高校办公室秘书协调沟通能力优化对策

陈劼

随着社会经济飞速发展，高校也紧跟时代不断发生变化。而高校的发展和运行离不开高校办公室秘书作为沟通桥梁的协调作用。高校秘书的职责是服务领导，帮助领导与教师和学生构建和谐关系。办公室秘书需要在领导、教师、学生三者之间进行沟通协调，才能将多方的关系有效地融合在一起，从而更快速的整理及传达信息并及时落实领导交办的事务。

在当今形势下，各高校对秘书要求也随之提高。因此，高校办公室秘书要不断优化自身沟通和协调能力，才能在高校未来发展中继续发挥重要的桥梁作用。

高校办公室秘书综合性强、职责广泛、特点多样、现状复杂。根据岗位要求，办公室秘书须扮好角色，发挥桥梁作用。在高校工作中，秘书的协调能力和沟通能力直接影响领导的工作进展，影响教师的教学成果和学生的全面发展。新时代下，高校秘书须适应时代发展、紧跟时代步伐、吸取新知识、提升自身素养、更新沟通协调技巧，总结工作中遇到的影响因素，进而完善职业素质的发展。

高校办公室秘书工作概述

《大辞海》说秘书是掌管文件并协助领导人处理文件及日常工作的人员。而办公室秘书承接整个学校的正常运转。在做好日常工作的同时，秘书须定位好角色。

秘书是领导的助理和参谋者，帮助领导做力所能及的事情，使其能更好的进行综合管理协调。在熟悉领导风格的同时，还要熟悉学校各项制度，进行工作积累，从而在领导决策时，提供支撑，提出建议。

秘书是教师和学生的服务者。由于高校的特殊性，秘書除领导外还要面对教师和学生。“师者，传道受业解惑也。”高校要求教师在授课的同时提升自身素质。因此教师的工作包含授课、科研、职称评聘等内容，这些工作都需要秘书进行传达。学生是高校的另一大主体，许多活动和项目也需要办公室秘书协助办理。

高校的发展离不开与社会的交流，交流内容或交流形式也是通过秘书来实现。因此，高校秘书的工作包括辅助领导、服务教师与学生和做好与社会沟通的桥梁。

沟通协调概述

沟通，即沟通者为了获取沟通对象的反应和反馈而向对方传递信息的过程。协调则是配合得适当。只有通过沟通了解对象的反馈才能进行配合。因此沟通是基础，协调是目的，二者紧密相连、密不可分。

沟通协调指管理者在日常工作中妥善处理好上级、同级、下级等各种关系，减少摩擦，调动各方面工作积极性。对秘书来说，沟通协调是传达上级部门信息，与相关部门密切配合，协调各个部门及教师配合领导安排，让高校所有工作顺利进行。即高校办公室秘书的沟通协调是确保领导和各部门之间以及师生之间教育管理工作顺畅的基础，是推动教育管理工作的关键。

高校办公室秘书沟通协调特征分析

遵循性

在工作中，秘书最基本的素质是遵循性。遵循领导的安排，按照领导计划办事，不擅自更改，不以公谋私，遵循领导指示，通过沟通协调将领导的意见进行传达。

迂回性

秘书要认清定位和职责。秘书是领导的助手，但不能代替领导做决策；没有对财产及人员的分配权利；更没有直接运用行政手段的权利。办公室秘书的工作是迂回的，在工作中运用沟通、协调、调节等策略将领导决策传达给相关部门及人员，让部门或其他人员有一种认同疏导，让工作顺利进行。

服务性

秘书的首要服务对象是高校领导。办公室秘书所做工作的最终目的是确保领导的安排顺利完成。秘书首先要对领导的性格、办事风格等进行研究分析。只有了解之后才能在服务过程中准确传达领导意思，才能使提供的服务得到领导的认同。

融合性

秘书在工作过程中要将各环节融合为一个整体，使整个学校价值最大化。这就需要办公室秘书通过沟通协调能力让学校系统化、流程化。

高校办公室秘书在沟通协调中面临的问题

沟通渠道有待通畅

在高校中，秘书是承接各部门、管理者与教师、教师与学生之间的纽带。秘书既是领导指令的服从者，也是学校事务的传达者和执行者。其主要任务是协调管理者、教师、学生等各方面关系。部分高校领导、老师和学生对秘书缺乏正确认识，常因琐碎事情去找秘书。为后续工作有效开展，秘书不能轻易推辞，长此以往秘书的工作性质发生了变化，从而引发秘书对岗位的厌倦感。

协调能力有待创新

秘书是教育管理的重要组成部分，在教育体制改革的当下，须加强创新能力。因此，秘书要适应社会新发展，开创沟通新思路。但目前秘书只善于用传统方法处理工作，并不适应现代高校教育体制发展的核心。因对网络媒介使用不熟练与学生沟通难度增加等问题造成秘书的工作很难得到教师和学生认可。

专业素质素养有待提高

绝大多数高校秘书非科班出身，导致其所从事的工作与所学不匹配，因此与专业秘书在处理方式和工作质量上有一定差距。非科班秘书对岗位职责和工作内容模糊不清，想适应工作要花费更大的精力。在工作中会感到力不从心却不知原因所在，进而在服务过程中会出现过于急躁、脾气暴躁等行为，因此出现与他人矛盾较多、服务质量下降、工作进度较慢等问题。

突发事件应对能力有待加强

工作中常遇突发事件。因突发事件事前难预测，常在人们没有准备的情况下发生，有可能危及社会和人身安全或正常秩序，如网络舆情或新型冠状病毒出现等事件，考验的便是作为秘书的应对策略和能力。与专业秘书相比，非科班的秘书因专业不匹配，缺少相应的理论知识以至于无法及时树立危机意识提出应对策略。

高校办公室秘书沟通协调能力的优化对策

优化沟通渠道强化服务意识

秘书的沟通渠道应顺应时代。利用现代网络等先进技术去解决工作中的问题，如建立各部门之间的群聊，通过在群内传达消息解决部分问题。秘书提供优质服务不仅能获得成就感，还能在领导、教师和学生间树立信誉，激发秘书工作热情。

加大创新力度

秘书工作内容繁琐，信息量与工作量较大，但有些工作可以用创新思维解决，提高工作效率和质量。创新思维要求秘书不断学习，总结不足；结合当前教育相关规定和学校性质，将工作梳理成系统化流程；多学习秘书专业理论知识，只有做到理论结合实际才能提高服务品质。只有提升高校秘书的创新能力，才能在日常的教育教学管理过程中创造性的解决问题，提升工作效率。

培养敬业精神提高职业素养

秘书工作表面上是为领导传达信息，实际上是让信息有效运转并实施。这要求秘书须认真对待每一个服务对象。作为一个优秀的秘书必须有亲和力、事业心和责任感；在工作中秘书须爱岗敬业，任劳任怨；处理任何矛盾都保持头脑清醒、态度冷静，按规定处理事情。因此秘书要具备强大的心理素质和职业素养；在日常中不断提升自己，不断学习知识，才能在日后采用合理有效的方式来处理问题，切实保证教育教学秩序稳定。

强化危机意识强化应对能力

日常工作都会遇到突发事件，这要求秘书能灵活运用恰当策略的能力，避免事故发生。因此，秘书一方面要注重工作质量，培养全局意识和统筹能力、熟悉工作流程，预测工作中可能出现的问题。工作时遵循“轻重缓急”的原则，勤于记录，增强工作计划性和条理性。另一方面要提升综合素质。秘书是一份常与人打交道的工作，岗位要求拥有较高的综合素质和客观评价自己的能力。这样才能在面对突发事件时能够尽快提出策略，降低事故发生概率。

（福建信息职业技术学院）