化水平较低

医院档案管理对专业化程度要求较高，如此才能保证管理质量与效率，为医院的正常运行保驾护航。现如今，医院档案管理工作的专业化水平不高，影响了医院的健康发展。专业化水平较低这一问题主要体现在以下几方面，其一是管理内容与范围不明确，很多应该记录在档的资料被忽视，不利于后续工作有序开展。其二是归档分类不科学，没有严格按照行业标准准确划分档案类型，例如没有按照诊疗科室或职能部门进行分类。其三是档案资料过于分散，缺乏系统性与全面性，增大了调取、查阅难度，降低了医院档案管理水平。

2.2 基礎环境相对薄弱

医院档案管理的基础环境相对薄弱也是目前存在的严重问题，不利于医院的良好发展。档案管理工作前期需投入大量资金，但短期内看不到明显收益，为了提高医院的行业竞争力，医院领导人将资金投入到其他基础设备建设，虽然短时间内能大大提高医院的经济收益与竞争力，但却不利于长久发展。这一背景下，医院档案管理工作很容易被忽视，无法添置先进的现代化设备，缺少明亮宽敞的工作环境，大大降低了员工的工作质量与效率，进而影响了档案收集及整合的高效性与可靠性。

2.3 管理制度不完善

管理体制不完善导致该项工作实施难度大，无法提供有效的制度保障。首先，容易导致档案丢失或重复归档的问题，而且管理效率低下，一旦出现问题将会严重影响医院日常工作的顺利进行。同时妨碍了医疗研究水平的提升，久而久之会降低医院的核心竞争力。其次，增大了工作人员的工作负担，无法快速准确地调取相关资料，降低了医疗人员的工作效率，影响了医疗服务体验，容易诱发患者与医院之间的纠纷问题。

2.4 档案收集效率低

医院以往的档案管理方法较为粗糙，不重视细节问题，导致一些重要档案被遗漏，在医院的可持续发展中埋下了隐患。相关人员重视程度不足也对档案收集效率产生了不良影响，一定程度上增大了档案收集与归档难度。另外，很多医院还缺乏统一有效的管理模式，工作人员只按照以往经验进行工作，科学性与实效性较低，严重限制了医院的发展脚步。

3  医院档案建设中精细化管理的有效措施

医院档案建设中精细化管理的有效措施如图1所示。

3.1 明确精细化管理目标

目前，精细化管理已经成为医院档案管理工作的新目标，相关人员应以该目标为基础，有针对性地制定发展方案，提高管理水平，为医院的快速稳定发展打好基础。首先，工作人员应详细了解医院的真实情况与总体发展目标，在此基础上合理规划档案管理策略。值得注意的是，为了夯实基础，稳步提高管理效率，还可以在大背景下制定短期目标。其次，明确权责，医院档案管理涉及较多部门，需加强各部门之间的沟通交流，将责任落实到各分管部门，做到及时发现问题及时解决。最后，可给予工作绩效优异的部门适当奖励，以此调动员工的工作积极性与热情，从而确保该项工作迅速落实。

3.2 加强制度建设

建立和完善医院档案管理系统是提高管理水平的重要手段，可以从以下几个方面来加强制度建设。首先，科学纳入精细管理的概念。精细化的管理当然起着重要的作用，但是不科学的整合方法也会影响管理效率。必须与医院的实际情况有机结合，以进一步提高医院管理的整体水平。第二，合理划分管理步骤。良好管理的重点和难点是注重细节，应合理划分经营的每个环节，以尽可能提高管理水平。第三，完善考核制度。根据评估结果评估员工的能力，激发员工的工作热情，及时淘汰技能欠佳的员工，以免影响医院档案管理的效率。

3.3 做好档案整理和归档

在档案整理与归档过程中应用精细化理念具有重要意义，工作人员需注重档案的完整性，不可忽略任何应收入档案的资料，避免档案丢失后增加后期工作负担。针对不同类型的档案，需采用不同手段进行分类处理，例如需将医生处方和药品购置清单划分为不同类别。实行医院档案精细化管理大大提高了科学性、条理性和细致性，有助于优化医院管理模式，促进医院又好又快地发展。

3.4 加大信息化建设力度

当今社会的计算机化已得到极大改善。基于此，在医院档案管理中增加计算机化建设的强度非常重要，这可以确保这项工作有条不紊地进行，并可以为其他医院工作提供有效的帮助。随着计算机技术和互联网技术的优化和更新，出现了文件管理软件，有利于实现精细化管理，避免数据和归档过程中的错误。传统的手动输入方法不仅效率低下，而且容易丢失。信息技术的应用解决了这一问题，减轻了人员负担，节省了人工成本，并有助于提高医院的核心竞争力。此外，增加信息建设的强度还可以提高数据访问的速度，简化医院各个部门的工作，并提高信息利用率（如图2所示）。

3.6 提高管理人员的能力

为了提高管理水平，有必要建立一支高水平的专业人才队伍。

（1）加强专业培训。医院可以定期组织文件管理人员的专业培训，并聘请专家提供指导，以帮助他们了解管理知识并提高业务水平。让员工借鉴其他医院的经验和先进的管理模式，为自己的发展奠定基础。此外，可以在大学积极开展学术活动，以创造轻松和和谐的学习环境，并鼓励档案管理人员提高其专业技能和整体素质。

（2）提高创新意识。创新意识可以为医院档案管理注入新的动力，并在促进医院稳定发展中发挥积极作用。员工需要学习现代管理理念，掌握专业知识和科学的文档管理方法，并了解包括计算机技术在内的信息技术，按时更新知识结构并促进水平的快速提高。

4  结语

近年来，我国医药行业的发展形势日益严峻。为了在激烈的市场竞争中占据有利位置，我们必须提高管理水平，执行精细的文件管理，并为医院的健康发展提供数据支持。提高医院的经济和社会竞争力。为了解决当前医院档案管理中存在的问题，可以通过加强系统建设、加强信息建设、提高管理人员管理水平和情报水平的能力来解决。归档并促进医院的适当发展。

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