信息化背景下文书档案管理工作创新及应用

韩炜

摘要：传统的文书档案管理方式难以达到社会发展的实际需求，为了让文书档案管理工作能够更加适应现代化社会的发展需求，需要加强文书档案管理方式的创新，以结合现代信息化技术，不断优化创新管理模式，充分利用信息化背景的优势，以加强文书档案管理，提高管理的效果。

关键词：信息化;文书档案;问题;策略

在现如今的信息时代背景下，各行各业必定需要信息技术的支持才能走得更远，并且都要将管理平台信息化，推动文书档案信息化管理。有了信息技术，文书档案的存储量将会大大提高，档案信息的查询与阅读也将变得更加快捷方便，档案信息的储存时间也更长，但是还是需要将信息技术的限制考虑在内，这样才能更好地推动文书档案管理更好地发展。

一、事业单位文书档案管理现阶段存在的问题

（一）不够重视信息化建设。

就现阶段来说，一些事业单位缺乏对档案信息化建设的重视，其原因在于事业单位领导很多依然存在落后、陈旧的思想观念，因循守旧，缺乏创新意识，依然沿用传统纸质档案、人工管理的模式。也有一些事业单位在开展档案工作的时候已经应用了一些信息手段，但是没有积极、主动地开展档案信息化建设，只是抱着遵循时代发展潮流的想法，在技术投资、相关设施引进等方面存在不足，信息化建设只是徒有虚表，没有得到切实落实，无法为文书档案管理提供有效的支持，导致文书档案管理止足不前，不能得到创新发展。

（二）文书档案管理人员不够专业。

信息化背景下，事业单位的文书档案管理人员，既要具备档案管理方面的专业理论知识，还要掌握相应的信息技术、网络技术，同时也要熟练掌握计算机的一些基础功能。但就现阶段来说，事业单位中这种复合型人才相对缺乏，很多档案员专业能力较差、综合素质较低，并非专业人员，或者是知识结构落后、思想观念落后、接受新事物的能力较差，只会按部就班、机械性地重复工作，不能对文书档案管理工作进行创新与优化，这就给文书档案管理的优化与创新带来了一定的阻碍。（三）无法保障电子档案的安全性。

相比较于纸质化档案，电子档案有着易存储以及使用方便等诸多优势，但却存在着信息容易泄露的缺点，这是影响档案信息化建设的主要因素。目前在事业单位中，还存在着一些问题，导致电子档案的安全性无法保证，如比较重视文书档案的收集、文书档案的归档，不够重视保密工作，没有应用防火墙对电子档案进行有效保护等。

二、加强文书档案信息化管理的措施

（一）强化认识，创新理念。

在信息化的时代背景下，为了全面加强文书档案管理的创新工作，则需要结合信息化技术，充分认识到信息化管理的优势，从而结合企事业单位的实际发展，科学合理地应用信息化的手段，不断优化创新文书档案，从而将信息化技术应用到文书档案管理中，全面提高文书档案的价值。在文书档案管理工作开展的过程中，则要求相应的管理者能够积极学习，结合时代发展，不断优化更新自身的知识体系，同时能够结合企事业单位的实际发展需求，不断创新文化档案管理的理念和工作模式。提高文书档案管理的站位，将其与企事业单位的实际发展紧密结合在一起，借助先进的指导思想，全面加强文书档案管理工作。

（二）完善体系，加强实践。

为了保障信息化技术在文书档案管理中的应用效果，在企事业单位文书档案信息化建设中，还需要结合事业单位的实际发展状况，以结合实际情况完善相应的管理体系，并制定文书档案信息化管理的相关标准和要求，从而充分借助数字化档案管理的优势，建立科学有效的文书档案管理体系，全面加强文书档案资料控制工作。这就要求相应的管理者在实际的工作过程中，结合企事业单位的实际发展状况以及各项经济活动，构建完善的文书档案管理体系。在体系建设的过程中，要保障文书档案管理的真实性、有效性和完整性。结合文书档案管理的载体，制定相应的标准和档案要求。在实际的工作过程中，还需要结合企事业单位文书档案管理的目的，加强实践，明确加强文书档案管理的根本目的和意义，从而加大成本投入，全面提高文书档案管理的质量。

（三）引进人才，强化队伍。

高素质的文书档案管理队伍是企业文书档案管理实現信息化的基本保障。因而在企事业单位文书档案信息化建设的过程中，还需要全面加强对管理人员培训工作，通过有效的培训，让相应的管理人员能够积极学习，充分了解信息技术的优势，从而在管理过程中借助信息技术不断完善文书档案管理的相关工作，提高其工作效率，加强文书档案的信息处理和汇总。在培训的过程中，还需要全面增强档案管理人员的创新意识和信息管理思维，通过有效的引导和针对性的训练，让相应的管理人员能够掌握基本的文书档案管理办法，学会应用信息技术来操作，旨在提高文书档案管理人员的综合素养，从而让企事业单位的文书档案管理工作能够实现信息化、规范化和标准化。

（四）打造平台，强化管理。

健全的文书档案管理制度是实现文书档案管理现代化的基础。因而在现阶段的企事业单位文书档案信息化建设过程中，需要加强管理制度的制定，使得文书档案管理工作能够更加科学合理地进行。在制度建设的过程中，要科学合理地分配责任，完善相应的领导体制和监督体系，从而提高文书档案管理的实效性。打造信息化的文书档案管理平台，通过多元化的管理方式，使得企事业单位的文书档案管理工作能够更加适应信息时代的发展。因而在文书档案信息化平台建设的过程中，首先要建立相应的文书档案加工系统，在做好基本的信息收集工作时，以借助精密的文书档案存管系统加强文书档案管理工作，为了保障文书档案能够及时调取，随时查阅，在信息化平台建设的过程中还需要增加系统的查阅和处理功能，以此减轻文书档案管理人员的工作压力。在实际的应用过程当中，还需要保证文书档案管理人员掌握基本的资料分类整理能力，以强化文书档案的管理工作。

三、结语

结合以上观点，作为档案信息管理的必然趋势，将事业单位的档案管理进行信息化建设不仅有利于事业单位的发展，同时也是事业单位转变旧思想、创新档案管理模式、与时俱进的一个重要手段。如今已是大数据时代，对于实现政务公开、提高档案管理水平、促进良性发展来说，档案管理的信息化建设具有非常重要的意义。各事业单位可以通过引进先进的管理手段，加强资金的投入、加强对文书档案管理的重视程度、构建信息化平台推广、提高员工综合素质、加强内部培训以及对信息化管理设备进行全面优化等方式使事业单位文书档案管理更加信息化。

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