专业化、信息化助力事业单位档案管理

杜皖宁

在如今的信息化社会中，各企业事业单位都有着多种多样的信息接收，在后期的信息处理方面一定要做到严格规范的管理。对于事业单位的信息管理方面而言，是对档案的管理工作。档案的管理工作是复杂繁重的，并且在档案规划方面需要有更多的专业性和技术性操作，因此本篇文章对事业单位中的档案管理工作所存在的问题进行分析，然后提出相应的管理完善对策，希望事业单位的档案管理可以更加规范化、专业化。

每个人都有相关的档案信息记录，关系着后期的工作考核等各种各样的人生问题。在事业单位中员工的档案管理，对于其员工的升职、选拔以及人才的任用等都有着很大的帮助作用。档案的信息记录可以为后期的各种工作提供相应的参考数据，为事业单位的工作处理做出更大的便利贡献。随着管理水平的不断提高，事业单位的档案管理工作也有了更加完善的工作处理，但是在档案管理工作中依旧存在着一些问题。要不断地对问题进行探讨，制定出解决对策，将档案管理工作做到更加规范化专业化处理。对于其管理存在的问题要及时的发现，如果问题未被解决，就可能给事业单位产生相关的负面影响，影响其发展步伐。所以在新时代的发展下，要不断去加大档案管理的技术水平，将档案管理任务做到更加完善。

一、事业单位档案管理中存在的问题

1.档案管理人员缺少专业知识

任何工作的完善执行，都需要有其专业的人员进行工作的处理，在档案管理工作中最严重、最基础的问题就是其员工的管理专业水平不足而导致的档案管理问题不断发生。在对档案管理人员的素质能力调查过程中，甚至会发现一些非专业人士的职位担任，档案管理中任用非专业的人员对其工作管理造成了严重的阻碍，同时也给事业单位产生了很大的负面隐患作用。

2.档案管理人员缺少该有的工作态度

除了人员素质能力之外，所任用的员工的工作态度也极大地影响着工作的完成度。在事业单位的档案管理工作当中，由于其工作繁重且枯燥，就会使一些员工产生怠慢的心理。在工作时不积极应对抱着应付的工作心理，对于档案的保存以及卫生清理等不能做到及时处理，对于档案的内容更新也不能做到完善，缺乏工作时的责任意识。同时档案管理工作，由于其工作的枯燥，要使员工有更大的工作耐心，由于员工工作耐心的缺乏就会对工作时的各种信息处理造成错误，极大地阻碍了档案管理工作的规范顺利进行，对事业单位的发展也造成了很大的负面影响作用。

3.档案管理工作人员离职后档案的管理问题

由于档案管理工作的特殊性，其工作内容需要有相应的连贯性处理，在当今的人员工作中，不少员工会出现跳槽出国深造等的状况，就会造成工作人员缺乏。在新的员工招收方面，如果老新员工没有做好工作的交接，就会使档案管理工作出现断层问题，让一些档案变成死档或者弃档，对之后的管理工作造成了极大的工作影响。对于事业单位来说也造成了非常大的损失。一些档案的丢失或者信息的遗漏会造成非常大的事业发展阻碍，因此在目前来说的档案工作管理任务中人员离职所造成的死档、弃档，也是一个较为严重的管理问题。

4.事业单位不能合理有效地利用现有的档案

档案的管理工作就是为了使其信息得到充分的利用，在一些事业单位的档案管理工作过程中，事业单位对其档案的利用度非常的低，使很多档案都没有充分地发挥自身的价值，将档案管理工作束之高阁。其次，一些事業单位在档案的利用方面，也只是用到了一些基础的层面，没有将价值发挥到最大，就使得一些员工认为档案管理工作是不重要的，从而不重视其工作的规范性，造成了更多的档案管理工作失误，使得事业单位在后期使用档案时出现阻碍的问题现状。

5.事业单位没有采用相应的措施保管好档案

档案的工作管理需要档案的保存具有一定的完善性，在事业单位的档案工作管理中经常出现档案的缺失或者损坏的现象，非常不利于对档案信息内容的采取，尽管现在已经普遍使用的电子档案的储存方式，但是一些事业单位其储存档案依旧采用的是纸质保管法，所以在档案的管理方面，一定要加强其保存工作，保证档案的内容完整性，保证其内容的及时更新，做好档案的防护工作，在之后的档案利用方面提供更加便利的工作条件。

6.事业单位对档案的管理不规则化

任何单位任何职位的工作都需要有一定的规范性处理，在事业单位的档案管理中，也需要有相应的管理规范，确保工作的完善进行。从目前的事业单位档案管理问题中发现，其工作缺乏一定的规范性，使得工作过程中对档案的收集整理出现杂乱无章的问题，导致各种信息的缺漏，在使用到档案时需要花费大量的时间去寻找相关的信息，所以事业单位中档案管理的不规范话，也严重地阻碍了管理工作的顺利进行。

二、事业单位档案管理的对策分析

1.加强档案管理人员的培训

首先对于档案管理工作的对策是要使相关的工作人员有更加专业的工作能力，对其进行定期的能力培训，让工作人员有相关的专业知识。同时在工作的过程中，让其树立起工作的责任心和良好的工作态度，确保工作完成过程中的有效性。随着国家经济的不断发展，各种信息的不断完善以及增多，在事业单位的档案管理中，一定要让工作人员的技能跟上时代的发展步伐，确保其专业能力的不断提高，从而为档案的管理工作做出更大的贡献，一定要任用专业的管理人员去进行工作的处理，确保工作的完善进行。

2.档案管理人员的工作交接问题做好相应规定

针对于人员离职或者跳槽的问题现象，在人员对接方面一定要有相应的规范，要求确保人员离职前与新人员做好交接工作，保证档案的后期管理工作的良好进行，避免出现弃档死档的问题，可以让离职人员为新人留下联系方式，当新员工找不到相关档案时，可以联系到老员工咨询，做好后期的档案管理工作辅助。

3.做好档案管理的保护工作

对于所存储的档案要做好定期的检查，对于损失或者模糊的档案进行及时修复，在事业单位的档案管理中，一定要将这种问题及时发现并做好修补，确保所存储的档案内容完整。同时档案的管理保存工作是一个枯燥的工作，一定要使相关的员工有良好的耐心，对档案及时检查和修复，为后期的档案保存做好工作。

4.完善档案管理制度

在事业单位的档案管理工作中，要不断地完善其制度规范。对其档案管理人员进行良好的工作培训，在工作岗位上做到规范严格的工作。其次，要有相应的监督部门对其工作完成任务进行监督管理，确保工作的认真执行。最后档案管理人员要与企业单位的各部门人员做好交流，对档案的信息进行不断地补充，确保档案的完善。

5.提升档案管理中硬件设施的信息化

在信息化档案管理工作过程中，及时对档案管理工作的设备进行更新，保证档案管理工作的顺利展开。档案管理工作可以通过电子信息技术建立档案数据库，这样在档案归档管理时能够更加便捷，提升工作效率。除此之外，通过大数据时代的信息处理，可以将各个事业单位的数据库联网，方便审核人员对档案信息的调取。提升档案管理中的硬件设施，能够有效促进档案管理工作的开展，使得人才能够合理分配。

6.提升管理人员的专业化素养

档案管理工作中管理人员的专业素质决定了档案管理工作的工作质量。因此，为了提升档案管理的质量，事业单位需要定期对管理人员进行培训。通过培训，让管理人员明确档案管理的意义，增加档案管理的知识技能，同时让管理人员能够与时俱进，通过电子信息技术对档案进行存储。这样的方法能够有效提高事业单位档案管理工作的效率与质量。

7.加强人才与服务机构之间的联系

档案管理工作需要多部门配合完成。在事业单位中人才流动性非常大，因此，在进行档案管理工作时，应该加强人才与服务机构之间的联系。针对流动性人才要认真对其从事工作取得成绩进行材料整理归档，使流动人才的档案符合管理要求。

事业单位的档案管理工作虽然复杂繁琐，但是具有极其重要的意义。档案管理可以影响到事业单位的整体管理水平，应引起事业单位的足够重视。在进行档案管理过程中，要及时发现问题，并提出相应的解决措施。除此之外，还应紧跟时代的步伐，从而让事业单位档案管理工作能够顺利地展开。

（本文作者单位：国家广播电视总局九五三台）