信息化时代提升档案管理水平的策略与方法分析

宋宝杰 长白朝鲜族自治县公路管理段

档案管理信息化可以显著提升管理的效率，为后期的决策做出有效的数据支撑，尤其是在现代化管理的背景之下，档案管理可以和人力资源管理、财务管理整合在一起，共同为决策的优化进行做出有效的建设。目前，建设信息化档案管理模式最大的问题就是数据冗余的问题，只有解决该问题才能提高档案管理科学化水平。

一、大数据时代的档案管理工作现状

信息化背景下，数据资源越来越丰富、越来越完善，给档案管理工作带来了很多的机遇，也提出了很大的挑战。档案管理工作应该实现档案信息管理系统的升级，且由于数据信息资源过多，档案信息资源管理系统的存储容量亟待扩容。

（一）实现档案信息管理系统的升级

在档案管理工作领域，如何提升此项工作的质量和效率是十分重要的。实现档案信息管理系统的升级，将为档案管理工作的开展提供全新的机遇。特别是在当下的大数据时代背景当中，相当多的行业均基于高效管理的目的，从而以此提升自身的综合化管理水平，并且达到信息资源高速共享的目的。借助对大数据技术的应用，能够实现对档案管理系统的升级，确保档案管理人员结合档案数据处理工作的实际要求对档案信息数据资源实现高效、快捷的处理，最终达到提升档案管理工作水平的目的。大数据技术的不断成熟，使得云计算技术实现了迅速的发展，面对这一情况，档案管理机构应当依托于大数据技术以及云计算技术，对现有的档案管理系统进行技术升级，以此来提升系统的运算能力，并且以能够让档案管理部门对档案信息资源的数据维护成本得到降低。

（二）档案信息资源管理系统的存储容量亟待扩容

在大数据时代背景之下，信息资源的生成速度十分惊人，由此便直接加大了档案管理工作的强度与负荷，如若未能给予这一问题以认真地应对和解决，则势必延缓档案管理工作的效率与进程，有鉴于此，档案管理机构应当借助现代信息技术手段实现对档案信息资源管理系统的存储容量扩容，以此让系统的存储器能够容纳尽可能多的档案信息数据资源，如此也将大大提升系统的稳定性。

二、信息化时代提升档案管理水平的价值

首先，做好档案管理工作，可以提高人们对于档案的认识程度，尤其是提高数字化管理的能力，进行高效的电子档案录入，并对档案信息进行科学的采集。其次，做好档案管理工作，可以方便民众对档案信息进行快速的查询，并对档案信息进行共享等其他方式的利用，这样的数字化管理方式可以进行电子档案的全面维护，应用信息化的管理软件等等，建设更加科学的档案归类。最后，建设信息化的档案管理方式，提升档案管理的水平，还可以避免由于资源不足或者资源冗余的问题，从而造成档案资源的浪费。

三、信息化时代提升档案管理水平的策略

（一）建立科学化的档案管理体系

第一，管理层增加档案管理的法律法规及规章制度的建立，将档案管理作为一项重要事项实施。管理层借鉴国家法律法规，进行落实宣传。公司内部建立档案管理规章制度，并将其列入培训计划，告知所有人档案管理不可逾越的红线。第二，公司内部各部门将档案管理列入重点工作计划，在实践探索中完善档案管理制度。档案管理部门，落实部门职能职责，精进岗位职责。档案管理增设专职人员，实行分级建档集中统一管理。第三，建立档案管理考核制度。根据档案管理的职能及职责，建立档案管理考核机制。为促进档案管理科学化建立，公司应建立奖惩制度，鼓励档案管理人员，促进档案管理的规范化。

（二）加信息化方法

档案管理在进行科学化管理路径中，公司需要增加软件及硬件的投入。大数据技术的发展，促进档案管理信息化。档案管理需要增加计算机档案管理方法，保证档案数据的安全。电子计算机技术的发展和推进，实现档案管理的电子化和自动化。公司应增加档案管理的电子信息技术投入，利用互联网进行档案信息的有效控制。例如，某建筑公司为了提高档案管理的科学化，使用档案管理软件系统。档案管理软件系统，具有图纸管理功能。互联网的信息技术发展，档案管理软件系统已经能实现录入的图纸等信息幅面和精度的需要。其中档案管理系统具有，能实现公司机密数据管理权限增设功能。技术上有检索查询的功能，实现档案管理的自动化操作。档案管理人员通过计算机系统操作，实现档案的输入、存储、修改、删除的功能。

（三）加强入库管理的数字化建设

入库管理主要是按照档案的类别来进行分析。一方面，在档案入库之前要按照文档类型来建设不同的文档保密盒子，例如，待处理文件和归类成卷文档，就要放在不同的管理类别当中，避免混放在一起，影响实际的档案查询效果，按照统一化的原则，来对这些档案进行分门别类的处理，如果后续还要对档案进行升级，则需要放置在更大容量档案这个类别当中，从而方便后期管理减少管理的冗余。另一方面，在档案管理的过程当中，要按照归类入档案袋、归类入档案和未归档库、已归档库来进行分门别类的管理，按照数字化管理原则，来对档案信息进行编目，从而方便后期查询工作顺利开展，在立卷的基础之上，来操作数据库的管理工作，尤其是要按照不同用户的需求和不同管理部门的需求，标定好不同的档案数据库的应用信息。

四、结语

档案作为重要的参考资料，服务公司实现经济价值。系统化的管理档案，规范化的要求档案管理人员，促进公司实现科学管理路径。加快公司文化信息的建设，引进科学的方法进行档案管理。档案管理要充分发挥人的主观作用，不断创新科学管理方法。面对新形势的发展趋势，信息服务功能在各行各业的渗透，提高档案管理的科学化水平路径越来越重要。