档案信息化管理的利用与保密探析

戚晶晶

摘 要：众所周知，二十一世纪是信息时代，随着科技的进步，我国各领域逐渐实现了信息化，档案管理工作也毫不例外。目前，我国已有较多的企业及事业单位机构采取信息化的档案管理模式，极大的提高了工作效率，越来越多的档案工作开始采用此模式。因此，笔者将在下文结合自身工作经验，浅谈如何有效进行档案信息化管理的利用与保密。

关键词：档案管理 信息化管理 档案保密 信息化保密

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2020）01-00-01

引言

计算机技术、网络技术与通信技术的发展不仅为档案管理工作人员减少了一定的工作量、提升了工作效率，而且也极大地促进了档案管理工作的发展。依据客观事实与马克思原理可知，档案管理工作必然走向信息化的发展道路。

一、为何要实现档案信息化管理的利用与保密建设

实现档案信息化管理的利用与保密建设不仅是时代发展、社会进步的内在要求，也是国家档案管理工作实现自身发展的必然选择。通过运用计算机网络技术与通信技术实现档案信息化管理，不仅可以使得档案管理工作的效率获得极大的提升，从而节省人力资源，还可以推动档案管理工作走向规范化。[1]然而，档案管理的信息涉及了政治、经济、军事、文化的方方面面，一旦泄露将造成不可设想的严重后果，其保密工作在信息化时代更应得到重视。

二、我国现阶段档案信息化管理的利用与保密建设面临的难题

1.缺乏专业人才与技术的加持

目前，在我国档案管理工作中，许多的档案管理人员缺乏高度的工作意识。同时，由于优秀的信息技术人才缺乏相应的档案管理工作经验，我国档案管理工作就缺乏兼备信息技术与管理经验的工作人员，在整体上呈现出了缺乏专业人才与技术加持的特点。除此之外，我国现阶段对于档案信息化管理软件应用的普及率较低，这在一定程度上阻碍了我国档案信息化管理利用与保密建设进程的推进。

2.相关的工作人员缺乏对档案管理工作性质的正确认识

受多方面因素的影响，我国目前从事档案信息化管理工作的人员较少，相关工作人员对于档案管理工作的性质认识较浅，缺乏正确且深刻的认识，从而导致他们普遍认为档案管理工作仅仅是为了保存相关的历史信息，忽略了档案管理工作的真正目的——为各领域的科学研究、各部門领导的决策及相关的基础设施建设提供科学的参考信息。因此，在我国现阶段的发展中，部分档案管理工作人员过于重视档案的归类与保存工作，忽视了档案信息的开发与利用。[2]

三、如何实现档案信息化管理的利用与保密建设

1.应当注重档案管理工作人员管理意识的增强

由上文的论述可知，我国在建设档案信息化管理的利用与保密工作中面临的难题之一即是档案管理工作人员缺乏高度的管理意识，仅仅注重档案的归类与保存工作，忽略了开发与利用。因此，为了实现档案信息化管理的利用与保密建设，应当注重档案工作人员管理意识的增强。首先，档案管理工作人员应当积极转变观念，摒弃传统的工作思想，学习并正确认识档案信息化管理工作的性质，从而以市场信息为依据，树立明确的工作目标。其次，相关的领导应当注重制定统一的规范化工作人员管理标准，积极落实工作人员相应的工作责任，加强对档案管理工作的监督力度，对于表现优异的工作人员给予奖赏，对于工作较为怠慢的工作人员进行批评教育，达到奖赏分明的理想状态，从而有效激发工作人员的内在动力。另外，档案管理工作人员应当通过相关的学习活动获取相应的知识与技能水平提升，从而能够在实际的工作中结合信息化管理的相关规范利用信息系统开展相应的信息收集、整理、总结、开发利用及资源共享的工作，从整体上提升档案信息化管理工作的效率。[3]

2.应当注重档案信息化管理综合系统的建设，规范其管理

在传统的档案管理工作中，往往是由档案信息管理部门为他方直接提供所需信息。然而，随着档案管理工组的信息化，档案管理工作内部工作分配发生了较大的变化，档案信息管理部门逐渐转为选择信息方。这就要求档案管理人员应当能够利用相关的信息系统从繁杂的档案信息中快速提取所需信息并对其进行归纳总结分析，从而有效提升档案管理工作的规范性与科学性，进一步完善档案信息化管理的利用与保密工作。因此，为了达到此理想状态，档案管理部门应当注重档案信息化管理计算机综合系统的建设，增强其管理的规范性。

3.应当增强档案管理工作人员的信息化管理保密意识

实现档案信息化管理的利用与保密建设不仅需要档案管理人员积极转变观念，正确认识档案管理工作的性质与重要性，还需要注重档案信息化管理保密意识的增强。无论是在过去还是现在的发展中，档案管理都涉及了我国各领域发展的历史信息与记录，一旦泄露将导致不堪设想的惨痛后果，其保密工作不容小觑。同时，由于二十一世纪是信息时代，信息技术的应用使得档案管理工作更加高效、规范、科学、完善，但也在一定程度上提高了档案信息泄漏的风险。因此，为了使爱你档案信息化管理的利用与保密建设，防治不法分子对于档案信息的窃取，档案工作人员应当在增强自身档案信息化管理保密意识的同时通过不断的学习与培训加强自身的信息安全技能训练，提升信息安全保密技能水平。另外，档案管理人员还应当通过总结日常的工作经验寻找加强安全管理的方法，从而在日常的档案管理工作中不断实践、改善方法。[4]

结语

综上所述，实现档案信息化管理的利用与保密建设是顺应时代发展的必然选择，也是促进我国档案信息化管理进步的高效途径。因此，为了有效实现档案信息化管理的利用与保密建设，档案管理工作人员应当积极转变观念，正确认识档案管理工作的性质，增强档案管理意识与安全保密意识，构建综合信息化管理体系。

参考文献

[1]马丽颖.档案信息化建设的现状、问题与对策分析[J].才智，2019（24）.

[2]姚广旭.浅谈新时代背景下档案的信息化建设[J].机电兵船档案，2019（4）.

[3]翟鹏.档案信息化建设的现实需求和理论路径[J].现代信息科技，2019，3（14）.

[4]陈军.大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策[J].通讯世界，2019，26（7）.