现代档案管理工作中的方法创新与对策

吴芦凤

摘  要：我国的档案管理工作面临着一些不良问题，尤其在信息化、智能化技术高速发展的社会环境下值得提出来进行分析和探讨。本文从对档案管理工作的重视程度不高、规范意识不强，专业化、信息化程度不高等方面的问题进行相关论述。从档案管理工作理念的创新、技术手段的现代化、管理制度的完善、人员的专业化培养等方面提出现代档案管理工作创新的策略。

关键词：现代档案管理;问题;工作方法;创新

引言：

档案管理是我国企事业单位行政管理机构中必不可少的组成部分。随着社会现代化、信息化、技术化的发展，现代档案管理工作呈现出新的发展趋势，其无纸化管理、精细化管理、高效化管理的方向对各行业领域的工作都发挥着重要的作用。本文主要以现代化、信息化的视角对当前档案管理工作中现存的问题进行分析，对加强档案管理工作的改革与创新提出一些相关的工作建议和对策。

一、现代档案管理工作需要剖析面临的现状问题

（一）对档案管理工作的重视程度不高

档案管理工作一般来说都属于企事业等单位行政后勤部门的管理范畴，从单位组织架构来看有的设置在机要办公室内，有的设置在专门的档案管理办公室内，有的设置在综合办公室内。

不论档案管理工作归属哪个部门都难以避免此项工作根本得不到重视的现实。从事档案管理工作的人员常常也被误认为是没有工作能力，无处被安放甚至是可有可无的员工。毕竟档案管理工作与企业或单位经济价值的产生不直接挂钩，所以领导一般来说对该项工作的关注力极少[1]。

（二）档案管理工作的规范意识不强

目前的档案管理工作在制度管理、规范管理方面做得还远远不够，有的企事业单位中不但没有建立档案管理相关制度，而且没有设立专门的存放档案的处所，导致人事、财务、业务等各类档案鱼龙混杂、堆放无序，遇到需要查阅档案资料时经常像无头苍蝇到处乱撞，无不严重影响工作质量和效率。

另外，由于缺乏规范的管理意识和制度，导致在这种无序状态下的档案很容易出现丢失、缺页少码的现象，对企事业单位的完整性、体系性建设和发展带来非常严重的不良影响。

（三）档案管理工作的专业性、信息化程度不高

现代社会信息化发展迅速，档案管理工作也逐渐向无纸化、信息化、智能化的方向发展。然而现在仍有不少企事业单位在档案管理工作中依然采用传统的手写、记录式的管理模式，管理设施、设备落后、陈旧，有的纸质档案因年代久远保存不当已经出现溃烂、字迹模糊等现象。

有的企事业单位的档案管理办公室连计算机都没有配置，更谈不上信息化管理平台系统的建立和完善，与当前信息化社会的发展背道而驰。

二、现代档案管理工作改革创新的对策探讨

（一）档案管理工作理念的创新

过去档案管理被认为是比较简单的、次要的工作内容，与企事业单位的经济效益无关，能发挥的有效作用也很微不足道。实际上档案管理部门掌握着一个单位的历史、文化沿革，记录着一个单位某个特定时期的重要信息，是一个单位重要的资料、信息储存地，更是宝贵的资源财富聚集地。

因此，档案管理工作的理念需要不断创新，工作思路需要不断得到转变，要让从事档案管理的工作人员摆正工作心态，认真、谨慎的对待档案管理工作，而不是得过且过，把档案管理工作当作混日子的岗位。

（二）檔案管理工作的技术手段现代化

随着信息化社会的发展，档案管理工作也要加强信息技术管理手段的更新，适应时代的发展需求。在日常的档案管理工作中管理人员要对所有档案按照类别、名称、时间等进行分类化整理、存放，利用计算机软件程序进行电子文档记录、电子扫描、刻录光盘等备份存档。

为加强档案管理工作发挥其有效价值管理人员还需要搭建档案公共管理平台，把能够公开的信息档案资料上传到公共平台上，供各个部门的工作人员随时查阅、利用，让各个部门获得资源共享。加强各个部门之间的协调、互助、配合、沟通，提高各个部门的工作效率。

（三）档案管理工作制度的更新与完善

针对日常档案管理工作有序推进需要建立并完善档案管理工作制度，要有科学、长远的档案管理规划，且每年年初应与业务工作一样对档案管理工作定制出合理、适当的档案管理目标。

在档案的查阅、借阅、归还等方面要有具体的、行之有效的管理措施，在档案的信息化管理、信息数据更新方面要有明确的更新时速规定。要将档案管理工作内容纳入部门绩效考核评价内容的范畴，与员工的绩效考核工资进行挂钩，保障档案管理各项工作的执行力度[2]。

（四）档案管理人员专业化、技能化的培养

过去有部分档案管理工作一般安排的是工作能力差、年纪大、胜任不了业务工作的“弱势群体”承担，殊不知这样的安排削弱了工作人员的工作积极性，在档案管理岗位上混日子更耽误了档案管理工作的创新与发展。

现代档案管理需要招聘档案相关专业的人才胜任档案管理岗位。在这个岗位上的管理人员要加强计算机信息技术的学习，有效的利用和开发档案的功能和价值，发挥其查阅性、权威性、举证性等价值作用[3]。各个企事业单位还要注重档案管理人员的培养，加强专业化、技能化方面的培训和学习，储备档案管理后备人才。

三、结束语

综上所述，随着工作现代化管理进程给各个领域的档案管理工作带来发展机遇和挑战。档案管理人员要正确面对工作中的改革与创新，用积极、正面、进取的心态投入到日常管理工作中，要客观、谨慎、全面的看待档案管理工作中存在的各种问题，利用现代信息技术努力解决发展中的矛盾与难题，不断提高我国档案管理工作的效率和质量。

参考文献

[1]  盖睿.现代档案管理工作中的方法创新与对策[J].商品与质量，2017（16）.

[2]  宋斌玉，崔敏，马中青.浅谈档案管理工作中存在的问题与对策[J].现代国企研究，2016，No.82（04）：164.

[3]  孙薇.现代档案管理工作中的方法创新与对策[J].科技展望，2017，27（14）.