农村基层学校档案工作发展策略探究

胡敏霞

学校档案是学校教育教学活动的成果和产物，是学校历史的真实反映，也是学校发展的“文化财富”，具有重要的现实意义和长远价值。做好学校档案管理工作，可以说“利在一时，功在千秋”。当前基层学校档案工作面临诸多困局，迫切需要区域教育主管部门不断完善顶层设计，通过强有力的组织推进，全面提升基层学校档案工作水平。本文以如东县为例，探究农村基层学校档案工作桎梏与破解策略。

一、农村基层学校档案管理工作现状和面临的问题

随着学校自身不断发展和档案工作逐步深入，近年来，如东县学校档案工作有了长足进步，对学校工作发展起到了促进作用。但笔者在近几年的现场督查和问卷调查中发现，当地各学校对档案工作重视程度不一，部分农村基层学校的档案管理不尽如人意，尤其是少数学校档案意识淡薄，档案工作已经成为学校发展的短板，如东全县130所学校，农村学校98家。只有26所学校的档案工作达省一星级及以上标准，其中三星级2家，二星级24家，大多数学校缺乏创建意识，档案工作存在着许多不容忽视的问题。出现这些现象，笔者认为主要有以下原因：

1.意识缺乏敏感性。农村基层学校档案工作的地位和作用还未得到应有的重视，档案工作在少数学校员工的观念中是一项无足轻重的工作，个别学校甚至未设置独立库房及专兼职档案员，仅用几个柜子就解决了档案的存放问题，学校珍贵的历史资料得不到妥善保管，正在慢慢散失。一些农村学校领导对《档案法》不甚了解，档案管理意识淡薄，忽视对日常管理中形成的文件材料的收集归档，常常是“说起来重要，用起来需要，忙起来不要”，虽然部分学校将档案工作列入年度工作计划，但真正能把档案工作作为单位长效工作来抓的少之又少。

2.保管缺乏集中性。一些农村基层学校档案分散保管现象严重，校内一些部门和个人为了方便自己查阅利用，不愿配合档案部门做好文件材料的移交归档工作，经常将文件材料等占为己有，致使许多有价值的档案资料长期分散在各职能部门或个人手中。这种各自为政的“零散状态”，严重影响了档案的安全保管，加之有的人员工作调动时不能严格履行移交手续，导致未及时归档的有价值档案材料散失，严重影响了档案的完整性和准确性，给学校档案管理造成了不可弥补的损失。

3.制度缺乏严肃性。一些农村基层学校档案管理制度不健全，落实不到位，主要表现在：①管理不规范。存在部门管理档案的现象，比如教学处、政教处产生的档案由其自身保管，其他诸如总务处、保卫处等部门也都各自保存了部分档案，严重影响了档案收集的完整性。②整理不规范。有些档案员在档案整理过程中鉴定不够细致，部分材料归档范围模棱两可，卷內目录与实际文件不相符，还有材料漏缺等现象。③利用不规范。档案员对档案的查借阅制度执行不力，借出的档案有时懒于登记，没有及时办理归还，时间长了，造成文件的丢失。很多学校虽然制定了一系列制度，但在实际工作中无法落实，形同虚设，严重影响档案管理工作的规范化开展。

4.人员缺乏稳定性。学校档案工作人员队伍不稳定，人员老龄化，素质不高。不少学校的档案员身兼数职，更换频繁，有个别学校甚至出现空缺现象。有时档案员刚刚熟悉业务就又换岗，新任档案员又要开始新一轮熟悉业务的过程。这些因素造成了形成的档案材料普遍存在质量不高、规范化程度偏低等问题。特别是由于档案员非专业出身的居多，专业知识不够扎实，仅靠培训往往在业务上很难有所突破与创新。

5.管理缺乏现代性。在对农村基层学校档案的检查中发现，档案信息化管理程度不高，有部分农村学校，档案管理现代化技术硬件设施和软件设施长期没有投入，档案用房狭小偏僻，与“十防”要求相差甚远，档案安全受到严重威胁。档案管理必备的电子设备陈旧，只有少数学校使用了档案管理专用软件系统，大多数学校都未能实现档案资料查询网络化，还停留在纸质档案层面，档案信息化工作断档现象比较严重。这种情况除了受经济条件的制约外，也与学校决策者的重视程度有关，有的学校甚至没有制定档案信息化具体的发展规划，即便是经济条件相对宽裕的学校，在学校档案信息化管理设施的投入上，也过于保守。

二、当前农村基层学校档案工作困局的应对策略

如东县教育主管部门充分认识到基层中小学校档案管理工作存在的问题，本着对“对历史负责，为现实服务，替未来着想”高度负责的态度，制订了规划方案，强化管理，完善举措，推动学校档案管理工作迈上健康发展的轨道。

1.加强组织领导，加大宣传力度。一方面，教育体育局联合档案部门开展了一系列档案宣传活动，组织学校分管领导及档案工作人员学习《档案法》，进一步增强档案法治意识，以“6·9”国际档案日为契机，通过张贴标语、发放档案宣传单、进行档案知识竞赛、宣讲档案小故事等，让学校师生尤其是校长了解档案工作在学校教育事业中的地位和作用，从而将档案管理作为一项重要基础工作提上学校工作的议事日程，纳入相关部门和人员的职责范围，使学校档案工作积极主动地服务于教育事业。另一方面，推进县级档案星级测评，实现以创促建。如东县教育体育局从2015年开始，对还未创星级的学校启动创建工作，通过几年的努力，目前已有72所学校通过了县教育系统一星级档案测评。争取2021年档案管理规范达标率达到100%，实现全县中小学档案规范管理全覆盖。

2.强化归档意识，实行规范管理。一方面，根据目前的学校档案管理情况，先后制定了《如东县教育体育局关于进一步加强学校档案管理工作的意见》《如东县教育系统学校档案工作规范测评细则》《如东县教育体育局关于学校档案管理星级创建工作意见》等，要求学校查找问题，制定出对应的改正措施。另一方面，教育体育局联合档案局业务人员，定期到基层学校进行宣传，教育和引导学校员工强化归档意识，进一步明确档案工作的生命力在于利用，不能因为个别人的随意和归档意识模糊而影响档案应有作用的发挥。对业务不熟的档案员进行现场培训，悉心指导，确保档案资料收集的及时性、准确性、规范性。除此之外，教育体育局还尝试采用结对帮扶的方法，让档案已达星级标准的学校与还未创建星级的学校结对，随时提供人力和业务上的帮助。

3.完善管理制度，严把关键环节。①帮助学校建立档案工作管理网络，分管校长分管、办公室主任主管、档案员具体管、各科室齐抓共管，切实加强对档案工作的领导，明确档案资料收集责任制，对负有提供資料责任的部门和人员提出归档的内容和时限要求。在接收、补充整理档案时，发现缺少材料的应及时索要。②教育体育局以国家档案局8号令为基础，结合《江苏省中小学校档案管理暂行办法》，根据学校实际情况认真核实、科学鉴别，制定了《如东县学校档案分类方案》供基层学校参考，明确收集范围，健全档案门类。③进一步细化档案管理工作制度，对收集、整理、归档、保管、保密、安全、查借、统计、移交等一系列环节做出明确而严格的规定，重要制度要上墙、收集材料要齐全、归档要及时、立卷要标准、借阅要有规矩、库房管理要有措施等，确保档案管理工作有章可循、有据可依。同时要求档案管理人员严格按规章制度执行，规范管理。

4.稳定人员队伍，提升业务素质。①教育体育局在引进人才时注重引进具有档案管理教育背景和具有档案工作经验、熟悉档案业务知识的专职档案人才，从源头上提高档案人员的综合素质。基于农村基层学校的实际情况，在没有专业人员配备的情况下，学校在配备档案员时应挑选思想政治素质好、甘于寂寞、有强烈事业心和责任感的同志。另外要保持档案管理人员的相对稳定，档案管理是一项专业性很强的工作，档案管理人员业务的熟练来自于长期的经验积累，人员变动频繁不利于档案工作的顺利开展。学校领导要多关心和鼓励档案工作者，适当减轻他们在其他兼职工作上的负担，建立档案管理人员奖惩考核机制，定期进行考核，做到奖惩分明。②注重档案工作人员教育培训，教育主管部门定期开展远程教育、业务培训、学术交流、专题讲座等，时刻掌握档案工作新动态，不断提升档案人员素养，提高档案管理水平。③建立教育系统档案工作QQ、微信群，教育体育局档案工作领导小组联合档案局业务指导人员全天候对学校档案工作进行答疑解惑，为大家提供一个可以即时交流学习的平台，各学校互相帮助、共同进步。

5.加快信息化建设，推进数字化服务。一方面，作为教育主管部门适当支持对档案事业建设的投入，加大档案硬件设施投入，配备电脑、打印机、复印机等，逐步完善了部分学校的档案设施设备，力争在今后的几年中，确保每所学校都拥有达省最低星级标准的档案室硬件配置。另一方面，在软件设施上教育主管部门为部分学校配备了统一的档案管理系统，将各类档案和资料全面纳入系统管理，并派专业人员对管理系统进行技术支持，组织专场培训指导，让档案管理人员尽快适应新形势下的现代化档案工作，同时积极创造条件，鼓励帮助部分条件成熟的已达省星级标准的学校争创数字档案室，采用数字化服务手段，从“管理档案”向“管理数据”拓展，进行数据分析和深度挖掘，提高档案利用效率。

通过努力，如东县农村基层学校档案管理工作取得了一些成绩，但这仅仅是向档案管理科学化、精细化、数据化迈出的第一步。我们将进一步统筹规划，多管齐下，与时偕行，逐步推进，以新思想、新方法推动档案工作不断迈出新步伐，登上新台阶。