完善电子档案管理的措施探析

石莉莉

摘要：我国现在处于信息技术时代，计算机成了生活中必不可少的工具，互联网的快速发展和完善，使得人们的各种信息也被录入到计算机中，这也就产生了大量的电子档案。电子档案具有保存价值、由计算机处理和存储的机读材料和其他载体形式记录下信息。电子档案与纸质档案相比，管理人员要想查询某一资料时可以在较短的时间内通过计算机的功能查找到，但是对于计算机的技术使用，还需要档案管理者不断的学习。因此，做好电子档案的管理可以提高工作人员的工作效率，鉴于此，本文主要讨论如何完善电子档案管理。

关键词：电子档案;完善管理;措施

引言：

档案管理在各类工作中是一项政策性、机密性、专业性比较强的工作，在当下时代中，我国的科学技术不断发展，对电子档案的管理也有重要的促进作用。如果要想电子档案管理能够持续发展，那么就需要不断地完善。虽然信息技术的进步为电子档案的管理带来了技术支撑，但是也带来了潜在的危险，如现在的黑客越来越多，一旦电子档案被泄露，那么人们的信息就会被不法分子所利用，这会对人民的生活造成严重的影响，进而会威胁到整个社会的秩序。因此，督促各部门做好档案管理工作，能够使档案管理事业顺利进行，为今后的发展打下了良好的基础。

一、档案管理存在的问题

电子档案管理中存在的问题主要有以下几点：一、工作意识薄弱，档案法制观念不强。我国档案管理中各个部门需要相互协调才能促进档案管理工作的顺利实行，档案部会充分利用某月进行档案管理的宣传、知识竞赛等形式来加强《档案法》的宣传，同时与各部门联合开展档案行政法检查。但实际上，很多部门认为《档案法》是一部制约力不强的法律，而且与自己的部门没有多大的关系，把档案管理知识的学习都归于档案行政部^[2]。这就导致了部门产生了“事不关己高高挂起”的思想，这反映了他们对档案工作的重视度和支持力不足。二、档案管理的利用率低、质量差、检索效率不高。通过调查，档案管理的质量与利用率之间存在一定的差别，例如一些单位对于档案的分类不合理，导致档案在检索时效率较低;有的单位对于档案的归档没有及时做好工作，使后续的工作严重滞后了。 三、档案管理制度不健全，档案专业人员素质不高。档案管理中需要人员有高度的责任心，不能抱有混日子的侥幸心理，毕竟电子档案事关每个人，不能轻松懈怠。因此，需要对管理人员进行一定的培训，提高他们的专业素质水平。

二、建立并创新知识资源管理体系和档案管理方式

档案实体在收集、鉴定、管理等方面都是按照传统的档案管理模式，在时间和空间上都存在一定的局限性，这对信息的共享和流传十分不利，而且加重了管理人员的工作负担^[1]。档案实体管理机構的运行效率低，管理形式也相对落伍，这种封闭式的管理与当今信息时代化的发展方向相悖，不符合经济社会下的时代所需，但是实施完全开放式的档案管理又是一件不安全的事情。因此，在关注档案实体管理的同时，需要更加关注电子档案信息的管理，将电子档案信息具有的流动性和共享性充分发挥出来，可以形成较为完整的知识管理体系，同时需要对电子档案信息进行一定的加密，防止黑客的偷盗。

电子档案中的信息可以说是非常的丰富，即使给足一年的时间不停歇地去查看依然是个无尽头，正是因为资源的丰富，所以需要加强完善电子档案的管理。由于档案管理方式的落后和利用率不高造成了档案资源量有限。因此，为了使档案中的内容有质量，需要有目的去采取用户的信息，并将档案的信息进行不断的优化整合，让信息更加规范化、系统化，同时能让管理人员一目了然，提高工作人员的工作效率。此外，档案管理方式的创新也可以减少在计算机中的存储量。

三、增强档案管理人员素养和拓宽视野

在社会不断进步的今天，电子档案管理工作是不可缺少的重要组成部分，一旦管理不到位就会给人民带来很多的困扰。在繁杂和枯燥的电子档案管理中体现的是工作者认真负责的态度，如果工作人员没有把档案的管理重视起来，那么管理工作就不能很好的实施^[2]。因此，需要加强工作人员自身的责任意识并要求有乐于奉献的好品质。工作人员的职业素养主要体现在服务上能够积极主动、对于问题的出现能够耐心处置、在态度上做到虚心诚恳，这才会在工作中营造和谐共处的人际关系，大家才能更好的互相帮助。

我国的人口数量不断的增加，档案数量也越来越多，这给保管工作带来了一些困难，不利于信息的提取和利用。为了适应时代的发展，不得不实行现代化档案管理模式，因此档案管理人员需要做好以下方面的工作：一、提高管理能力。电子档案管理是一门专业性较强的工作，需要工作人员不断学习新的知识优化自己的知识体系，提高阅历和综合素质。二、顺应时代的进步。电子档案管理趋向数字化、信息化是未来的发展方向，管理人员需要多参加线下交流会，提高计算机的操作能力。三、及时整理档案资料。相比于人工档案资料的整体，计算机的电子档案管理效率更高，但是需要工作人员及时做好档案的整理，因为每天档案信息都会有变动，规避任务越拖越多。

四、结束语

总而言之，电子档案的管理对于社会的发展和稳定有着重要的作用，完善电子档案的管理可通过提高工作人员的素质、改变档案管理的方式等措施来实现。本文阐述的几个方面，可以作为一个参考。

参考文献

[1]电子档案对医院档案管理发展的推动作用研究[J].马翠业.江苏科技信息.2019（34）.

[2]企业档案业务外包规范化途径研究[J].王福耀.机电兵船档案.2018（02）.