探讨文书档案管理的办公自动化应用

2020-01-20马慧长冮航运发展研究中心

环球市场 2020年17期

马慧长冮航运发展研究中心

大数据技术和互联网技术的发展为办公自动化提供了可能，现如今的文书档案管理工作也逐步朝向办公自动化的方向发展。文书档案管理的办公自动化应用无疑是一项新的突破，办公自动化是集中整合、汇集统一进行数据处理的新型文书档案管理模式。不论是企业还是事业单位，如果想要在新的发展形势下提高自身的综合竞争力，就要采取科学合理的措施加强内部文书档案管理工作，这也是逐步加强内部控制水平的基础。

一、办公自动化对文书档案管理的重要性

（一）提高了文书档案的管理能力

传统的纸质文书档案储存方式多是将其所有的内容记录在案，然后配置专门档案柜置于其中。除此之外，纸质文书档案还需要设立专门的人员来进行日常维护与整理，查询时需花费大量的时间寻找。将办公自动化融入文书档案管理中，可有效解决文书档案占地面积大、查阅时间花费长以及不易保存等缺点。计算机能将所有的文书档案进行整理及储存，并且查找时可以快速、便捷地找到所需。

（二）有利于实现数据资源共享

在以往的档案管理模式中，文本非常容易受到外界诸多环境因素影响，如火灾等，导致文本丢失或损坏，同时在时间不断推移中，还会出现字迹模糊、纸张泛黄等情况，数据信息并不能完整的保存，同时这也给检索、查询、搜索历史信息造成了很大困难。而办公自动化背景下的档案管理，将信息数据化，通过网络平台可以全面实现信息交流和共享，打破了以往受时间和空间的限制，提高了文书档案存储的安全性。以人事档案为例，是各类企事业单位档案组成部分之一，通过使用信息化处理方式，可以很好的规避传统档案管理弊端，提高信息交流的效率，不仅节约了人力，同时也提高了工作效率。

（三）长久可靠保存且绿色环保

文书档案纸质文件保存中的耐久性等问题是档案工作人员需要克服的困难之一。例如：来源文件并非符合存档书写规范要求耐久性笔迹书写，在档案制作和管理使用中，需要注意保护避免造成破坏性损失。电子文件档案不存在磨损修复等特性，任何时候查阅利用都完整无误。需要注意的是，电子文件存储载体的硬件介质光盘、磁盘和存储设备硬盘备份、磁盘阵列存储和网络云技术等，一般无明确使用寿命和技术标准。在工作中要注意考虑数据安全以及技术成熟度做正确选择，避免因受外部环境影响损坏丢失数据。传统档案管理，纸质案卷内其中一份文件或同一问题的几份文件使用大量纸张。运用OA 系统管理，一台电脑可以节省的纸不仅仅是一米高，从根本上实现了绿色环保。

二、文书档案管理的办公自动化应用策略

（一）构建完善文书档案管理信息系统

在大数据时代下，文书档案管理工作想要发挥出更大的价值就必须要构建和完善办公自动化信息系统。首先，文书档案管理工作要基于大数据系统等进行办公自动化信息系统的构建，通过办公自动化信息系统进行采集、搜集、归类、整理数据的过程，并且在具体的实践过程中找寻和发现信息系统的漏洞，并采取针对性策略进行改进。其次，面对大量的非结构化数据，文书档案管理工作应该运用大数据系统率先将这类数据进行筛选和识别，然后进行统一的非结构化数据向结构化数据的转变，确保在转化过程中不发生数据遗漏和损失的现象，从而保证文书档案管理工作的真实性、可靠性和有效性。最后，管理人员还应该注意规避办公自动化建设带来的文书档案信息泄露的风险。从软硬件管理方面，要为文书档案管理系统配备专业的网络安全技术人员，对文书档案信息进行特殊的加密手段，同时文书档案管理工作人员还应该将相关信息和数据进行分层处理，按照机密程度分为一级、二级、三级数据，一旦发生数据泄露应该让专业技术人员率先确保一级数据的安全，尽力挽回二级、三级数据，将办公自动化带来的网络信息风险降到最低。

（二）加强对管理人员的培训

信息化时代的发展，对办公自动化需求越来越大，这对管理人员的数据处理能力提出了较高的要求。因此，需要提高对管理人员能力的重视度，培养出高端的管理人才，进而推动档案管理工作不断提升成效。为了更好的适应文书档案管理自动化，文书档案部门要加大力度对人员进行培训，不断提升工作人员在硬件、软件方面的应用能力，使其具备较强的技术能力。

（三）制定电子文件归档、检测操作细则

规范归档范围是保证电子档案完整，保证质量的关键。电子文件归档：首先，要确定移交电子文件属性和检测有无电子病毒感染，就是归档文书处理程序完整且安全再归档。其次，要检查电子文件是否完整。认真检查电子文件内容是否完整、真实、有效，所有收发文件，要求是从文件起草、修改和完成所有环节的全部信息，使电子文件流转与形成互相匹配。

（四）提高资金投入水平

加大资金和技术的投入，为档案管理的硬件及软件设施的完善奠定坚实的基础，同时，定期对硬件设备进行检查与维护，以保证其运行的安全稳定性，并做好设备的升级更新操作，及时更换存在问题或者是应用年限较久的设备，以保证事业单位内各部门间文书档案应用的有效性。并且做好软件系统的防护，预防不良攻击事件对于事业单位文书档案管理的影响。