如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平

李凯辉

随着事业单位的新一轮改革即将完成，事业单位的人力资源管理也随之发生了很大的变化。人力资源管理中的档案管理是事业单位的重要管理工作之一，科学的人力资源档案管理方法可以帮助事业单位改善人力资源结构、全面分析个人、合理调动人员，从而提高单位对人力资源的利用率。现阶段，有些事业单位正在不断地创新人力资源档案管理方法，但还是遇到各种问题；还有部分事业单位的人力资源档案管理方法落后，管理水平不足，难以适应现在事业单位的发展。本文阐述了事业单位人力资源档案管理的重要性，并分析了事业单位人力资源管档案管理存在的一些问题，同时提出了有效提升管理水平的措施，旨在为事业单位提供一些参考。

人力资源是事业单位发展的基础资源，尤其在国家对事业单位做出了新一轮改革方案后，事业单位的人员流动会比之前更加的频繁。事业单位想要为社会提供能更好的服务，需要引进和培养更多的人才，合理的安排职务。人力资源档案管理是事业单位选拔用人、了解单位发展史、确保单位事务顺利开展的重要依据。因此，提升事业单位的人力资源档案管理水平是非常迫切的事情。

一、事业单位人力资源档案管理的意义分析

人力资源档案管理是指各单位的人力资源部门在管理工作中形成的对单位具有保存价值的各种形式的文档资料。包括很多类型，比如员工档案、招聘档案、培训档案、绩效考核档案、薪酬档案、劳动合同档案、劳务派遣合同档案等等。事业单位的人力资源档案是事业单位的重要信息资源，是事业单位在不断的发展中，人力资源部门总结和记录的各种重要档案。事业单位的做好人力资源档案管理具有两方面意义。

首先，有利于事业单位的可持续发展，在事业单位改革的方向中，可以知道行政职能突出的事业单位向行政单位靠拢，经营型的事业单位转型成为国有企业或者流向市场公益性质如学校、医院等等向无编制、按岗位需求聘用管理方向发展。因此，未来事业单位想要可持续的发展，离不开更多优秀的人才，人力资源档案管理可以帮助事业单位充分了解员工的各种基本信息，事业单位可根据人事档案的资料给予制定培养计划，合理调动岗位，优化资源配置，从而促进事业单位的可持续发展。

其次，有利于激发事业单位的员工潜能，有句话说人的潜能是无限的，传统的事业单位，员工缺乏竞争力，积极性可能不是很高，喜欢随遇而安。在改革后，事业单位的员工也具有竞争力，良性的竞争有利于提高员工的工作积极性，同时为单位作出更大的贡献。通过人力资源档案管理，事业单位可以知道员工的过往工作表现和成绩，这个档案对员工的未来事业具有深远的影响，因此可以激励员工工作更加认真负责，激发员工的内在潜能，同时对员工具有一定的约束作用。

二、事业单位人力资源档案管理存在的问题

一直以来事业单位是很多人想进去的，传统的思想认为事业单位的工作是“铁饭碗”，所以在人力资源档案管理上没有足够的重视。随着事业单位的改革，事业单位不再是人们心中的“铁饭碗”，事业单位的发展需要更多的优秀人才，所有更加重视人力资源档案的管理。现阶段，事业单位对人力资源档案管理存在各种问题，不能满足事业单位的发展需求。

（一）人力资源档案管理观念落后

部分事业单位的人力资源档案管理观念落后，受到社会环境和历史的影响，部分事业单位的领导人不重视人力资源档案的管理，认为档案不重要，档案只是对过去的记录，不会影响单位的未来发展，所以在思想上就不重视人力资源档案的管理，还有部分事业单位的领导人认为人力资源档案就是简单的把档案保存起来就可以，只要不发生丢失、损坏、遗漏等情况即可。这种错误和片面的思想导致部分事业单位的人力资源档案管理水平一直很低下，而且很难随着社会的发展提高管理水平。

（二）人力资源档案管理不规范问题

事业单位的人力资源档案管理制度不完善，导致很多档案管理不规范，主要体现下三个方面，首先，档案的信息真实向问题，由于档案管理制度的不完善，部分员工会钻空子，一些个人档案会有履历造价的现象，或者其他资料造价，事业单位也很难直接辨别出信息的真假，造成档案信息失真。其次，档案信息更新不及时，档案是需要定时更新的，但是有些事业单位在档案的管理中，不及时更新档案，不会主动及时的去收集档案，在收集档案过程中没有严格的执行制度。最后，档案不健全，在收集资料的时候，材料不全面、不准确，没有按照事业单位人力资源档案的规定来实施材料收集过程。

（三）人力资源档案管理中系统问题

目前，很多事业单位的人力资源档案管理系统还是比较欠缺，一方面，部分事业单位的人力资源档案还是以纸质的为主，放在档案袋里，都堆放再到档案室，档案室对档案也没有进行分类和妥善的保存，有的事业单位甚至没有专门的档案管理室，或者档案室的位置不合理，设置在地下室，导致纸质档案很容易受潮、发霉等。另一方面，部分事业单位也在实施电子档案管理系统，但是由于信息技术受限，不同事业单位又没有统一的管理系统，所以都是小规模的管理系统，当出现人员流动的时候，不能有效实现人力资源档案信息的共享。另外，事业单位的人力资源档案有的是属于保密性的，信息化系统的安全性也存在问题，所以很多事业单位的人力资源管理系统还是处于封闭保守的状态，难以得到较好的发展。

（四）人力资源档案管理中管理人员问题

事业单位的人力资源档案管理水平一直难以得到提高，很大部分原因是管理人员的问题。首先，缺乏专业的人力资源档案管理人才，我国企业、事业单位的人力资源管理长期以来并没有收到足够的重视，所以导致专业的人才也较少，而我国事业单位数量却很多，所以严重的不协调。其次，很多事业单位的人力资源档案管理人员的素质普遍偏低，在工作中态度不端正，对待档案管理不重视，在收集和管理档案的过程中都没有呈现出有个该有的严谨态度。最后，随着人力资源档案管理向信息化发展，部分管理人员的信息技术水平不足，因此，难以提高人力资源档案管理水平。

三、有效提升事业单位人力资源档案管理水平的措施

为了更好的适应事业单位的改革发展，事业单位需要不断的提升人力资源档案管理水平。事业单位可以从以下几个方面着手，全面提升人力资源档案管理水平。

（一）改变观念，提高人力资源档案管理意识

事业单位的改革即将完成，人力资源档案管理的重要性不言而喻。想要提升事业单位人力资源档案管理水平首先要改变观念，只有认识到档案的重要性，才能提高档案管理的意识，从而想办法提高管理水平。首先，改变事业单位领导人的思想观念，需要有关部门加强引导和作为，提高部分领导思想觉悟。其次，加强全体单位人员的意识，人力资源档案的管理不是依靠某个人或者某些人，它需要单位全员人的配合，因为它是关系到每个人的切身利益。单位可以组织培训和讲座让全员人认识到档案的重要性，才能提高单位的档案管理水平。

（二）完善人力资源档案管理基础设施、引进先进的管理技术

完善人力资源档案管理基础设施是提升管理水平的基础，正所谓巧妇难为无米之炊，如果基础设施都欠缺，再专业的人才也难以对档案做出有效管理。事业单位人力资源档案管理基础设施包括专门的档案管理室、档案柜、阅览室、办公室等等。当然，对这些基础设施也有一定的要求，比如档案管理室要能够防潮，有防盗设备、有灭火设备、防高温设备。有空调等等。现在是信息化时代，信息技术已经运用在各个领域，事业单位的人力资源档案管理也应该跟上时代的步伐，建立电子档案，科学的使用档案管理系统，引进先进的档案管理技术。一方面，事业单位的人力资资源档案管理较为复杂，传统的档案查阅和调动非常的麻烦，使用信息化管理系统可以大大提供工作效率，把复杂的工作简单化。另一方面，纸质的档案长久保存安全性还是有待考量的，使用电子档案可以保证档案的安全和长久。

（三）建设人力资源档案管理队伍

事业单位想要进一步提升人力资源档案管理水平，建设人力资源档案管理队伍必不可少。事业单位的人力资源档案管理是一项细致和繁琐的工作，也是一项重要和专业的工作，不可能依靠个人或者几个人完成，更不可能是非专业人员能做好的，尤其是大的事业单位，人力资源档案相当复杂。事业单位建设人力资源档案管理主要从三个方面入手，第一，提高人力资源档案管理人员的个人水平，事业单位要引进专业的人力资源档案管理人才，如果是内部人员提拔，需要对从事人力资源档案管理工作的人员进行专业的培训和学习。第二，增加人力资源档案管理的人员，配备一支较为科学的队伍，事业单位的档案收集、输入和保管以及各项事务都需要专门的人员来完成，而不是一个人承担多项工作，才能提高工作效率和确保档案管理的安全。第三，提高人力资源档案管理人员的综合素质，事业单位的人力资源档案部分属于机密，很多档案还关系到每位员工的发展及单位的发展，所以必须要保障档案信息的真实、及时以及安全。因此，事业单位对人力资源档案管理人员具有较高的素质要求，单位要对从事该项工作的人进行考核和培训。

（四）建立人力资源档案管理制度

无规矩不成方圆，事业单位建立人力资源档案管理制度是提高管理水平的重要措施。事业单位要根据单位的现状制定合理的制度，主要包括档案的收集制度、分类整理制度、审核程序、以及鉴定制度等等。制定制度是基础，制度落实到位才是关键，所以要责任到人，如果出现问题有明确的的责任人。制度都是为了保障档案的真实性和完整性，从而为单位提供有价值的信息资料。总而言之，提高人力资源档案管理水平是事业单位的一项长期工作。相关人员一定要不断的在实践中探索科学的管理方法并提升自身的综合素养，才能更好地发挥人力资源档案以及自身的价值。